Mặc dù vậy, điều không chắc chắn là sự thật hiển nhiên trong cuộc sống. Chúng ta trải nghiệm nó một cách khá thường xuyên. Tốc độ thay đổi không ngừng trong những năm gần đây đã thiết lập sự không chắc chắn như một phần cơ bản của cuộc sống. Sự cạnh tranh bên ngoài, sự gián đoạn của ngành công nghiệp, chính trị trong nội bộ công ty và sự rối loạn là gia vị cho những điều không chắc chắn này.
Khi tôi viết chủ đề này, cuộc khủng hoảng COVID-19 đang tàn phá châu Âu và các biện pháp phi thường đang bắt đầu được áp dụng ở Bắc Mỹ. Mỗi ngày sự leo thang không ngừng trong các biện pháp đối phó khi các thành phố, khu vực và quốc gia cố gắng tạo ra một phản ứng hợp lý và hiệu quả đối với một đại dịch đang gia tăng với tốc độ theo cấp số nhân. Đây là một thang đo của sự không chắc chắn mà ít người trong chúng ta quen thuộc, và một điều mà hầu như không ai cảm thấy thoải mái.
Mặc dù vậy, chúng ta đang cố gắng để làm việc. Các công ty đang cố gắng vận hành, hệ thống y tế đang cố gắng phản ứng trong nhiều cách tốt nhất, nhà đầu tư và nhà kinh tế đang cố gắng lèo lái vấn đề tài chính, và như thường lệ, mỗi ngày chúng ta đơn giản là cố gắng tìm giấy vệ sinh, nước rửa tay và gạo. Rất hiếm có cái gọi là bình thường trong giai đoạn này. Có rất nhiều sự hoảng loạn. Nhưng mọi người cố gắng hít một hơi thật sâu và tiếp tục chiến đấu.
Điều quan trọng để nhận ra là trong khi sự không chắc chắn là vô cùng khó chịu, căng thẳng ồ ạt và – theo định nghĩa – không thể đoán trước được, nhưng có thể quản lý để vượt qua nó.
Cho dù bạn đã vững vàng trong sự hỗn loạn của đại dịch đầu năm , hoặc bạn mới đang bị cuốn vào sự hỗn loạn này từ phía bên kia chiến tuyến và đang đối mặt với một số thực tế bất tiện khác, sau đây là một hướng dẫn sinh tồn để điều hướng, điều động và cuối cùng sống sót trong giai đoạn đầy thách thức và không chắc chắn này.
- Chấp nhận điều không chắc chắn: Điều đầu tiên là luôn luôn chấp nhận nó. Chúng ta luôn có một vòng tròn khổng lồ để lo lắng về nó, nhưng chúng ta chỉ thật sự kiểm soát được một phần rất ít trong đó. Và khi sự không chắc chắn xảy ra, có cảm giác như vòng tròn quan tâm của chúng ta đã trở nên toàn diện, trong khi những gì chúng ta thực sự có thể kiểm soát lại cảm thấy hoàn toàn quá nhỏ bé. Điều đó không luôn luôn đúng, nhưng sự lo lắng của chúng ta là như vậy.
- Thừa nhận những điều ổn định: Với tất cả những bất ổn ngoài kia thì không phải là tất cả nằm ngoài tầm kiểm soát. Mặt trời sẽ mọc vào ban ngày. Mặt trăng sẽ xuất hiện vào ban đêm. Trái đất tiếp tục xoay. Trọng lực vẫn xảy ra. Những người thân yêu của chúng ta – hy vọng – chúng ta vẫn được bên cạnh yêu thương họ. Sẽ có những điều không thay đổi. Những gì xảy ra phụ thuộc vào hoàn cảnh – nhưng hãy kiên nhẫn và biết ơn vì những người thân yêu của bạn đã ở đó.
- Nhớ hít thở đều. Sự hỗn loạn đòi hỏi sự phản ứng. Sự hỗn loạn không ngừng tạo cho chúng ta có cảm giác như nó đòi hỏi sự chống trả liên tục, điều này thật sự mệt mỏi. Bất kể khủng hoảng là gì, hãy dành thời gian mỗi ngày, tĩnh lặng và hít thở đều. Cho mình một góc nhìn. Làm một cái gì đó, tuy nhỏ, nhưng là điều bạn muốn. Có thể là đi dạo, một bài tập thể dục, một tách cà phê trong không gian yên tĩnh hoặc một cái ôm từ người thân. Những khoảnh khắc nhỏ này sẽ làm nên điều kỳ diệu.
- Ưu tiên những công việc bạn cần giải quyết. Nắm bắt những gì đang diễn ra, những gì cần bạn quan tâm, và những gì có thể hoãn lại một cách hợp lý.
- Điều không chắc chắn nhất không nhất thiết là điều quan trọng nhất. Những gì cần sự chú ý của bạn không nhất thiết là tình trạng hiện nay. Có thể có những điều khác lớn hơn, bạn chưa rõ đó là gì. Nếu như chúng ta không thể tác động hoặc thay đổi với những việc xảy ra thì cũng không cần phải tập trung vào nó lúc này. Hãy làm rõ về những điều mà bạn thật sự có thể kiểm soát, tìm hiểu bước đầu tiên bạn cần làm là gì. Và hãy thực hiện ngay đi.
- Đối với những điều không chắc chắn, chất vấn bản thân bạn biết những gì. Đối với những tình huống không rõ ràng và không chắc chắn, sẽ có những khía cạnh xung quanh chúng dễ đoán và chắc chắn hơn. Cuộc khủng hoảng coronavirus hiện tại là một trường hợp điển hình. Chúng ta có thể không biết ngay mai sẽ ra sao. Nhưng thường những gì xảy ra từ nơi khác sẽ cung cấp một ý nghĩa nào đó cho sự tiên đoán của chúng ta tại đây. Có những hướng dẫn để chúng ta có thể tạo ra sự khác biệt hay những phản hồi không phù hợp. Luôn luôn có những khía cạnh mà chúng ta hiểu, hoặc ít nhất có thể ngoại suy. Hãy rõ về những điều này. Đó là những cái neo quan trọng cho những gì xảy ra tiếp theo.
- Đối với mỗi điều không chắc chắn, hãy khám phá những gì bạn không biết. Nói một cách khác, hãy chủ động xác định và gắn nhãn cho những điều chưa biết. Mọi thứ có thể thực sự ít đáng sợ hơn khi chúng có một cái tên riêng. Nếu bạn có thể xác định được điều gì là chưa biết và thừa nhận tại sao chúng chưa được biết, thì bạn sẽ có thể bắt đầu biết mình phải làm gì đó với chúng. Cụ thể hơn, hãy xác định những chi tiết nào là không chắc chắn. Đây sẽ là các khu vực màu xám và mờ tồn tại xung quanh và giữa những điều mà chúng ta đã biết. Chúng chính là những rủi ro và thách thức chúng ta cần quản lý.
- Hãy xem xét đầy đủ các kết quả. Và tôi muốn nói là “đầy đủ” mọi chọn lựa. Trường hợp nào tốt nhất? Trường hợp nào xấu nhất? Hãy nhận ra rằng cả hai đều có thể xảy ra. Tôi luôn được nhắc nhở về điều này, qua sự kiện phóng tàu con thoi Challenger. Vào đêm trước khi phóng, đã có cuộc tranh luận cụ thể và tập trung, về việc liệu các vòng chữ O trên tàu con thoi có thể bị hỏng vì nhiệt độ lạnh hay không. NASA đã nói không; bên phía nhà sản xuất nói có-thể. Không ai trong những người ra quyết định cân nhắc cho viễn cảnh xấu nhất nếu họ phóng tàu và họ đã sai, điều đó sẽ khiến tàu con thoi rơi. Và, đó chính xác là những gì đã xảy ra.
- Hãy nhận ra rằng thực tế không nhất thiết sẽ là kết quả đỉnh điểm. Các kết quả đỉnh điểm giống như những cái đuôi dài. Kết quả khả quan sẽ nằm đâu đó ở khoảng giữa. Điều này không phải lúc nào cũng chính xác, nhưng thường là như vậy. Trở lại ví dụ trước, tàu con thoi thất bại không phải do có sự tình cờ nho nhỏ về việc vòng chữ O hỏng, xác suất đó thực sự đáng kể. Vòng chữ O đã hỏng vài lần trước đó. Nó chưa từng hỏng khi khí thải nóng từ bộ đẩy tên lửa được đặt đối mặt vào bên trong, nhưng đó sớm muộn chỉ là vấn đề thời gian. Tình huống cực đoan nhất vẫn có thể xảy ra, nhưng nó không thường xuyên. Mặc dù, trong khi kết quả thực sự sẽ ở đâu đó ở khoảng giữa, chúng ta vẫn không kiểm soát được nơi nó thực sự sẽ xuất hiện.
- Xem xét những gì bạn có thể làm để thúc đẩy một cách ứng phó chủ động mà mình mong muốn. Đây là điểm mà chúng ta có thể đào sâu từ những gì đã được học về quản lý rủi ro. Những điều mà chúng ta có thể làm để di chuyển chiếc kim theo hướng mong muốn là gì? Có điều gì chúng ta có thể làm để tránh tình huống xấu nhất không? Có điều gì chúng ta có thể làm để hướng tới viễn cảnh tốt hơn không? Những gì chúng ta có thể làm để thay đổi xác suất hoặc thay đổi kết quả sẽ là những điểm tập trung hữu ích.
- Xác định những gì cần để có được sự rõ ràng hơn – và khi nào điều đó có khả năng được cung cấp. Sự không chắc chắn không phải là một trạng thái vĩnh viễn, hoặc ít nhất là không diễn ra một cách thường xuyên. Các khủng hoảng là không chắc chắn bởi vì có những điều mà chúng ta không biết – và chúng ta đang rất quan tâm – ngay lúc này đây. Hãy xác định chúng là gì. Sau đó suy nghĩ về những câu hỏi cần được trả lời, làm thế nào đạt được những câu trả lời đó, và khi nào có thể làm điều đó. Theo cách này, một sự không chắc chắn dù lớn cũng có thể được biến thành một chuỗi các đơn vị thông tin tích luỹ thực sự khiến chúng ta tiến tới sự chắc chắn và hiểu biết về chúng.
- Viết nó ra, và cố gắng để nó qua đi. Một điều quan trọng cần hiểu là bộ não của chúng ta bị ám ảnh nhiều lần về các chi tiết cụ thể bởi vì não đang cố gắng đảm bảo chúng ta không quên chúng. Khi không có một hệ thống đáng tin cậy để nhắc nhở, chất xám của chúng ta lặp đi lặp lại rằng chúng ta cần phải suy nghĩ về một điều cụ thể nào đó. Điều này đặc biệt đúng với những bất trắc khổng lồ trong cuộc sống. Dành thời gian để xác định xem những gì có thể làm rõ sự không chắc chắn đó. Cam kết những điều đó ra giấy. Một khi bạn có một danh sách cụ thể và rõ ràng về những câu hỏi cần được trả lời: “cái gì?”, “ở đâu”, “bởi ai” và “khi nào”, lúc đó bộ não của bạn có thể cho qua. Và đó là một điều rất có ích.
- Hãy tiếp tục tiến đến những điều mà bạn có thể kiểm soát trong lúc này. Đây có thể là điều khó nhất để làm, và cũng là hữu ích nhất. Bạn có thể có một vấn đề lớn, đáng sợ, ồ ạt và mơ hồ ngay trước mặt. Nếu bạn không thể làm gì với nó ngay bây giờ, thì việc dành thời gian tập trung vào nó là hoàn toàn vô nghĩa. Thay vào đó, hãy tập trung vào những điều mà bạn có thể làm một cách có ý nghĩa. Khiến cho quỹ thời gian trở thành có năng suất, và tiến đến những điều thích đáng hơn vào lúc này. Đến khi sự không chắc chắn đã kết hợp thành một hoạt động rõ ràng hơn, lúc đó bạn có thể tập trung vào nó – mà vẫn biết rằng bạn đã thành công trên một số mặt công việc khác.
Sự không chắc chắn là đáng sợ, lộn xộn và mơ hồ. Tôi hiểu điều này. Đây là những thời điểm khó khăn và đầy thử thách, và sẽ rất dễ dàng để nhìn thấy bản thân mình ở một nơi mà lựa chọn hấp dẫn nhất chính là núp phía sau tảng đá và trốn tránh vấn đề. Không có gì ấn tượng hơn là thừa nhận thực tế đó, và sau đó chọn cách làm khác đi. Sự không chắc chắn sẽ luôn luôn có mặt. Chúng ta không thể làm cho chúng biến mất. Có những ngày mà nó nổi bật hơn, và những ngày khác nó lùi dần về phía sau.
Trong mọi trường hợp, chúng ta luôn được phép lựa chọn cách chúng ta phản ứng. Chúng ta có thể cố gắng né tránh, hạ thấp và giấu mình. Ngược lại, chúng ta cũng có thể tăng cơ hội, nắm lấy và chứng minh rằng sự kiểm soát là hoàn toàn có thể, ngay cả khi trong những tình huống khó khăn nhất. Việc sống sót qua những điều không chắc chắn là hoàn toàn có thể. Dẫn đầu trong những thời điểm diễn ra sự không chắc chắn là điều rất tuyệt vời. Mọi thứ hoàn toàn nằm trong khả năng của bạn để có thể làm được điều đó.
Tác giả: Mark Mullaly
Nguồn: ProjectManagement.com
Lược dịch: Hữu Khương (Masterskills)
