Năm 1994, Standish Group (www.standishgroup.com) đã tiến hành thống kê và chỉ ra rằng thực tế có tới 83% của tất cả các dự án phần mềm được thực hiện tại Hoa Kỳ bị thất bại hoặc bị hủy bỏ. Và chỉ có khoảng 17% thành công và đáp ứng được mục tiêu ban đầu. Năm 2004, báo cáo thống kê của tổ chức này cho thấy vẫn có tới 66% dự án thất bại và chỉ có 34% dự án thành công!
Bạn sẽ nghĩ rằng chỉ nghành phần mềm có số liệu không tốt, tuy nhiên những số liệu thống kê các dự án trong nhiều nghành nghề khác nhau như phát triển sản phẩm, viễn thông, hay xây dựng cũng có tỷ lệ thất bại, lãng phí và hủy bỏ tương tự!
Năm 2006, một nghiên cứu của cơ quan hàng không vũ trụ Mỹ (NASA) khi xem xét lại tất cả các dự án thất bại của họ đều chỉ ra rằng nguyên nhân chủ yếu là do việc lập kế hoạch không tốt.
Hầu như tất cả các dự án thất bại đều mắc phải một hoặc nhiều hơn trong 7 sai lầm nguy hiểm nhưng rất phổ biến dưới đây. Danh sách này không liệt kê theo bất kỳ thứ tự ưu tiên đặc biệt bởi vì thực tế chúng thường đi với nhau như một chuỗi các sai lầm.
Sai lầm 1: Không làm rõ vấn đề cần giải quyết và không có mục tiêu cụ thể
Dự án thực chất được đặt ra nhằm giải quyết một vấn đề nào đó. Tuy nhiên mọi người thường có xu hướng bỏ qua quá trình định nghĩa vấn đề. Đây là một sai lầm rất lớn. Vì cách bạn định nghĩa vấn đề sẽ quyết định cách bạn sẽ lựa chọn giải pháp. Cho dù bạn chọn giải pháp đúng nhưng lại cho sai vấn đề thì giải pháp đó cũng là sai và vô nghĩa.
Sự vội vàng để lao vào thực hiện, thiếu nghiêm túc trong việc làm rõ mục tiêu, cũng như các phương pháp đo lường, đánh giá, vv dẫn đến việc mục tiêu mơ hồ, thành viên dần xao lãng và đổ lỗi cho nhau. Các dự án thực hiện theo cách này thường không đi đến đâu và kết quả là sự thất bại tất yếu.
Sai lầm 2: Không chú ý tới các bên liên quan (Stakeholders)
Các dự án là những “vở kịch thực tế” được diễn với nhiều “diễn viên”, những người thực sự mang đến kịch bản của riêng họ với mức độ quan tâm và hỗ trợ khác nhau. Nếu không có sự tham gia từ các bên liên quan tới dự án hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, dự án chắc chắn sẽ có vấn đề.
Stephen Haines, một nhà tư tưởng hệ thống hàng đầu, từng nói: “Mọi người hỗ trợ những gì mà họ giúp tạo ra”. Do đó các bên liên quan tham gia càng sớm thì càng giảm sự kháng cự, tạo ra các giải pháp tiếng vang, và mở ra con đường bằng phẳng để thực hiện sau này. Sự tham gia của các bên liên quan không có nghĩa là bạn có thể luôn làm hài lòng tất cả mọi người.
Sai lầm 3: Phân tích yêu cầu sai hoặc thiếu sót
Tiến sĩ Remer, chủ tịch của Claremont Consulting Group, đã kiểm tra với hàng trăm dự án rộng khắp các ngành công nghiệp và các tổ chức chính phủ trong hơn 30 năm. Nghiên cứu của ông khẳng định sự cần thiết để làm đúng ngay đầu vì chi phí sửa lỗi sau này tăng rất lớn. Qui luật là “chi phí sẽ tốn gấp 10 lần để sửa chữa vấn đề ở mỗi giai đoạn sau của dự án”. Ví dụ, nếu chi phí để sửa chữa vấn đề trong giai đoạn lập kế hoạch là $10.000, thì sẽ mất $100.000 để sửa chữa trong giai đoạn thiết kế và mất $1.000.000 để sửa trong giai đoạn thực hiện.
Sai lầm 4: Không quan tâm đến yếu tố rủi ro và môi trường bên ngoài dự án:
Dự án có thể diễn ra theo những cách không thể lường trước được, nhưng đôi khi mọi người phớt lờnhữngyếu tố rủi ro vàmôi trường bên ngoài ranh giới dự án. Họ không biết được những yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến dự án như thế nào. Có một câu danh ngôn: Bạn không thể kiểm soát gió nhưng bạn có thể điều chỉnh cánh buồm.
Sai lầm 5: Quản lý nhân sự không hiệu quả
Dự án thành công đòi hỏi phải có sự cam kết, phối hợp hành động nhịp nhàng của nhiều người. Một số nhà quản lý dự án thiếu kỹ năng thường không chú ý vàođộng lực con người để cho các thành viên làm việc hăng say và không phát huy đượctinh thần đồng đội của nhóm để tạo thành một tập thể gắn kết.
Sai lầm 6: Phạm vi công việc bị nới rộng và mất kiểm soát (Scope creep)
Nguyên nhân chính là do người quản lý không đủ kỹ năng nói “không” với khách hàng để bảo vệ phạm vi dự án. Một nguyên nhân nữa là không có qui trình quản lý thay đổi tốt để kiểm soát được phạm vi hay điều chỉnh các ràng buộc, mục tiêu tương ứng một cách hợp lý khi có thay đổi.
Sai lầm 7: Chỉ lập kế hoạch một lần
Kế hoạch dự án sẽ bị “mốc” nếu bạn không cập nhật nó thường xuyên. Vì điều kiện thay đổi theo thời gian, chúng cần phải được cập nhật để phản ánh những điều kiện mới và tiến độ thực hiện. Lý do của người quản lý dự án thường là: “tôi quá bận nên không đủ thời gian để cập nhật kế hoạch liên tục”!
Việc cập nhật còn hơn cả viêc giám sát chi phí và tinh chỉnh lịch trình. Cập nhật có nghĩa là định kiểm tra lại môi trường đã thay đổi như thế nào, sau đó sửa đổi chiến lược cốt lõi và kế hoạch chi tiết nếu cần thiết.
