Lead Time và Cycle Time là những thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong “thế giới Kanban”. Tuy nhiên, mọi người thường xuyên bối rối khi cố gắng hiểu về sự khác biệt giữa chúng và tầm quan trọng của chúng. Khi đọc xong bài viết này này, chắc hẳn chúng ta sẽ dễ dàng phân biệt các thuật ngữ và sử dụng đúng cách.
Lead Time là gì?
Trong bối cảnh kinh doanh càng ngày càng năng động, nhu cầu mới của khách hàng cũng từ đó được phát triển liên tục. Những nhu cầu này sẽ được khách hàng đưa cho công ty chúng ta thực hiện, dưới dạng yêu cầu công việc.
Định nghĩa Lead Time
Lead Time là khoảng thời gian từ khi một công việc mới xuất hiện trong quy trình làm việc của chúng ta cho đến khi nó kết thúc.
Tuy nhiên, Lead Time tốt hơn nên được đo lường khi một thành viên trong nhóm cam kết thực hiện yêu cầu mới. Bằng cách này, Lead Time trung bình trong hệ thống Kanban sẽ chính xác hơn nhiều. Nếu không, các mục công việc mới có thể sẽ phải mất hàng tháng trời trong hàng đợi trước khi ai đó có khả năng bắt đầu chúng và Lead Time sẽ tăng lên đáng kể.
Cycle Time là gì?
Khi một mục công việc mới xuất hiện trên bảng Kanban của chúng ta, nó cần được xem xét và thảo luận trước khi bắt tay vào thực hiện. Đương nhiên, mục công việc mới dành một khoảng thời gian trong hàng đợi trước khi một thành viên trong nhóm của chúng ta có khả năng bắt đầu thực hiện nó.
Định nghĩa Cycle Time
Cycle Time bắt đầu vào thời điểm khi mục công việc mới đó bước vào giai đoạn “đang thực hiện” và có người đang thực sự làm việc trên nó.
Sau nhiều nghiên cứu khác nhau, Giáo sư John Little (Giáo sư tại MIT) đã kết luận rằng chúng ta càng có nhiều công việc đang tiến hành thì Cycle Time hệ thống càng lớn. Và nhận định này trở nên nổi tiếng với tên gọi là “Định luật Little” (Little’s law) và công thức Cycle Time có dạng như sau:
Cycle Time = Lượng công việc đang tiến hành (Work in Progress) / Thông lượng (Throughput)
Trong đó:
- Work in Progress (viết tắt là WIP) là số lượng các công việc, nhiệm vụ đã bắt đầu thực hiện nhưng chưa hoàn thành.
- Throughput là số lượng các công việc, nhiệm vụ được hoàn thành trong một khoảng thời gian nào đó. Ví dụ trong 1 Iteration / Sprint kéo dài 2 tuần, nhóm hoàn thành được 20 đầu việc, thì throughput của nhóm là 20.
Làm thế nào chúng ta có thể đo lường Lead Time và Cycle Time trong Kanban?
Một trong những công cụ thuận tiện nhất để đo Lead Time và Cycle Time là sơ đồ luồng tích lũy (Cumulative flow diagram – CFD). Biểu đồ này theo dõi tổng số lượng các mục công việc được đưa vào luồng làm việc của chúng ta và tích lũy các mục công việc đã hoàn thành theo thời gian.
- Để đo lường Lead Time, chúng ta cần tùy chỉnh CFD của mình để đo lường dữ liệu từ thời điểm khi các mục công việc mới được đưa vào cột “Ready to Start – Sẵn sàng để làm” (cột chờ làm) trên bảng Kanban.
- Để đo lường Cycle time, chúng ta cần tùy chỉnh CFD của mình để đo dữ liệu từ thời điểm khi các nhiệm vụ mới được nhập vào cột “In Progress – Đang tiến hành” (cột làm việc).
Làm thế nào để rút ngắn khoảng chênh lệch thời gian giữa Lead Time và Cycle Time?
Đôi khi, một mục công việc có thể sẽ mất nhiều thời gian trong một cột chờ (Ready to Start) trước khi thành viên trong nhóm có thể bắt tay vào thực hiện. Điều này gây ra khoảng chênh lệch thời gian lớn hơn giữa Lead time và Cycle. Do đó, các hạng mục công việc đạt đến giai đoạn hoàn thành chậm hơn.
Để biết vấn đề này xuất phát từ đâu, chúng ta có thể sử dụng hai trong số các công cụ phân tích đó là: Biểu đồ phân tán Cycle Time (Cycle time scatter) và Bản đồ nhiệt (Heat map).
- Cái đầu tiên – Biểu đồ phân tán Cycle Time (Cycle time scatter): sẽ cung cấp cho chúng ta thông tin chi tiết về Cycle time của tất cả các mục công việc trong một khoảng thời gian xác định trước. Bằng cách này, chúng ta có thể xác định các công việc cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với các hạng mục khác.
- Cái thứ hai – Bản đồ nhiệt (Heat map): sẽ hiển thị dữ liệu về tổng lượng thời gian mà các mục công việc đã dành cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc của chúng ta. Và nó giúp chúng ta hiểu các công việc đã dành nhiều thời gian nhất trong giai đoạn nào của luồng làm việc của nhóm.
Cả hai công cụ sẽ giúp chúng ta xác định các phần có vấn đề trong quy trình làm việc của mình và thực hiện hành động để loại bỏ những vấn đề này. Chúng ta cần nhớ rằng công việc là một quá trình liên tục và nó thay đổi liên tục. Do đó, chúng ta phải theo dõi quy trình làm việc của mình thường xuyên và sử dụng các công cụ phân tích thích hợp. Chúng sẽ giúp chúng ta điều chỉnh và cải thiện quy trình làm việc của nhóm một cách hiệu quả hơn.
Tóm tắt
Lead Time và Cycle Time là những chỉ số vô cùng hữu ích:
- Nó cung cấp cho chúng ta những thông tin có giá trị về quy trình làm việc của mình.
- Giúp chúng ta xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc của mình.
- Và có thể giúp chúng ta hiểu rõ hơn về năng lực làm việc của nhóm mình.
Nguồn: https://kanbanize.com
Kanban – Phương pháp giúp cải tiến quy trình làm việc của dự án
