Quản lý vận hành là gì? Quy trình, phương pháp và công cụ quản lý vận hành trong doanh nghiệp

Quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng, không thể phủ nhận trong việc định hình và duy trì hoạt động suôn sẻ của một tổ chức kinh doanh. Khám phá cách xây dựng quy trình, phương pháp và các công cụ vận hành để tối ưu hóa nguồn lực, cải thiện chất lượng và đáp ứng linh hoạt với biến động thị trường ngay trong bài viết.

Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành là việc quản lý cơ cấu, cấu trúc kinh doanh, các quy trình thực tiễn để tăng cường hiệu quả và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quản lý vận hành thường bao gồm các hoạt động sau để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hàng ngày:

• Đề ra mục tiêu và giám sát các bộ phận thực hiện
• Kiểm soát và tối ưu hóa các quy trình
• Tối ưu doanh thu và chi phí
• Phát triển kế hoạch chiến lược
• Quản lý sản xuất, logistics và chuỗi cung ứng

Quản lý vận hành doanh nghiệp là gì?

Vai trò và ảnh hưởng của quản lý vận hành trong doanh nghiệp

Vai trò của quản lý vận hành doanh nghiệp rất quan trọng, đặc biệt là trong việc duy trì hoạt động hàng ngày của tổ chức một cách hiệu quả. Dưới đây là một số vai trò và ảnh hưởng của quản lý vận hành trong doanh nghiệp:

Tối ưu hóa hiệu suất: Quản lý vận hành chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các quy trình và hoạt động doanh nghiệp diễn ra hiệu quả nhất có thể. Việc tối ưu hóa hiệu suất này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Quản lý nguồn lực: Quản lý vận hành đưa ra quyết định về việc sử dụng nguồn lực như lao động, vật liệu, và thời gian một cách thông minh để đảm bảo sự hiệu quả và hiệu suất tốt nhất. 

Tăng cường hiệu quả và lợi nhuận: Quản lý vận hành chăm sóc đến việc tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó tăng cường hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững: Việc quản lý vận hành một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp phát triển một cách bền vững theo thời gian.

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Bằng cách giám sát và kiểm soát chất lượng quy trình sản xuất, quản lý vận hành đóng góp vào việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.

Ảnh hưởng tích cực của quản lý vận hành tới doanh nghiệp

Quy trình quản lý vận hành trong doanh nghiệp

Dưới đây là một mô tả tổng quan về quy trình quản lý vận hành:

Giai đoạn 1: Thiết kế (Design)

Bước đầu tiên của quy trình quản lý vận hành là thiết kế, bước đầu đánh giá và xây dựng một cái nhìn toàn diện về quy trình vận hành kinh doanh. Giai đoạn 1 giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu và lập kế hoạch để triển khai quy trình quản lý vận hành. Giai đoạn này bao gồm:

Thảo luận và nghiên cứu:

• Thảo luận với tất cả các bên liên quan.
• Nghiên cứu tài liệu để giải quyết các vấn đề quan trọng.

Xác định thông tin quan trọng:

• Định rõ quy trình thay đổi và xử lý công việc.
• Ước lượng chi phí thực hiện.

Mục tiêu và đo lường hiệu quả:

• Xác định mục tiêu và kết quả cuối cùng.
• Thiết lập các chỉ số để đo lường hiệu quả.

Phân định trách nhiệm:

• Xác định trách nhiệm của từng cá nhân hoặc phòng ban.
• Đặt ra thời gian hoàn thành.

Thiết kế quy trình quản lý vận hành

Giai đoạn 2: Mô hình hóa (Modeling)

Trong giai đoạn này, các yếu tố từ giai đoạn thiết kế được chuyển vào phần mềm quản lý vận hành và mô tả trực quan, chi tiết về quy trình. Các bước cụ thể bao gồm:

Chuyển đổi thông tin vào phần mềm quản lý quản lý vận hành:

• Chuyển đổi yếu tố từ giai đoạn thiết kế vào mô hình .
• Phác thảo các giai đoạn chi tiết của quy trình.

Chuyển đổi tác vụ thủ công thành quy trình điện tử:

• Hiểu rõ cách doanh nghiệp đang hoạt động hiện tại.
• Lập kế hoạch chuyển đổi các tác vụ thủ công thành quy trình điện tử.

Phân phối và đánh giá:

• Phân phối mô hình để đánh giá và phê duyệt.

Giai đoạn 3: Thực thi (Execution)

Giai đoạn thực thi là lúc doanh nghiệp thử nghiệm quy trình quản lý trước khi triển khai toàn bộ. Bước thực hiện bao gồm:

Thử nghiệm nhóm nhỏ:

• Thực hiện thử nghiệm trên một nhóm nhỏ hoặc một số phòng ban.
• Đánh giá ưu điểm và hạn chế.

Điều chỉnh và cải tiến:

• Điều chỉnh mô hình dựa trên phản hồi và cải tiến.

Thực thi và thử nghiệm quy trình quản lý vận hành

Giai đoạn 4: Giám sát (Monitoring)

Giai đoạn giám sát tập trung vào theo dõi hiệu suất và các chỉ số đo lường. Bước thực hiện gồm:

Thiết lập chỉ số đo lường hiệu quả (KPI) và OKRS (Objective Key Results – Quản trị theo mục tiêu và kết quả):

• Xác định và thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả công việc.
• Giám sát quá trình xử lý và thu thập dữ liệu thống kê.

Phát hiện và giải quyết vấn đề:

• Phát hiện và giải quyết điểm tắc nghẽn hoặc sai sót.

Giám sát và tối ưu hóa quy trình vận hành

Giai đoạn 5: Tối ưu hóa (Optimization)

Giai đoạn tối ưu hóa tập trung vào cải thiện liên tục. Các bước thực hiện bao gồm:

Dựa trên kết quả giám sát:

• Dựa trên kết quả giám sát, cố gắng cải thiện quy trình.

Áp dụng phương pháp tối ưu hóa:

• Sử dụng các phương pháp như Kaizen, Six Sigma hoặc TQM.
• Tái cấu trúc lại quy trình nếu cần thiết.

Phương pháp và công cụ trong quản lý vận hành

Quản lý vận hành doanh nghiệp đòi hỏi sự sắp xếp và theo dõi một loạt các hoạt động để đảm bảo rằng chúng diễn ra một cách hiệu quả và có thể được cải tiến. Dưới đây là một số phương pháp và công cụ quan trọng trong quản lý vận hành:

Phương pháp quản lý vận hành

Các phương pháp quản lý vận hành phổ biến:

• Six Sigma (Chiến lược nâng cao quá trình hoạt động): Một phương pháp quản lý chất lượng tập trung vào việc giảm biến động và lỗi, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất và vận hành công ty.
• LEAN Management (Sản xuất tinh gọn): Hướng tới việc tối giản hóa lãng phí (waste) trong mọi hoạt động, từ đó tăng cường hiệu suất và giảm chi phí.
• Total Quality Management (Quản lý chất lượng toàn diện): Một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện nhằm thúc đẩy sự liên tục cải tiến và tập trung vào sự hài lòng của khách hàng.
• Business Process Reengineering (Tái cấu trúc quy trình kinh doanh): Tiếp cận tái thiết kế toàn bộ quy trình kinh doanh để cải thiện hiệu suất, chất lượng và chi phí.
• Kaizen (Chiến lược cải tiến liên tục): Chỉ sự liên tục cải tiến nhỏ mỗi ngày trong mọi khía cạnh của hoạt động.
• ISO Standards: Các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001 (quản lý chất lượng) và ISO 14001 (quản lý môi trường) giúp doanh nghiệp duy trì và cải tiến chất lượng và môi trường làm việc.
• Agile Management (Quản lý linh hoạt): Được sử dụng nhiều trong phát triển phần mềm, nhưng cũng có thể áp dụng cho quản lý vận hành để tối ưu hóa sự linh hoạt và phản hồi nhanh chóng.

Các phương pháp và công cụ quản lý vận hành phổ biến

Công cụ quản lý vận hành

Các công cụ hỗ trợ quản lý vận hành phổ biến trong doanh nghiệp:

• Enterprise Resource Planning (ERP): Hệ thống quản lý tổ chức toàn diện, tích hợp nhiều chức năng như tài chính, nguồn nhân lực, và quản lý chuỗi cung ứng.
• Supply Chain Management (SCM) Software: Hỗ trợ theo dõi và quản lý chuỗi cung ứng từ nguồn cung đến người tiêu dùng.
• Customer Relationship Management (CRM) Software: Giúp theo dõi thông tin và tương tác với khách hàng để cải thiện dịch vụ và quản lý mối quan hệ, ví dụ như phần mềm Subiz.
• Business Intelligence (BI) Tools: Cung cấp phân tích dữ liệu để hỗ trợ quyết định dựa trên thông tin chính xác và hiểu biết sâu sắc.
• Workflow Automation Tools: Tự động hóa các quy trình công việc để giảm lỗi và tăng cường hiệu suất.
• Project Management Software: Hỗ trợ quản lý và theo dõi tiến độ của các dự án và nhiệm vụ.
• Quality Management Tools: Bao gồm các công cụ như Pareto charts, Ishikawa diagrams, và statistical process control (SPC) để đảm bảo chất lượng sản phẩm và quy trình.
• Risk Management Software: Hỗ trợ đánh giá, giảm nhẹ và quản lý rủi ro trong quy trình vận hành.
• Communication and Collaboration Tools: Các công cụ như Microsoft Teams, Slack giúp cải thiện giao tiếp và tương tác trong tổ chức.

Trong tổ chức doanh nghiệp, quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất. Sự tiến bộ trong quản lý vận hành không chỉ đảm bảo việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà còn tạo ra sự đổi mới liên tục, giảm lãng phí và tối ưu hóa các quy trình, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững và hiệu quả của doanh nghiệp.

Xem thêm:

Quản lý, vận hành chăm sóc khách hàng từ xa với Subiz app mobile

Subiz – CRM thế hệ mới quản lý tương tác, bán hàng trực tuyến hiệu quả

Giải Pháp Quản Lý Bán Hàng Đa Kênh Hiệu Quả Nhờ Phần Mềm Subiz Chat