Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp (Operational HRIS) là gì? Các hệ thống

Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp

Khái niệm

Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp trong tiếng Anh được gọi là Operational HRIS hay Operational Human Resource Information Systems.

Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp là hệ thống thực hiện việc thu thập thông tin, dữ liệu nhân sự, hỗ trợ các nhà quản lí ban hành các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại.

Các hệ thống này còn chứa các chính sách, qui định của Chính phủ về người lao động.

Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp

a) Hệ thống thông tin quản lí lương và các khoản trích theo lương

Hệ thống thông tin quản lí lương và các khoản trích theo lương quản lí các dữ liệu liên quan đến cách tính lương và các khoản trích theo lương của tổ chức.

Các dữ liệu này phụ thuộc vào qui chế phân phối thu nhập của mỗi tổ chức (ví dụ như mức lương, đơn giá tiền lương, bậc lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số khuyến khích trình độ, hệ số chất lượng công tác tháng, mức đóng bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn phí…).

Hệ thống thông tin này cung cấp các báo cáo cho phân hệ quản lí lương thuộc hệ thống thông tin kế toán để thực hiện việc tính toán lương và các khoản trích theo lương, sau đó thanh toán cho người lao động trong tổ chức.

Các tệp quản lí lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động – những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định.

Tham khảo: Phong cách lãnh đạo hướng về con người (People-Oriented Leadership Styles) là gì?

b) Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc

Đánh giá tình hình thực hiện công việc (hay còn được gọi là đánh giá chất lượng công tác tháng, quí, năm) là quá trình so sánh kết quả thực hiện công việc với yêu cầu đề ra.

Đối với công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện định mức lao động, chất lượng sản phẩm… Đối với các cán bộ quản lí, việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn hơn.

c) Hệ thống thông tin quản lí người lao động

Hệ thống thông tin quản lí người lao động duy trì thông tin cá nhân về nhân sự của tổ chức để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau.

d) Hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc

Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp thì vị trí là một phần công việc được thực hiện bởi một người lao động.

Mục tiêu của phân hệ thông tin quản lí vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó.

Định kì, phân hệ thông tin quản lí vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân lực.

Tham khảo: Thay đổi để thành công: Chiến lược tái cấu trúc doanh nghiệp (BPR)

Những danh mục liệt kê các vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra quyết định tuyển người.

Phân hệ này cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề về nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định chiến thuật phù hợp.

e) Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Sau khi đã xác định vị trí các công việc và yêu cầu đối với người lao động ở những vị trí công việc đó, hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc sẽ hỗ trợ các nhà quản lí tiến hành quá trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí làm việc còn trống.

Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định tiếp nhận, phân công công việc phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này.

f) Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên

Dữ liệu của các phân hệ thông tin quản lí lương, quản lí người lao động và đánh giá tình hình thực hiện công việc… có thể được sử dụng để lập các báo cáo theo yêu cầu của luật định và qui định của các cơ quan quản lí cấp trên.

(Tài liệu tham khảo: Hệ thống thông tin quản lí, ThS. Lê Thị Ngọc Diệp, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, 2013)

Tham khảo: Quản trị doanh nghiệp (Corporate Management) là gì? Bản chất và ý nghĩa