Bạn có bao giờ “chán ngán” khi nghĩ về việc phải tổ chức một buổi brainstorming hay không?
Bạn có nghĩ rằng đó chỉ là một sự lãng phí thời gian không?
Bạn đã cố gắng rất nhiều nhưng không thể hướng mọi người trở nên tập trung và đưa ra những ý tưởng “hợp lí”, không lan man?
Đừng lo lắng vì đây gần như là những suy nghĩ đặc trưng của những cá nhân, đặc biệt là Product Owner (PO)/ Scrum Master (SM)/ Project Manager(PM) khi đã tổ chức brainstorming nhưng chưa thực sự như mong đợi. Mặc dù vẫn đảm bảo được các thành viên trong nhóm nắm rõ chủ đề và định hướng, nhưng những buổi brainstorming này thường kết thúc với một vài người cãi nhau trong khi những người khác giữ im lặng.
Mặt khác, trong một lúc hiếm hoi nào đó chúng ta tổ chức một buổi brainstorming thành công, cách thức tổ chức không được ghi lại thành “best practice”, các ghi chú trong hoạt động thường không được tổng hợp cẩn thận và thậm chí mất hút ngay sau đó bởi những email khác nhau. Điều này dẫn đến hiệu quả các buổi brainstorming không ổn định.
Brainstorming là một trong những kĩ thuật quan trọng trong quản lý dự án. Có rất nhiều yếu tố dẫn đến một buổi brainstorming thành công. Nhưng thường chỉ có 2 yếu tố quan trọng nhất để khiến nó thất bại, đó là: KHÔNG THẤU HIỂU & KHÔNG CHUẨN BỊ KĨ LƯỠNG CHO BUỔI BRAINSTORMING!
Để tổ chức một buổi brainstorming thành công, bạn cần phải hiểu được vì sao chúng ta cần đến nó và những rào cản mọi người thường gặp phải khi tham gia vào brainstorming là gì. Từ đó, chúng ta sẽ có thể chuẩn bị mọi thứ một cách tốt nhất và sẵn sàng phản ứng nếu như các ý tưởng dần đi vào “ngõ cụt”. Cùng bắt đầu thôi!
Brainstorming rất cần thiết trong việc mở ra những khả năng và ý tưởng mới. Khi vấn đề phát sinh, tất cả các thành viên trong nhóm đều có mặt để đưa ra những đề xuất tốt và loại bỏ những đề xuất không tốt. Vì vậy, điều rất quan trọng là chúng ta cần có tư duy đúng khi triển khai “Brainstorming”.
|
Để hiểu rõ về brainstorming hơn, chúng ta sẽ cùng tiếp cận với một số khái niệm mới. Đầu tiên là “LỐI MÒN TƯ DUY”.
Trí nhớ của con người được phân ra thành 2 loại: trí nhớ dài hạn và trí nhớ ngắn hạn. Trong đó trí nhớ dài hạn sở hữu những ký ức ngầm, giúp chúng ta có thể hoạt động và không cần quá nhiều suy nghĩ cho một việc nào đó. Nó giống như việc bạn có thể lái xe đến nơi và chợt ngạc nhiên vì không hiểu vì sao mình lại đến nhanh như vậy, hoặc như việc đã khóa hết cửa nhà trước khi đi ngủ trong vô thức và bất ngờ vì mình đã làm việc đó rồi. Trong khi đó, trí nhớ ngắn hạn giúp bạn có thể ghi nhớ nhanh chóng các thông tin của một sự kiện đang diễn ra. Bạn cần trí nhớ ngắn hạn để giải quyết vấn đề nhanh chóng, nhưng cần trí nhớ dài hạn để giải quyết vấn đề hiệu quả và ít tốn năng lượng nhất.
Mặc dù vậy, lợi ích của trí nhớ dài hạn chỉ giúp chúng ta có thể dễ dàng để xử lý những công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, đối với các vấn đề mới, nó ngược lại còn khiến chúng ta trở nên khó khăn khi bắt đầu làm hoặc thay đổi. Đây cũng chính “lối mòn tư duy” mà mọi người hay mắc phải. Chính “lối mòn” này đã cản trở trong quá trình “tư duy” tạo ra giải pháp.
Hãy cùng nhau làm thử một ví dụ để hiểu rõ hơn về “lối mòn” này:
Chúng ta có một chiếc tủ lạnh và một con voi đứng ở ngoài, làm thế nào để bỏ con voi vào tủ lạnh?
Đối với câu hỏi này, có ít nhiều bạn đã biết kết quả, chính xác nó là một câu đố mẹo, và đáp án có thể bạn đã biết hoặc không, nhưng nó chính là: “Mở tủ lạnh ra, và bỏ con voi vào!”
Rất nhiều người lần đầu tiên tiếp xúc với câu hỏi này đều khó có thể đưa ra câu trả lời chính xác. Lý do là vì dữ liệu trong đầu của bạn chính là: “Con voi chắc chắn phải to, tủ lạnh chắc chắn phải nhỏ, và nó nghịch lí với nhau nên không thể nào đưa con voi vào tủ lạnh được.” Đây là vì chúng ta được dạy như vậy, chúng ta được học như vậy. Và nó cũng chính là “lối mòn” tư duy, cũng là “chiếc hộp” mà chúng ta bị nhốt ở trong.
Tuy nhiên, nếu nhìn nhận kĩ hơn, ta sẽ thấy việc làm ra một cái tủ lạnh rất to là khả thi vì con người còn làm ra những thứ to hơn rất nhiều. Vấn đề khúc mắc ở đây là lối mòn trong tâm trí về những cái tủ lạnh bình thường, và không có giải pháp nào ở ngoài thực tế giống vậy cả. Chúng ta vì suy nghĩ rất nhiều yếu tố theo lối mòn khiến cho những giải pháp có tiềm năng không có cơ hội xuất hiện.
Đây cũng chính là điểm quan trọng của Brainstorming. Hãy tạm quên những kinh nghiệm của bạn và tập trung vào giải quyết vấn đề. Các giải pháp đưa ra cần tập trung vào một yếu tố quan trọng nhất, sau đó mới tiếp tục lọc qua những yếu tố khác như tính thực tế, ngân sách, thời gian,… Như vậy, bạn sẽ không bỏ lỡ những giải pháp hữu hiệu mà còn “dễ thở” hơn khi suy nghĩ theo từng bước.
Số lượng ý tưởng là một điểm rất quan trọng của Brainstorming, cũng là mấu chốt để dẫn đến những sáng tạo. Vì vậy hạn chế “bộ lọc” trong giai đoạn đầu của việc ra ý tưởng sẽ là tốt nhất để đạt được số lượng lớn.
Điểm đặc trưng khi triển khai “Brainstorming” luôn là số lượng ý tưởng được đưa ra. Đó là bởi vì lượng ý tưởng đưa ra càng lớn, thì khả năng sáng tạo sẽ càng cao. Brainstorming là một hoạt động tận dụng điều này thông qua 2 đặc điểm của con người:
1. Con người có 2 bán cầu não trái và phải đảm nhận chức năng khác nhau
2. Con người giải quyết vấn đề theo cơ chế “phản xạ” – “thích nghi”
Điều đó có nghĩa là gì? Theo một cách đơn giản, con người chúng ta có bán cầu não trái thiên về tư duy logic, phân tích, lý trí và bán cầu não phải sẽ thiên về cảm xúc, sáng tạo. Khi gặp vấn đề, con người sẽ sử dụng bán cầu não ưu thế của mình một cách vô thức, vì sử dụng cả 2 sẽ kém hiệu quả. Cho nên có người sẽ có xu hướng giải quyết vấn đề theo cách “bay bổng” còn số khác thì lại “chi tiết”.
Brainstorming là một hoạt động mà chúng ta cần vận dụng khoa học cả 2 bán cầu não này. Với bán cầu não phải, chúng ta sẽ sử dụng để đưa ra lượng lớn ý tưởng, còn bán cầu não trái sẽ đóng vai trò làm bộ lọc và phán xét những ý tưởng được đưa ra. Trình tự sử dụng 2 bán cầu này sẽ quyết định tính hiệu quả của brainstorming.
Bên cạnh đó, xu hướng của con người khi giải quyết vấn đề sẽ là “phản xạ”, tức là chúng ta thường dựa vào kinh nghiệm đã có của mình, những “dữ liệu” trong đầu để phản ứng với vấn đề. Giả sử có một câu hỏi như sau:
“Làm thế nào để đi bộ băng qua đường khi đường đang kẹt xe”
Chúng ta sẽ bắt đầu “phản xạ” lại vấn đề này bằng cách liệt kê dần những giải pháp “hợp lí” nhất như: “Lách qua các xe”, “Đi đến đèn xanh đèn đỏ rồi băng qua” hoặc “Đợi xe bớt kẹt rồi đi qua”,…. Nhưng khi bắt đầu “sử dụng hết” những giải pháp có ngay tức thời nhờ kinh nghiệm ấy, chúng ta sẽ bắt đầu phải “thích nghi” bằng cách động não nhiều hơn và sáng tạo thêm những cách mới mẻ. Có thể là “bay dù qua đường” hoặc “giả ngất để người khác mang qua”…Người ta gọi là “cái khó nó ló cái khôn” chính là vậy.
Đó là lý do vì sao hoạt động Brainstorming tập trung vào số lượng, vì số lượng càng nhiều, các giải pháp đều đã được nghĩ, giai đoạn “bứt phá” sẽ đến gần hơn với tính sáng tạo cao hơn. Các thành viên đều bị “ép” phải ra khỏi “chiếc hộp” của mình.
QUY TRÌNH 05 BƯỚC ĐỂ BRAINSTORMING HIỆU QUẢ
Để tăng cường tính hiệu quả trong việc tạo ra lượng lớn ý tưởng đồng thời đánh giá được chúng, hoạt động Brainstorming nên diễn ra theo 5 bước sau.
Bước 1: Warm up and Explain problem
Giới thiệu về vấn đề và trình bày nội dung chính để mọi người cùng nắm rõ những thông tin cần thiết. Đây là điều hết sức quan trọng để ý tưởng đi theo định hướng đúng và giải quyết được những vấn đề cốt lõi.
Bước 2: Introduce rules
Thông báo cho mọi người quy tắc thảo luận. Trong brainstorming chỉ có 2 quy tắc duy nhất ở bước này đó là Không Phán Xét (Defer Judgment) bất kì ý tưởng nào đang được đưa ra và tiến đến Số lượng lớn nhất (Reach for quantity) các ý tưởng có được. Đây cũng là 2 quy tắc của nhà khoa học Osborn đề ra.
Tại sao như vậy? Đó là vì khi bạn ra ý tưởng, bạn đang sử dụng bán cầu não phải của mình, nếu như bạn tiếp tục sử dụng bán cầu não trái để phán xét, như vậy sẽ làm giảm tính hiệu quả của việc ra ý tưởng. Hoặc nếu có thành viên khác trong nhóm nhận xét xấu về một ý tưởng thì có thể giảm sự hào hứng của thành viên đang brainstorm ý tưởng đó. Chúng ta sẽ đánh giá phán xét các ý tưởng, nhưng là ở một bước khác.
Trong các tài liệu của Viện quản lý dự án Hoa Kỳ PMI, chúng ta cũng thấy hoạt động Brainstorming sẽ diễn ra gồm 2 phần: idea generation (lên ý tưởng) và analysis (phân tích).
Bước 3: Call for ideas
Tất cả mọi người ghi hết các ý tưởng trong đầu mình vào một tờ giấy sticky-note. Mục tiêu đạt càng nhiều ý tưởng càng tốt, không quan trọng chất lượng hay tính đúng sai của ý tưởng tại bước này. Hãy nghĩ rằng mình đang trở thành một người thiên về não phải, và dùng trực giác để phát triển những ý tưởng của bạn dựa trên mục đích đã đề ra.
Tại bước này, mọi người sẽ cùng dán các ý tưởng lên bảng theo từng vùng, mỗi vùng chứa các ý tưởng liên quan tới nhau hoặc giống nhau (kỹ thuật này được gọi là Affinity Diagram). Sau đó, tiến hành thảo luận lần lượt từng vùng và chọn ra một vài ý tưởng tối ưu nhất trong vùng đó. Đây là thời điểm để phán xét và suy luận tự do. Những ý tưởng tranh cãi sẽ được để riêng sang một bên. Lúc này là lúc mọi người sẽ trở thành những người thiên về não trái với khuynh hướng tư duy logic, phân tích.
Đây cũng chính là lý do vì sao brainstorming là một hoạt động nhóm, do các phản hồi về ý tưởng cần các cá nhân khác nhau và góc nhìn khác quan. Hoạt động lên ý tưởng có thể thực hiện độc lập, nhưng phản biện thì không thể.
Sau khi đã chọn được những ý tưởng phù hợp. bước này sẽ tiến hành đánh giá một lần nữa những ý tưởng tốt nhất để đưa ra làm giải pháp. Những ý tưởng nào còn gây tranh cãi và không thống nhất cũng sẽ được loại bỏ. Mục tiêu tại bước này là đạt được một vài ý tưởng hoặc một nhóm ý tưởng thích hợp và tốt nhất, hiệu quả. Có khá nhiều các hình thức để đưa ra quyết định cuối cùng, các bạn có thể tham khảo ở bài viết “Các kỹ thuật ra quyết định nhóm hiệu quả”.
Với cách thực hiện brainstorming như trên, bạn đã nắm chắc được hơn phân nửa tỷ lệ thành công và tạo ra những ý tưởng vừa phù hợp với chủ đề, có định hướng rõ ràng, vừa không kém phần sáng tạo rồi đấy. Nếu bạn muốn tổ chức chi tiết hơn, có thể tham khảo thêm lưu đồ hoạt động của Osborn:
Lưu đồ tổ chức hoạt động Brainstorming của Osborn
Vậy là bạn cũng đã hiểu sâu hơn về brainstorming cùng cách hoạt động của nó. Tuy nhiên, đến đây, chúng ta vẫn còn một câu hỏi lớn, đó là: làm cách nào để “THINK OUT OF THE BOX”?
Để tạo ra một ý tưởng “đột phá” không dễ nhưng cũng không khó. Có một điều mà chúng ta phải thừa nhận đó là ít có ý tưởng nào gọi là ý tưởng “mới hoàn toàn”. Đa phần các ý tưởng mà chúng ta có là một “biến thể” của ý tưởng khởi nguồn nào đó. Tính “mới” của những ý tưởng này đến từ việc chúng giải quyết được những bài toán cụ thể hơn, ngách hơn. Một cách tổng quát, có thể tạm phân các loại cấp độ về ý tưởng như sau:
Cấp độ 1: Copy
Cấp độ này là cấp độ sáng tạo thấp nhất, bạn sẽ sao chép toàn bộ một ý tưởng hoặc sản phẩm nào đó. Người ta làm ra cục gôm, mình cũng là ra cục gôm, đó chính là copy.
Cấp độ 2: Modify
Tại cấp độ này, bạn sẽ bắt đầu với một ý tưởng hoặc giải pháp cơ sở, sau đó bạn sẽ gia tăng hoặc thay đổi tính chất của giải pháp đó. Ví dụ như đây là một phần mềm kế toán cho 10 user, thì một phần mềm kế toán cho 100 user (cùng chức năng) được gọi là ý tưởng dạng modify của nó. Nó chính là dạng copy và chỉnh sửa thêm đôi chút.
Cấp độ 3: Combine
Cấp độ này là cấp độ mà bạn sẽ kết hợp những ý tưởng hoặc giải pháp khác nhau để tạo nên một giải pháp mới có chức năng đa dạng và chứa đựng tính chất của những giải pháp cũ.
Cũng giống như ví dụ ở trên, ý tưởng dạng combine đó chính là sự kết hợp của cả 2 giải pháp khác nhau lên một giải pháp mới. Bộ dao đa năng, tua vít nhiều đầu cũng là ý tưởng dạng thứ 3 này. Một phần mềm kết hợp nhiều phần mềm khác cũng là một ví dụ.
Cấp độ 4: Fusion
Cấp độ này chính là dạng ý tưởng nâng cao hơn, phức tạp hơn. Nó không đơn giản là ghép 2 giải pháp hoặc ý tưởng lại với nhau, mà nó chính là sự “dung hợp” các yếu tố có trên những giải pháp đó để tạo nên một giải pháp có chức năng hoàn toàn mới.
Hãy nhìn vào chiếc điện thoại cảm ứng. Điện thoại với chức năng nghe gọi và màn hình cảm ứng để sử dụng trong quân sự đã kết hợp lại trở thành một thiết bị mà chức năng chính không phải là nghe gọi nữa mà là đa nhiệm với đủ mọi phần mềm hỗ trợ như một chiếc máy vi tính. Cả hai giải pháp gốc chỉ còn là “phần cứng” để hỗ trợ cho cách chức năng của chiếc điện thoại.
Hay là các mô hình chia sẻ của Uber/Grab, phương tiện từ trước đến giờ vẫn có, mô hình sử dụng phương tiện có thời gian trống để sử dụng cũng có, nhưng kết hợp lại để ra một mô hình kinh tế chia sẻ là một điều vô cùng đột phá. Và không chỉ dừng lại ở phương tiện đi lại, giải pháp còn mở rộng ra rất nhiều lĩnh vực khác nhau. Những ý tưởng như thế này, là những ý tưởng thuộc dạng thứ 4, Fusion.
Thông thường, để suy nghĩ ra một ý tưởng “đột phá” chúng ta cần phải “nhảy ra” khỏi chiếc hộp tư duy của mình. Vậy nguyên tắc ở đây là gì?
Đó chính là sử dụng METAPHOR!
Đây là một ví dụ điển hình cho phương pháp Metaphor (phép ẩn dụ). Metaphor được sử dụng nhiều trong đời sống hằng ngày, trong lối nói tư duy ngụy biện hay bói toán, nhưng ít ai chủ động và nhận thức mình đang sử dụng nó.
Cơ sở khoa học của phương pháp này là do não bộ đang bị đóng khung bởi các “dữ kiện đang có” (the box), khi xuất hiện thêm một bộ dữ kiện mới “nằm ngoài” và không mấy liên quan (outside the box), não bộ sẽ tự động liên kết chúng lại với nhau và ý tưởng xuất hiện nhờ vào tính chất của bộ dữ kiện mới. Hay nói cách khác, chúng ta chỉ có thể nhảy ra ngoài chiếc hộp khi có 1 điểm đặt chân ở ngoài chiếc hộp. Và đó là lý do chúng ta phải dùng 1 vật ẩn dụ ngẫu nhiên, 1 sự vật không liên quan để nghĩ ra những ý tưởng mới.
Nếu bạn đang “bí ý tưởng”, việc đi dạo vòng quanh hoặc làm một việc khác là một cách hữu hiệu để bạn có thể “đột nhiên” nảy ra ý tưởng cho giải pháp của mình.
Lấy ví dụ 1 chuỗi liên tưởng cho câu hỏi: Làm thế nào để lên kế hoạch một cách hiệu quả?
Đây là đáp án của bạn:
Hãy dành ra vài giây xem bạn thu được những gì từ bức ảnh chú hề trong phim IT này!
Dưới đây là một số những lý giải hấp dẫn và thú vị:
Để lên kế hoạch hiệu quả chúng ta cần phải “coi chừng” những chi tiết quan trọng (xuất phát từ vẻ “canh me” của chú hề)
Cơ bản là việc lên kế hoạch hiệu quả phải thật sự có nội dung bên trong chứ không phải “hóa trang” bên ngoài, cần phải có một kế hoạch thực tế.
Một kế hoạch hiệu quả cần có “đường hầm” kết nối tích hợp với các kế hoạch khác (integration)
Bạn thấy đấy, từ 1 bức hình không liên quan, bạn hoàn toàn có được những ý tưởng vô cùng độc đáo để giải quyết vấn đề.
Nếu bạn lo lắng rằng ý tưởng ấy có khi nào đi xa quá không thì điều đó là có khả năng vì đây là phương pháp hỗ trợ bạn sáng tạo tốt hơn. Tuy nhiên nếu thực hiện brainstorming theo 5 bước phía trên, bạn sẽ ít gặp rắc rối trong định hướng lại các giải pháp. Và đây cũng chính là bí kíp để “think out of the box”!
Như vây, việc kết hợp Metaphor vào Brainstorming sẽ giúp bạn có một buổi thảo luận ý tưởng đầy kịch tính và hấp dẫn lại rất thực tế, hữu hiệu. Nắm rõ được bản chất và cách hoạt động của brainstorming giúp bạn có định hướng thực hiện hoạt động này hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!
Tác giả: Dương Quý Đăng, PMP, PMI-ACP
Truyền thông trong quản lý dự án, làm thế nào hiệu quả?
Cải thiện phản hồi trong Sprint Reviews
Hiểu đúng Bắt đầu và Kết thúc – Stop starting start finishing
Decision Making là gì? Các kỹ thuật ra quyết định nhóm hiệu quả
