Phương pháp quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp hiệu quả

Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì?

Quản trị sự thay đổi (có thuật ngữ tiếng Anh là “Change management”). Có thể định nghĩa rằng đây chính là một quy trình hướng dẫn doanh nghiệp trong khâu chuẩn bị, lên kế hoạch giúp mọi cá nhân trong công ty thích ứng nhanh chóng với mọi thay đổi có thể xảy ra trong doanh nghiệp. Nó chính là nền tảng hướng tới thúc đẩy thành công và cải thiện được kết quả kinh doanh.

Trên thực tế, trong mỗi giai đoạn công ty sẽ có những đặc điểm phát triển riêng. Bởi vậy nên việc quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.

Quản trị sự thay đổi gồm có 3 cấp độ:

• Quản lý cá nhân
• Quản lý sự thay đổi Tổ chức, Sáng kiến
• Quản lý sự thay đổi Doanh nghiệp.

Tại sao cần quan tâm tới quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp?

Hiện nay, khi mà đại dịch Covid 19 đang diễn ra, nền kinh tế thế giới luôn có những biến động phức tạp. Bởi vậy nên doanh nghiệp cần phải có năng lực quản trị sự thay đổi như một trong những yêu cầu cấp thiết để hướng tới thành công.

Dưới đây là ba nguyên nhân chính đòi hỏi nhà quản lý cần phải đầu tư vào việc quản trị sự thay đổi từ cấp độ vi mô tới vĩ mô:

• Sự thay đổi trong một tổ chức được hình thành và phát từ từng cá nhân một
• Hạn chế tối đa tình trạng lãng phí chi phí
• Nhanh chóng nắm bắt cơ hội để tiến tới thành công

Sự thay đổi trong một tổ chức được hình thành và phát từ từng cá nhân một

Thông thường khi lãnh đạo một doanh nghiệp, chúng ta rất dễ rơi vào cạm bẫy về tư duy của sự thay đổi từ góc độ tổ chức. Cụ thể như, khi tiến hành sáp nhập công ty hoặc mua lại, ban lãnh đạo thường chỉ tập trung vào những vấn đề như: cấu trúc tài chính, vị trí văn phòng hay việc tích hợp dữ liệu hệ thống.

Tuy nhiên việc thay đổi của tổ chức thường luôn bắt nguồn từ mỗi cá nhân bởi có một sự thật rằng: “Doanh nghiệp không thay đổi, chỉ có con người mới thay đổi”.

Rõ ràng nhờ những nỗ lực thay đổi của từng nhân viên mới có thể thể dẫn tới thay đổi toàn doanh nghiệp. Nếu mỗi cá nhân không có thức điều chỉnh công việc hàng ngày của mình thì nỗ lực chuyển đổi nói chung của doanh nghiệp gần như sẽ chẳng đem lại được kết quả gì.

Giảm bớt tình trạng tốn kém chi phí

Đôi khi việc lơ là trong quản trị sự thay đổi con người sẽ đưa tới doanh nghiệp những hậu quả khôn lường sau:

• Năng suất doanh nghiệp sẽ bị sụt giảm trên quy mô lớn
• Các nhà quản lý sẽ không sẵn sàng đầu tư thời gian, nguồn lực cần thiết để hỗ trợ quá trình thay đổi
• Phía nhà cung cấp cũng như khách hàng sẽ nhận thấy những gián đoạn gây ảnh hưởng tới hoạt động bình thường của doanh nghiệp
• Nhân viên dễ chia rẽ, ảnh hưởng tới sự đoàn kết trong nội bộ
• Không khí làm việc mệt mỏi, căng thẳng
• Nhiều nhân viên tài năng xin nghỉ việc
• Những dự án phụ trách có khả năng sẽ bị trễ hạn, vượt quá ngân sách hay thậm chí là bị bỏ dở.

Rõ ràng khi tiến hành quản trị sự thay đổi một cách hiệu quả thì những hệ luỵ trên sẽ không hề xảy ra. Doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được một lượng chi phí đáng kể.

Tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệp

Dựa trên những dữ liệu thực tế thu thập được thì việc quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp sẽ tác động vô cùng lớn tới thành công của một công ty. Theo kết quả nghiên cứu của Prosci,  93% cấp lãnh đạo thực hiện quản lý thay đổi xuất sắc đã đạt hoặc vượt mục tiêu kinh doanh đã đề ra, trong khi đó 15%  những người quản lý thay đổi kém thì không. Như vậy, nói cách khác, với một chiến lược quản trị sự thay đổi tốt, doanh nghiệp có thể gia tăng cơ hội thành công lên gấp 3 lần.

Với những trường hợp dưới đây doanh nghiệp cần tiến hành quản trị sự thay đổi một cách hiệu quả:

• Ứng dụng công nghệ mới
• Tiến hành sáp nhập hoặc mua lại
• Có sự thay đổi trong lãnh đạo nhân sự
• Văn hoá doanh nghiệp có sự chuyển hoá
• Đối diện với các cuộc khủng hoảng

Tại sao doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong quản trị sự thay đổi?

Không thể phủ nhận rằng việc thúc đẩy sự thay đổi tại nơi làm việc chính là một thách thức vô cùng lớn. Theo một nghiên cứu của McKinsey với các giám đốc điều hành khi nỗ lực chuyển đổi doanh nghiệp, tỷ lệ thất bại lên tới gần 70%.

Trong bối cảnh đại dịch Covid-19 như tình trạng hiện nay, việc tiến hành những thay đổi trong doanh nghiệp càng trở nên phức tạp và thách thức hơn. Ta luôn biết rằng sự phản kháng là phản ứng tất yếu trước những thay đổi diễn ra. Rõ ràng khi những kỳ vọng cá nhân không được đáp ứng, mỗi chúng ta cảm thấy không thoải mái. Bởi vậy dưới đây WEONE sẽ đưa tới một số lý do khiến nhân viên có thể có những biểu hiện chống đối với sự thay đổi được diễn ra trong doanh nghiệp.

#1 Nhân viên thiếu năng lực, kỹ năng cần thiết 

Có một sự thật không thể chối bỏ rằng khi hoạt động trong một môi trường mới một số nhân viên sẽ có thể thiếu những kỹ năng hoặc kiến thức thực sự cần thiết để có thể phát triển được. Nhiều nhân viên sẽ lo lắng rằng họ sẽ bị lu mờ khi không thể hiểu được cách vận hành hệ thống mới. Một số người sợ hãi cảm giác tự ti bởi nhiều những đồng nghiệp sáng tạo và nhạy bén hơn. Chính những nguyên do ấy sẽ dẫn tới những phản ứng chống lại sự thay đổi.

#2 Không có thiện chí

Đứng trước một sự thay đổi đang diễn ra, việc thiếu đi niềm tin sẽ khiến nhân viên hình thành phản ứng chống lại sự thay đổi. Có thể do họ không nhìn ra được ý nghĩa thật sự của cách vận hành mới bởi họ thích an toàn và không ưa những thứ mới lạ, đầy rủi ro tiềm tàng. Một số nhân viên có thể nảy sinh ra cảm giác lo lắng khi tiếp nhận thay đổi, công việc họ phụ trách trở nên kém quan trọng và không còn được đánh giá cao.

#3 Mệt mỏi với những thay đổi (change fatigue)

Rõ ràng để thay đổi thành công đòi hỏi một nỗ lực vô cùng lớn về mặt tinh thần. Chẳng hạn như khi chúng ta đi du lịch từ quốc gia này sang quốc gia khác sẽ rất dễ dẫn tới cảm giác mệt mỏi vào cuối ngày khi liên tục phải chuyển đổi ngôn ngữ tiếp xúc với những quy tắc, luật lệ mới,…

Bởi vậy nên nếu chúng kéo dài trong một thời gian dài nhiều người sẽ hình thành trong bản năng một khao khát hướng tới sự ổn định và cảm thấy phải đối diện với những rào cản tinh thần khi phải đối diện với những thay đổi trong công việc cũng như cuộc sống.

#4 Quá bận tâm tới những vấn đề cá nhân

Mỗi một nhân viên trong doanh nghiệp đều phải đối diện với những mối lo lắng riêng. Họ hoàn toàn có thể đối diện với những biến cố như ly hôn, mắc bệnh hiểm nghèo,… vì sẽ dễ sinh ra những kháng cự để chống lại sự thay đổi.

Về lý trí, họ có thể hiểu lý do cần thay đổi, nhưng về phương diện cảm xúc, họ thường cảm thấy khó khăn và không thể nào chấp nhận được hiện thực ấy. Với những trường hợp như trên doanh nghiệp cần có những người lãnh đạo có thể đối xử tế nhị với lòng nhân ái và cảm thông sâu sắc. Từ đó có thể từng bước nuôi dưỡng được tinh thần cầu tiến cần có ở mỗi nhân viên.

Việc xuất hiện sự phản kháng khi quản trị sự thay đổi trong doanh không có nghĩa là biểu hiện của việc không trung thành hoặc bất tài. Doanh nghiệp một khi có được chiến lược quản lý sự thay đổi hiệu quả sẽ có thể khuyến khích các thành viên thảo luận về những mối quan tâm của mình. Điều này sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, dân chủ, không áp đặt quan điểm lên mỗi cá nhân.

6 bí quyết giúp quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp hiệu quả

#1 Giải quyết “khía cạnh con người” một cách có hệ thống

Rõ ràng bất kỳ một sự thay đổi quan trọng nào cũng đều liên quan tới vấn đề về con người. Đối diện với từng giai đoạn khác nhau, công việc sẽ biến đối cùng với đó là những kỹ năng mới cần phải được phát triển. Điều này sẽ dẫn tới một hệ quả đó chính là nhiều nhân viên sẽ luôn bị rơi vào tình trạng bất an, phản kháng. Điều này sẽ dẫn tới một thực tế là công việc, hoạt động nội bộ doanh nghiệp có khả năng bị gián đoạn.

Với trường hợp này ban lãnh đạo công ty sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng đặc biệt là nhóm lãnh đạo cấp cao. Họ cần phải là những người hiểu rõ nhất về lợi ích của những thay đổi đang diễn ra. Từ đó mà đưa ra giải pháp cụ thể giúp nhân viên mình phụ trách hiểu rõ và tuân thủ những nguyên tắc được đưa ra khi tiến hành thay đổi. Ban lãnh đạo cũng đưa ra những phương pháp hiệu quả giúp đối diện với những thách thức để nhân viên có thể nhanh chóng tiếp nhận.

#2 Bắt đầu từ lãnh đạo cấp cao nhất

Trước một bối cảnh mới, với nhiều thay đổi, chắc chắn sự chú ý sẽ đổ dồn về hướng của đội ngũ lãnh đạo. Nhân viên sẽ tìm tới lãnh đạo của mình để có thể tìm kiếm sức mạnh, sự hỗ trợ cần thiết cũng như định hướng hành động trong tương lai. Bởi vậy nên mỗi lãnh đạo luôn cần phải đón nhận những phương pháp tiếp cận mới, đối diện với những thách thức mới để có thể tạo ra động lực cho nhân viên. Ban lãnh đạo chính là tấm gương cho hành vi của doanh nghiệp. Việc nhóm điều hành có sự hợp tác sát sao, chặt chẽ chính là nền tảng dẫn tới sự thành công trong tương lai.

#3 Đặt ra vai trò cụ thể cho mọi cấp bậc

Khi các chương trình chuyển đổi trong doanh nghiệp tiến triển từ bước xác định chiến lược và đặt mục tiêu sang lên kế hoạch hành động và thực hiện sẽ gây ảnh hưởng đến mọi cấp bậc.

Để quản trị sự thay đổi hiệu quả cần phải bắt đầu từ kế hoạch cụ thể cho lãnh đạo cấp cao của công ty. Sau đó đưa ra kế hoạch hành động cụ thể cho những nhân viên cấp dưới. Từ đó tạo thành một dòng chảy thống nhất trong tổ chức giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi.

Ở mỗi tầng của doanh nghiệp mỗi nhà lãnh đạo cần phải có tầm nhìn cũng như được đào tạo sao cho phù hợp với tầm nhìn của

#4 Cụ thể hoá về những thay đổi diễn ra trong công ty

Khi đối diện với những thay đổi nhất định trong một doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên sẽ luôn thắc mắc về việc những thay đổi ấy sẽ diễn ra ở mức độ nào? Liệu công ty có đang đi đúng hướng và đưa ra những quyết định đúng đắn?

Bởi vậy nên việc cụ thể hoá những thay đổi cũng như phổ biến rộng rãi tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp bằng văn bản sẽ là cơ hội tuyệt vời để gắn kết ban lãnh đạo cũng như đội nhóm. Cụ thể quá trình này sẽ thể hiện qua 3 bước sau:

• Bước 1: Đối diện với thực tế doanh nghiệp và nêu rõ nhu cầu cần phải thay đổi một cách thuyết phục.
• Bước 2: Thể hiện rõ được niềm tin vào tương lai phía trước của công ty cũng như năng lực của ban lãnh đạo.
• Bước 3: Đưa ra những hướng dẫn cụ thể về hành vi cũng như việc ra quyết định.

Ban lãnh đạo cần phải có những điều chỉnh nhất định khi mô tả sự thay đổi với các bộ phận khác nhau. Bên cạnh đó, các buổi đào tạo, huấn luyện trong từng bộ phận, đội nhóm cần phải thường xuyên tổ chức. Điều này sẽ tạo ra sự thống nhất trong ý tưởng và hành động của toàn bộ doanh nghiệp khi đứng trước thay đổi khó tránh.

#5 Thiết lập quyền sở hữu

Trong quá trình quản trị sự thay đổi cấp lãnh đạo cần phải làm việc nhiều hơn để có thể thúc đẩy người lao động nhanh chóng ủng hộ phương hướng phát triển mới. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý cần phải sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm để đảm bảo mọi thay đổi diễn ra đều nằm trong sự kiểm soát của mình.

Quyền sở hữu có thể được tạo ra thông qua việc thể hiện tinh thần dân chủ trong doanh nghiệp, không ngừng khuyến khích nhân viên tìm ra giải pháp cho những vấn đề tồn đọng, đưa ra những phần thưởng xứng đáng như tiền thưởng cho những nhân viên có biểu hiện xuất sắc.

#6 Chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống bất ngờ

Có một sự thật không thể chối bỏ đó chính là không có một kế hoạch nào có thể luôn luôn diễn ra hoàn hảo theo những gì đã định sẵn. Bởi vậy nên trong quá trình quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp, cấp lãnh đạo cần phải liên tục đánh giá được những thành quả đạt được cũng như khả năng sẵn sàng đối phó với làn sóng chuyển đổi tiếp theo có thể xảy ra trong tương lai.