Hình minh hoạ (Nguồn: petjoaglobal)
Kế hoạch
Khái niệm
Kế hoạch trong tiếng Anh được gọi là Plan.
Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một hệ thống nhất định.
Nội dung
Các kế hoạch cho một hệ thống xã hội là vô cùng đa dạng, tuy nhiên dù là kế hoạch nào đi chăng nữa thì cũng chứa đựng những nội dung cốt yếu như: mục tiêu, giải pháp và nguồn lực.
– Mục tiêu: xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lí mong muốn (kì vọng) đạt được.
– Các giải pháp: xác định những hành động chủ yếu sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
– Nguồn lực: là những phương tiện mà hệ thống sử dụng để thực hiện mục tiêu. Có thể có nhiều cách phân loại nguồn lực. Bất kì hệ thống nào dù là tổ chức kinh doanh, tổ chức nhà nước hay tổ chức phi lợi nhuận, đều phải huy động các loại nguồn lực khác nhau để thực hiện mục tiêu của mình
Hệ thống kế hoạch của tổ chức
– Theo cấp kế hoạch
Các tổ chức được quản lí bằng hai cấp kế hoạch tiêu biểu là kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp.
+ Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lí cấp cao của tổ chức quyết định nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức.
Chiến lược của một tổ chức điển hình bao gồm 03 cấp độ: chiến lược cấp tổ chức, chiến lược cấp ngành và chiến lược chức năng.
+ Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quí, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày như là kế hoạch nhân công, kế hoạch tiến độ, kế hoạch nguyên vật liệu và tồn kho…
Kế hoạch tác nghiệp bao gồm các kế hoạch thường trực và các kế hoạch đơn dụng.
– Theo mức độ cụ thể của kế hoạch
+ Chiến lược
Quan niệm về chiến lược phát triển dần theo thời gian và người ta tiếp cận nó theo nhiều cách khác nhau.
Ngày nay, người ta cho rằng: “Chiến lược là một hệ thống các quan điểm cơ bản, các mục tiêu dài hạn và các giải pháp chủ yếu được lựa chọn một cách có căn cứ khoa học trên cơ sở huy động và sử dụng tối ưu các nguồn lực và lợi thế của hệ thống để đạt được mục tiêu đã đề ra”.
+ Qui hoạch
Nếu chiến lược là vạch ra các đường nét hướng đạo cho sự phát triển trong một thời gian dài thì qui hoạch thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược về thời gian, không gian lãnh thổ, xây dựng khung vĩ mô về tổ chức không gian để chủ động hướng tới mục tiêu, đạt hiệu quả cao và phát triển bền vững.
+ Chính sách
Chính sách là quan điểm, phương hướng và cách thức chung định hướng cho việc ra quyết định trong tổ chức. Chính sách đưa ra những phạm vi hay những giới hạn cho phép mà các quyết định có thể dao động trong đó.
+ Thủ tục
Là kế hoạch sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực hiện. Đó là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản trị.
+ Qui tắc
Các qui tắc giải thích rõ ràng những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất.
+ Chương trình
Các chương trình bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, qui tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và các yếu tố khác.
+ Dự án
Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.
+ Ngân sách
Ngân sách là bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số.
– Theo thời gian thực hiện kế hoạch
+ Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kì từ 5 năm trở lên. Kế hoạch dài hạn là sự cụ thể hóa chiến lược, phương hướng phát triển của tổ chức. Nó sẽ xác định những chỉ tiêu cơ bản, những lĩnh vực cần thiết phải ưu tiên hoạt động, những chính sách cụ thể của tổ chức.
+ Kế hoạch trung hạn: Cho thời kì từ 1 đến 5 năm. Kế hoạch trung hạn là sự cụ thể hóa chiến lược, chính sách, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch trung hạn có tính chất thực hành, duy trì tính chất cân đối giữa các yếu tố, các nguồn lực hoạt động trong tổ chức.
+ Kế hoạch ngắn hạn: Cho thời kì dưới 1 năm. Kế hoạch ngắn hạn bảo đảm sự thực hiện tuần tự các nhiệm vụ của kế hoạch dài hạn và trung hạn, bởi vậy nó có tính chất pháp luật và được phân công cụ thể như kế hoạch 5 năm, đồng thời nó còn là công cụ để điều chỉnh các nhiệm vụ hàng năm của kế hoạch 5 năm.
(Tài liệu tham khảo: Tổ chức và quản lí tổ chức, Trung tâm đào tạo từ xa, ĐH Kinh tế Quốc dân)
