Hiện nay, chuyển đổi kỹ thuật số chính là “bình thường mới”. Không thể chối cãi việc đại dịch đã gây ra tác động không nhỏ đến hành vi của khách hàng, buộc các công ty phải suy nghĩ lại về những điều cần thay đổi trong quy trình kinh doanh của mình – bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ, sự tham gia hỗ trợ của khách hàng, và trên hết là, năng lực của cơ sở hạ tầng CNTT để hỗ trợ các mô hình kinh doanh mới. Kỹ thuật số trở thành đồng minh vững chắc giúp nhiều công ty duy trì tính cạnh tranh – và công nghệ trở thành nhân tố quan trọng hơn bao giờ hết vì đại dịch đã thay đổi cách chúng ta làm việc và giao tiếp xã hội.
Dù vậy, bản thân công nghệ không phải là yếu tố duy nhất quyết định thành công của doanh nghiệp. Sự hiện diện và phát triển mạnh mẽ của công nghệ đã giúp các bên liên quan tiếp cận được khối lượng dữ liệu và trí thông minh phù hợp để từ đó, đưa ra các quyết định kịp thời, dẫn đến tỷ lệ thành công cao hơn khi đối phó với sự thay đổi.
Giờ đây, chuyển đổi kỹ thuật số đã trở nên cấp thiết hơn hơn bao giờ hết và được coi như là công cụ thay đổi tổ chức với các công nghệ đột phá, giúp cải thiện hiệu suất công ty và cung cấp những trải nghiệm mới cho khách hàng. Trong bối cảnh hiện nay, sự linh hoạt – dễ dàng thích ứng và triển khai các công nghệ cùng với chiến lược kinh doanh mới – trở thành một thách thức lớn cho tổ chức.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số ví dụ về cách mà công nghệ đang thay đổi việc chuyển giao dự án theo hai cách:
- Những công nghệ giúp dự án tự triển khai (ví dụ như các công cụ cộng tác).
- Những công nghệ khiến chúng ta phải suy nghĩ lại về cách chuyển giao giá trị tổng thể của dự án.
Tác động của công nghệ đến việc triển khai dự án
- Phương thức làm việc linh hoạt: Một số công nghệ đòi hỏi phương thức chuyển giao linh hoạt vì việc tạo mẫu, vòng lặp phản hồi nhanh chóng và cách tiếp cận tăng tiến (incremental) với tư duy cởi mở là những điều kiện tiên quyết để thành công. [Ví dụ về các công nghệ này là machine learning/trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA) và các phân tích nâng cao.] Tính linh hoạt còn được khuyến khích hơn nhờ vào tính khả dụng của dữ liệu trong thời gian thực tế để ra quyết định, kho lưu trữ trực tuyến và các giải pháp đám mây.
Mặc dù các phương pháp thực hành linh hoạt thường được trình bày đối lập với các phương pháp quản lý dự án “cổ điển”, nhưng cũng có nhiều lợi ích thiết thực khi kết hợp các phương pháp này và đưa các nguyên tắc linh hoạt vào môi trường dự án. Cách tiếp cận kết hợp này đòi hỏi các giám đốc dự án phải cởi mở và tìm kiếm cơ hội để kết hợp nhiều phương pháp hơn vì lợi ích lớn hơn của dự án.
- Lãnh đạo ảo: Hạn chế cùng chỗ/vị trí (limited colocation) nói đến các kỹ thuật lãnh đạo trực tiếp (làm bởi con người) cần được đánh giá lại để đảm bảo chúng vẫn đạt được kết quả như mong muốn khi chuyển qua công nghệ (làm bởi máy móc). Sự tham gia tương tác (và bất kỳ nỗ lực nào nhằm truyền động lực) đều diễn ra thông qua màn hình, điều mà các kỹ thuật lãnh đạo truyền thống rất khó để thực hiện.
Các giám đốc dự án cần học cách tận dụng công nghệ để thu hút sự tham gia tương tác của các thành viên trong nhóm, chia sẻ thông tin hiệu quả và giúp mọi người điều hướng một lượng lớn dữ liệu đến.
- Cộng tác: Mặc dù khó có thể tái tạo trải nghiệm cộng tác trực tiếp giữa mọi người trong không gian kỹ thuật số, nhưng các công cụ cộng tác trở nên cấp thiết khi mô hình làm việc tại nhà đã được áp dụng rộng rãi. Khi nghĩ về một bộ công cụ cộng tác cơ bản cho một dự án, hãy lập danh sách các hoạt động mà bạn có chuyên môn để thực hiện kỹ thuật số – và sau đó tìm kiếm công nghệ cung cấp tối đa các tính tăng trong một giải pháp. Điều này sẽ giúp đảm bảo bạn không bị quá tải do có quá nhiều công cụ – đồng thời cũng giúp bạn tránh được sự mâu thuẫn và mất thông tin khi cố gắng quản lý các chủ đề rộng hơn trên nhiều công cụ khác nhau.
Ví dụ về tính năng có thể hữu ích cho bất kỳ dự án nào:
- Theo dõi trực tuyến các công việc cần làm: Lưu trữ tất cả các hoạt động của dự án ở một nơi để bạn có thể theo dõi tiến độ, phân công trách nhiệm, sắp xếp ưu tiên và liên kết các tài liệu.
- Truyền thông tức thì: Liên hệ ngay với đồng nghiệp bất kỳ lúc nào bạn có ý tưởng hoặc cần chia sẻ thông tin quan trọng một cách nhanh chóng. Lưu lại qua email với những cuộc trao đổi chính thức và thay vào đó, có thêm một công cụ nhắn tin tức thì.
- Brainstorming, giải quyết vấn đề, thảo luận nhóm: Chia sẻ ý kiến trong nhóm thông qua kỹ thuật số, ghi chú lại trên bảng vật lý và giấy note.
- Cùng sáng tạo tài liệu và nội dung: Tính năng này nên có bất kể chúng ta cùng làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa tại nhà. Những công cụ như vậy cho phép người dùng lưu trữ các dạng thông tin khác nhau ở cùng một nơi – và cập nhật nó ngay lập tức trong khi tự động theo dõi các phiên bản trước trong lịch sử thay đổi.
Tác động của công nghệ đến giá trị của dự án
Công nghệ không chỉ ảnh hưởng đến cách làm việc của chúng ta; nó cũng tạo ra sự khác biệt đáng kể về cách các dự án của chúng ta mang lại giá trị. Tại sao?
1. Giá trị không thể được chuyển giao nếu không có sự hiểu biết về công nghệ. Một số công nghệ có thể thực hiện các tính năng của chúng với tốc độ chậm hơn vì việc triển khai chúng đòi hỏi phải xử lý các hệ thống cũ; lắp đặt thiết bị theo cách thủ công; hoặc xây dựng cơ sở hạ tầng gồm các cảm biến, đầu kết nối và cơ sở dữ liệu (ví dụ bao gồm Internet of Things và Big Data).
Các khía cạnh phức tạp liên quan đến việc sử dụng công nghệ đòi hỏi các giám đốc dự án phải hiểu nhiều hơn các nguyên tắc cơ bản của quy luật quản lý dự án. Họ cần phải nắm bắt được công nghệ (biết ngôn ngữ của chuyên gia), cũng như cách đối phó với các bên liên quan chính mà họ phải trao đổi (như ủy ban bảo mật, tuân thủ hoặc đạo đức dữ liệu về CNTT).
2. Công nghệ tạo điều kiện khám phá những khả năng mới. Có kiến thức sâu hơn về công nghệ giúp các giám đốc dự án hiểu được cách đạt được những lợi ích mà trước đây khó đạt được. Ví dụ:
- Phương tiện truyền thông: các buổi phát triển ứng dụng chung, bảng câu hỏi, thu thập ý kiến phản hồi và sự tương tác được thực hiện nhanh hơn nhiều nhờ vào công nghệ.
- Các công nghệ như giao diện lập trình ứng dụng cho phép tích hợp nhanh hơn trên các dự án kỹ thuật và mở ra cánh cửa cho các mô hình kinh doanh hoàn toàn mới (ví dụ: ngân hàng mở).
- Việc tuyển dụng các thành viên cho dự án cũng trở nên nhanh hơn nhờ các công cụ sàng lọc sơ yếu lý lịch; một lợi thế bổ sung là loại bỏ được sự thiên vị ra khỏi quy trình.
- Tự động hóa các lịch trình ủy quyền công việc thông thường thông qua bot trò chuyện, giúp giảm bớt tình trạng kiệt sức cho nhân viên dự án và cải thiện kết quả
Tầm quan trọng của việc học hỏi: Bắt kịp với sự thay đổi
Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn luôn thay đổi – và điều này có nghĩa là, các bên liên quan của chúng ta cũng đang không ngừng thay đổi suy nghĩ của họ. Các doanh nghiệp cũng trở nên cạnh tranh hơn và điều này thu hẹp nguồn tài nguyên của chúng ta.
Chúng ta đã nói về tầm quan trọng của việc hiểu biết về công nghệ, nhưng các giám đốc dự án cũng cần có kỹ năng xây dựng nhóm tốt hơn để thành công trong môi trường kinh doanh số hóa này. Kỹ năng kỹ thuật có thể thành thạo nhanh hơn kỹ năng mềm – thay đổi tư duy là một thách thức lớn hơn nhiều (sau khi thay đổi hành vi của chúng ta, có thể mất nhiều tháng để thấy được kết quả ban đầu sau khi xây dựng thói quen mới).
Việc học tập phải duy trì liên tục đối với mọi thành viên trong nhóm, và trên quy mô lớn hơn, là cả công ty. Nhận thức về môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức là điều kiện quan trọng tiên quyết để đưa ra những quyết định tốt và sự ưu tiên đúng đắn. Chúng ta không thể ngừng học hỏi; nếu một nhóm dự án quyết định sử dụng một công cụ cụ thể, sẽ rất hữu ích nếu một trong số các thành viên trong nhóm được đào tạo về công cụ đó và các thành viên khác trong nhóm đều có những kiến thức cơ bản về cách thức hoạt động của nó (T-shaping).
Chúng ta nên học hỏi những công nghệ nào?
Bây giờ, bạn đã hiểu rõ tầm quan trọng của việc hiểu biết những tác động của công nghệ đối với các công ty, nền kinh tế và sự phát triển kỹ năng của chính mình. Tuy nhiên, bạn có thể không biết nên tập trung vào đâu:
- Liệu có nên học mỗi thứ một ít?
- Hay chỉ chuyên về những lĩnh vực có liên kết chặt chẽ với lĩnh vực kinh doanh của mình?
- Làm thế nào chúng ta có thể dự đoán được công nghệ nào sẽ được đưa vào sử dụng, công nghệ nào sẽ lụi tàn và công nghệ nào sẽ trở thành một phần của “bình thường mới”?
Không dễ để có câu trả lời cho điều này. Có một cái nhìn tổng thể về tác động tiềm tàng của công nghệ đối với sự phát triển của các ngành công nghiệp là điều quan trọng. Các giám đốc dự án nên không nên chỉ chú ý vào chuyên môn thích hợp, mà cần hiểu cách các dự án chuyển đổi kỹ thuật số được thực hiện và cách mà họ có thể hỗ trợ các nhóm chuyên gia để dự án thành công.
Chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số là một nỗ lực lâu dài và liên tục với nhiều bước chuyển giao từng phần đang được thực hiện. Cuối cùng, tất cả các yếu tố cần phải khớp với nhau như trò chơi xếp hình. Hiểu biết rộng hơn về bối cảnh của sự thay đổi như vậy chắc chắn sẽ hữu ích cho bất kỳ vị giám đốc dự án nào.
Tóm tắt: Tầm quan trọng của những người thay đổi (changemaker)
Quản lý dự án đang có một tương lai đầy hứa hẹn, vì những đổi mới công nghệ đang được tiến hành và sẽ định hình lại khả năng của chúng ta. Chúng ta cần lưu tâm đến những thay đổi không ngừng của thế giới toàn cầu hóa để đầu tư vào các dự án có sự ưu tiên cao nhất – mang lại giá trị gia tăng cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Tất cả những yếu tố này góp phần làm cho các công ty có tính cạnh tranh hơn và sẵn sàng đối mặt với những thách thức của một thế giới mới và cách thức làm việc mới.
Hầu như tất cả các tổ chức đều đang trải qua một số hình thức chuyển đổi – bao gồm cách triển khai dự án, cách đối phó với những điều không chắc chắn và cách quản lý xung đột. Để đối mặt với sự chuyển đổi này, chúng ta cần một tư duy linh hoạt, tập trung vào ba yếu tố chính bên dưới – và có một bộ kỹ năng quản lý dự án chuyên sâu để giúp chúng ta làm được điều đó:
- Các bên liên quan: Gia tăng giá trị bằng cách trở thành người tích hợp tuyệt vời với các bên quan tâm và thúc đẩy họ đạt được các mục tiêu mong muốn.
- Khách hàng: Suy nghĩ lại cách cung cấp những trải nghiệm mới cho khách hàng, hỗ trợ bởi những công nghệ mới. Chúng ta phải thường xuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có giá trị hơn thông qua việc cải tiến liên tục. Điều này có nghĩa là các mô hình quản lý thay đổi mới dựa trên sự nhanh nhạy, tập trung vào khách hàng, đổi mới và sáng tạo.
- Nền kinh tế dự án: Chúng ta cần những người có kỹ năng và năng lực để biến ý tưởng thành hiện thực, mang lại giá trị cho các bên liên quan thông qua việc hoàn thành dự án thành công, phân phối sản phẩm và gắn kết với các dòng giá trị. Tất cả các sáng kiến/ý tưởng này phải làm tăng thêm giá trị tài chính và giá trị xã hội. Trong trường hợp này, hãy là người thay đổi (changemaker) – một nhà lãnh đạo thúc đẩy những thay đổi của tổ chức và biến những ý tưởng thành hiện thực.
Nguồn: https://www.projectmanagement.com/
Dịch: Masterskills
