Theo mô hình Năng lực mua hàng (Procurement Competencies) được giới thiệu bởi CEB Research, có 06 năng lực mà người mua hàng cần phải có:
Kiến thức chuyên môn (Functional Expert)
Tuân thủ (Complier)
Gây ảnh hưởng (Influencer)
Khả năng đáp ứng (Adaptor)
Sáng tạo (Innovator)
Tìm kiếm kết quả (Results Seeker)
Kiến thức chuyên môn (Functional Expert)
Bàn về Kiến thức chuyên môn (Functional Expert), dịch đúng nghĩa là Chuyên gia về lĩnh vực của mình, bao gồm:
– Quy trình mua hàng nói chung,
– Quy trình mua hàng của Công ty,
– Thông tin về những thứ mình đang mua,
– Tình hình kinh doanh của Công ty,
– Các bộ phận phòng ban liên quan, và
– Kỹ năng cần thiết trong mua hàng.
Một cách nôm na, các bạn cần biết mình đang mua cái gì, mua cho ai, đang mua như thế nào, nên mua như thế nào, mua để phục vụ mục đích gì và làm sao để mua cho tốt.
Đầu tiên và cơ bản nhất, là cần biết mình đang mua gì.
Lỗi sơ đẳng nhất của các bạn mới vào nghề, là chỉ biết tên hàng hóa trên giấy tờ, cứ vậy gửi cho Nhà cung cấp (NCC), cho người sử dụng… Thậm chí không thèm google thử mặt hàng mình mua tròn méo như thế nào. Vì thế, các bạn trở thành forwarder chính hiệu, NCC hay Người sử dụng phán gì cũng nghe, không biết đúng hay sai, thành ra bị họ “dắt mũi”. Vậy nên, lời khuyên là các bạn phải tích cực đi xuống xưởng, xuống Nhà máy, đi thị trường, giao lưu tiếp xúc với người sử dụng, xem tận mặt sờ tận tay thứ mình đang mua, hỏi về tác dụng, cách sử dụng, các lưu ý…, từ đó trang bị kiến thức cho mình. Không yêu cầu các bạn phải 100% rành về kỹ thuật, nhưng phải hiểu được người ta đang nói gì, nói có hợp lý không, từ đó mới có thể nói chuyện, thương thảo với họ được. Xách balo lên và đi… xuống Nhà máy/ra thị trường, nhé ^^
Thứ hai, các bạn cần biết tình hình Công ty đang như thế nào, cần phòng Mua hàng hỗ trợ ở điểm nào.
Ví như Công ty đang thiếu sản lượng, máy dừng, mà hàng phụ tùng 8 tuần sau mới về, thì khả năng các bạn… ra đường là rất cao. Thay vì đó, tìm nguồn khác, hàng có sẵn, 1 phút 30s lắp vào chạy liền, các Sếp vỗ tay hoan hô, cảm ơn rối rít. Do đó, tích cực nắm bắt thông tin, trao đổi với mọi người, hỏi họ đang ngứa chỗ nào, đang cần gì… thì tập trung vào đó mà gãi. Gãi trúng chỗ ngứa, và phòng ngừa không bị ngứa những chỗ khác, như vậy mọi người mới thấy giá trị của phòng Mua hàng.
Điều tiếp theo các bạn cần lưu ý, là Nhân viên mua học phải nắm rõ hơn ai hết quy trình mua hàng của Công ty, trở thành thuộc làu, trở thành thói quen, nói ra cái nào chắc cái đó.
Đừng để khi người khác hỏi thì trả lời lắp bắp, không nhớ, hoặc tệ hơn là nhớ nhầm bước này thành bước khác, nếu vậy thì… thôi rồi. Người mua hàng phải nắm rõ, tự tin vào những gì mình làm, tư vấn cho người khác, yêu cầu họ làm đúng quy trình. Có như vậy thì mới nâng tầm bản thân lên được.
Quy trình mua hàng mỗi Công ty sẽ khác nhau, tùy thuộc vào ngành nghề, mục tiêu, Công ty lớn hay nhỏ… Thậm chí có Công ty còn không có quy trình mua hàng. Vì vậy sẽ có tình trạng các bạn cứ làm mà không biết đúng hay sai. Cứ cắm đầu cắm cổ làm, đúng sai… tùy Sếp. Cần phải hạn chế việc này, mọi thứ cần phải rõ ràng, viết ra thành Quy trình chuẩn, cấp Quản lý duyệt, rồi cứ thế mà làm. Nếu có vấn đề gì, thì ít nhất mình đã…làm đúng quy trình (câu này quen hông? ^^). Thông thường, một bộ quy trình cần phải có Chính sách mua hàng (Purchasing Policy), tiếp đến là Quy trình chuẩn (Standard Operating Procedure – SOP) và cuối cùng là Hướng dẫn sử dụng (Work Instruction/Guideline).
Tuy nhiên, những phần ở trên, chỉ trả lời cho câu hỏi Đang mua như thế nào, bạn đang ở đâu thôi. Người mua hàng cần phải nâng tầm mình lên, tìm hiểu về các Quy trình đã được chuẩn hóa, hoặc đang được sử dụng ở các Công ty có phòng mua hàng phát triển để trả lời cho câu hỏi Nên mua như thế nào. Bạn đã biết mình đang ở đâu, giờ tìm hiểu thêm là Nên đi về hướng nào, như vậy không phải đã xác định được mục tiêu cho Phòng mua hàng của bạn rồi sao? Quá tuyệt phải không?
Vậy làm sao để tìm hiểu được những Quy trình chuẩn hóa này? Nhiều cách lắm! Có tiền và có thời gian thì đi học, các trung tâm luôn cung cấp những khóa học như thế này. Không có thời gian thì tự học, học qua group SPC, học từ các bậc tiền bối, học từ Internet. Chỉ cần search Purchasing SOP thôi là đã có quá trời ví dụ để cho bạn tìm hiểu. Sau khi tìm hiểu xong, biết được tương lai rồi, thì về tỉ tê với Sếp, đóng góp ý kiến để làm cho Phòng của mình ngon lành hơn, như vậy là đã ghi điểm được rất nhiều rồi. Nếu mà Công ty có tiền, xịn hơn nữa, thì thuê đơn vị tư vấn về, họ nghiên cứu để viết Quy trình cho phù hợp với Công ty của mình, rồi mình đứng ra làm việc với họ, nghiên cứu các họ tiếp cận như thế nào, học nghề, sau đó… đi làm tư vấn luôn ^^ Quá trời đường đi cho các bạn.
Nghề mua hàng cần kỹ năng gì?
Nếu đặt câu hỏi “Nghề mua hàng cần kỹ năng gì?”, chắc có lẽ đến 80% câu trả lời sẽ là “Kỹ năng thương lượng/ Negotiation”. Nếu hỏi tiếp “Còn cần kỹ năng gì nữa?”, tác giả nghĩ sẽ có một cơ số người… đứng hình, và phải suy nghĩ thật lâu để cho câu trả lời tiếp theo. Vậy tóm lại, Mua hàng cần những kỹ năng gì?
Nghề mua hàng thiên biến vạn hóa, nếu nói về tất cả kỹ năng, chắc phải hết cả ngày, cứng có, mềm có, lỡ cỡ cũng có. Tùy vào công việc Sourcing/Transactional hay Ordering/Supplier Relationship Management… mà cần những kỹ năng khác nhau. Do đó ở đây, tác giả chỉ nêu ra những kỹ năng trọng yếu, và cung cấp hướng đi. Còn lại thì mọi người có thể tự tìm hiểu thêm nhé.
Tiến trình mua hàng tiêu biểu thường bao gồm các bước sau, và mọi người cần trang bị kỹ năng cần thiết cho các bước này [Dĩ nhiên, còn nhiều thứ khác xung quanh đó nữa như Quản lý rủi ro, sử dụng E-sourcing, Stakeholder Management…, nhưng hãy bắt đầu với những thứ cơ bản bên dưới đã nha]
Phân tích nhu cầu nội bộ (Internal Analysis)
Phân tích thị trường (External Analysis)
Phát triển chiến lược mua hàng (Sourcing Strategy)
Bắt đầu Quy trình mua hàng (Sourcing Process)
Thương lượng và chọn Nhà cung cấp (Negotiation and Selection)
Thực thi Hợp đồng (Contract Implemetation)
Đo lường kết quả và Cải tiến liên tục (Benchmarking and Continuous Improvement)
Tuy nhiên, hầu hết các Nhân viên mua hàng hiện tại chỉ làm các bước 4, 5 và 6. Nghĩa là ai bảo mua gì thì mua nấy, ráng thương lượng được vài phần trăm cho đơn hàng, xong ra được Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) là khỏe. Nhiều khi quăng luôn bước 6 cho người sử dụng, muốn làm gì thì làm, hàng về chưa, chất lượng ra sao thì không cần biết. Rồi ngày hôm trước mới ra PO xong, ngày hôm sau lại có nhu cầu y chang, lại… cắm đầu làm tiếp. Nhà cung cấp chửi thầm, Sếp chửi thẳng, mà không biết làm sao. Suốt ngày bị ám ảnh bởi PR-PO (PR là Purchase Request – Yêu cầu mua hàng), xoay vòng vòng, không thoát ra được. Trạng thái này là sơ cấp nhất của Purchasing – Transactional/Operational/Tactical Buying. Càng ở trạng thái này lâu bao nhiêu, thì càng kiệt sức bấy nhiêu, vì phòng Mua hàng chỉ suốt ngày chạy theo người khác. Cần phải thay đổi, học hỏi những kỹ năng ở phía trên, đề ra chiến lược mua hàng, gom nhu cầu, ký hợp đồng khung, giảm công việc. Xong có thời gian đầu tư để tìm ra cách tiết kiệm cho công ty. Thương thảo giảm 5% so với giá năm ngoái của cùng mặt hàng là muốn xịt khói, nhưng tìm ra Phương án thay thế, giá giảm 10-20% là chuyện bình thường. Lúc đó cứ ngồi rung đùi, làm report, số lấp la lấp lánh mỗi tháng tiết kiệm cả tỷ đồng. Sếp không thương mới lạ, và có hề nà chi việc trích tháng năm bảy chục triệu để trả lương cho các bạn nhỉ???
Một lưu ý với nữa, theo tác giả, làm nghề này cần đi vào chi tiết. Ai mà ở trên trời, nhắm mắt bốc thuốc thì sớm muộn gì cũng chết chìm. Báo giá, công thức của Nhà cung cấp gửi, phải hiểu từng cái một, thậm chí hiểu hơn họ, để biết đường mà thương lượng, để sau này Kiểm toán nội bộ soi thì mình cũng phè phè. Chứ lúc đó mà phát hiện báo giá dư con số 0 thì… khỏi nói ai cũng biết.
Thêm nữa, đã qua rồi cái thời Khách hàng là thượng đế, nha. Thế giới phẳng, giờ là Chuỗi cung ứng, một mắt xích bị đứt là khúc còn lại chết chùm, nên làm việc phải tôn trọng Nhà cung cấp, đối xử công bằng văn minh lịch sự. Ứng xử mềm dẻo, vận dụng Thái cực quyền, với Nhà cung cấp, với Người sử dụng. Lúc cần cương thì cương, lúc cần nhu thì nhu, lúc cần năn nỉ cũng phải năn nỉ, nhưng đụng tới Quy trình, tới các thể loại thông thầu, Hoa hồng hoa huệ… thì phải cứng rắn. Đó là bờ cõi của Mua hàng. Với bờ cõi mà nhu thì chỉ chuẩn bị tinh thần đi, hen ^^
Tuân thủ (Complier)
Bàn về Năng lực Tuân thủ (Complier) của Nghề mua hàng, chắc nhiều bạn đồng ý với mình, rằng Nghề mua hàng là một nghề lắm thị phi. Người khác nghĩ tới nghề mua hàng, là nghĩ tới hoa hồng hoa huệ (commission). Cũng không thể trách được, vì đó là nếp nghĩ của xã hội từ trước đến giờ, và cũng không phủ nhận một số anh chị em làm nghề này có dính líu tới chuyện đó. Cái này là tùy lựa chọn của mỗi người. Bài viết này chủ yếu phục vụ các bạn chọn con đường không có các loài hoa, do đó nếu lỡ có đụng chạm tới vấn đề nhạy cảm, xin các bạn ở trên bỏ qua.
Như đã nói ở trên, vì tiền đi qua phòng mua hàng rất nhiều, nên sẽ có rất nhiều ánh mắt dòm ngó, và sẵn sàng kết tội người mua hàng không thương tiếc. Vì vậy, các bạn cần phải tuân thủ quy trình mua hàng một cách hoàn toàn. Tuân thủ quy trình thì chưa chắc đúng, nhưng nếu không tuân thủ thì chắc chắn đã sai! Và một khi đã làm sai, sẽ dễ dàng bị quy chụp là các bạn đang “trồng hoa”. Vì vậy, hãy tuyệt đối tuân thủ, và không có dung sai trong lĩnh vực này, nếu các bạn muốn làm việc lâu dài ở Công ty.
Như tác giả đã chia sẻ ở phần trước, quy trình là bờ cõi, không thể nhún nhường, dù có mang danh là “hỗ trợ business”. Sẽ có rất nhiều trường hợp, bạn được gợi ý là sai quy trình để phục vụ nhu cầu của một ai đó, ví dụ như xác nhận đơn hàng trước khi được duyệt, để làm trước, hoặc chọn Nhà cung cấp quen thuộc để dễ làm, dù giá cao hơn… Có rất nhiều áp lực buộc bạn phải làm khác quy trình. Tuy nhiên hãy cẩn thận, tỉnh táo và không thỏa hiệp trong những trường hợp này. Nếu đúng là Công ty đang cần, buộc phải “bẻ” quy trình để phục vụ kinh doanh, thì phải được đồng ý bởi Sếp, phê duyệt bởi những người có thẩm quyền, rõ ràng giấy trắng mực đen, không gì phải giấu diếm.
Ngay cả những trường hợp bạn thấy Quy trình của Công ty cồng kềnh, có thể làm tinh lược, nhanh hơn, giảm các bước… thì bạn vẫn phải tuân thủ hoàn toàn cái quy trình cồng kềnh đó. Việc đơn giản hóa quy trình phải được đề xuất chính thức, được phê duyệt… thì mới áp dụng được! Nhớ nhé, tuyệt đối tuân thủ quy trình. Nếu không, người mất việc đầu tiên là bạn. Tới lúc đó không thể đổ thừa là bị ai dụ dỗ này nọ đâu. Bạn là người quyết định cho sự nghiệp của mình.
Không những vậy, bạn phải là “đại sứ” cho quy trình mua hàng, khuyến khích và yêu cầu các bộ phận khác làm đúng và đủ. Định kỳ, phải tổ chức các buổi đào tạo cho các phòng ban liên quan về Quy trình mua hàng, vai trò của họ ở từng bước… Có như vậy, mọi người mới có thể hỗ trợ nhau, làm đúng và đủ quy trình.
Những thảo luận ở trên, liên quan đến việc tuân thủ quy trình của Công ty. Tuy nhiên với tác giả, điều quan trọng nhất chính là cam kết tuân thủ Đạo đức nghề mua hàng, tuân thủ với đạo đức của bản thân mình. Điều này, thì không ai có thể giám sát bạn được. Có thể mua hàng hoàn toàn đúng quy trình, tuy nhiên cuối cùng Nhà cung cấp vẫn đề xuất vài ba phần trăm hoa hồng, để cảm ơn bạn đã giúp đỡ họ. Nhận hay không? Như tác giả đã nói ở trên, đó là lựa chọn của các bạn, tác giả không phán xét. Riêng tác giả, tác giả chọn chỉ nhận lương Công ty và ngủ ngon ^^
Tuy nhiên, có 01 điều cần lưu ý là, nếu bạn có dính tới, và có vấn đề ở Công ty, sẽ khó khăn để bạn tìm việc ở Công ty mới. Bộ phận Nhân sự luôn có kết nối với nhau, và quy trình tuyển nhân viên mua hàng được soi rất kỹ, sẽ phải kiểm tra thông tin tại sao nghỉ việc, và có vấn đề gì với việc vi phạm hay không…, nhiều lắm. Ngoài ra, Sếp mới và Sếp cũ của bạn cũng có thể quen biết nữa, có thể cùng tham gia SPC này. Thế giới nhỏ lắm. Vì vậy, chọn ngắn hạn, hay dài hạn, đi ngắn, hay đi xa, đó là lựa chọn của mỗi người. Không phải ngẫu nhiên từ Integrity – Liêm chính, xuất hiện ở hầu hết các thông tin đăng tuyển nhân viên mua hàng. Liêm chính, không chỉ mỗi việc không nhận hoa hồng, mà thể hiện ở việc làm đúng những gì mình đã nói, đã cam kết. Từ đó, sẽ tạo lòng tin từ mọi người, từ Sếp, từ Nhà cung cấp. Và một khi đã có lòng tin từ thế giới xung quanh bạn, thì mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn nhiều, đúng không?
Sáng tạo (Innovator)
Sáng tạo trong Nghề mua hàng, dường như là một khải niệm hơi…xa xỉ. Đúng không? Vì phải tuân thủ quy trình từng bước một, vừa phải vắt giò lên cổ ra PR-PO để đáp ứng nhu cầu của Công ty, còn tâm trí đâu nữa mà sáng với chả tạo. Lỡ có nảy ra ý gì đó, lại sợ sai, bị người khác nói… rảnh. Thế là thôi, cứ vậy mà làm, cho xong.
Tác giả rất thích một câu của Einstein: “Insanity: Doing the same thing over and over again and expecting different results”. Dịch nôm na là Làm một việc y chang nhau và mong đợi một kết quả khác đi: Chỉ có khùng mới vậy ^^
Vậy nên, nếu mong muốn một tương lai tốt đẹp hơn, thì phải thay đổi, buộc phải thay đổi, và sáng tạo trong công việc. Sáng tạo không phải là gì hoành tráng, mà chỉ cần bắt đầu từ những việc rất nhỏ…
- Xem thử quy trình của mình có dài quá không, có loại bỏ được bước nào không?
- Xem thử những tài liệu này có cần in ra không, có thể trình duyệt qua email không?
- Xem thử có cần phải…đóng dấu tất cả các PO không? Có thể áp dụng PO gửi qua email không?
- …
Hãy đặt câu hỏi, hỏi, hỏi và hỏi liên tục. Đừng chấp nhận hiện tại! Đặt câu hỏi, tìm câu trả lời, hoặc nhờ người khác trả lời giùm, nắm ý kiến, đề xuất sự thay đổi, làm cho ý kiến đó trở thành sự thật.
Sáng tạo, chỉ cần đơn giản vậy thôi. “Think big, start small and move fast!” Hãy bắt đầu bằng những câu hỏi.
Một trong những bộ công cụ mà tác giả muốn cung cấp cho mọi người, là 04 “key words”: ESSA – Eliminate, Standardize, Simplify, Automated. Chỉ cần áp dụng 04 phạm trù này thôi, thì đã có sự chuyển biến tích cực trong công việc của các bạn rồi.
Sau đó, xa hơn, sẽ có nhiều thứ áp dụng vĩ mô hơn, như những ý tưởng cho các dự án Cost Saving, là việc dự đoán xu thế thị trường, hoặc sử dụng Outsource cho những phần không quan trọng…
Nguồn: KYAN Supply & Purchasing
:
Chỉ tiêu của Mua hàng/Procurement KPIs
