Knowledge là gì? Công cụ Knowledge management trong PMP là gì?

Tìm hiểu về kiến thức (Knowledge) là gì?

Kiến thức (Knowledge) thường được chia thành 2 loại là:

• Kiến thức rõ ràng (“explicit” knowledge): đây là kiến thức có thể dễ dàng được mã hóa bằng cách sử dụng từ ngữ, hình ảnh và con số.
• Kiến thức ngầm  (“tacit” knowledge): đây là kiến thức mang tính cá nhân và khó diễn đạt, ví dụ như niềm tin, hiểu biết, kinh nghiệm và “know-how”.

Quản lý tri thức/quản lý kiến thức (Knowledge management) là một công cụ trong quy trình “Manage Project Knowledge” trong kỳ thi PMP. Quản lý tri thức liên quan đến việc quản lý cả kiến ​​thức ngầm và kiến ​​thức rõ ràng cho hai mục đích: sử dụng lại kiến ​​thức hiện có và tạo ra kiến ​​thức mới. Các hoạt động chính làm nền tảng cho cả hai mục đích này là chia sẻ kiến ​​thức và tích hợp kiến ​​thức (kiến ​​thức từ các lĩnh vực khác nhau, kiến ​​thức theo ngữ cảnh và kiến ​​thức quản lý dự án)

Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng quản lý kiến ​​thức liên quan đến việc chỉ ghi lại kiến thức để có thể chia sẻ nó. Một quan niệm sai lầm phổ biến khác là quản lý kiến ​​thức liên quan đến việc chỉ cần có được bài học kinh nghiệm ở cuối dự án để có thể sử dụng nó trong các dự án trong tương lai. Chỉ có kiến ​​thức rõ ràng (explicit knowledge) có thể được chia sẻ theo cách này. Nhưng kiến ​​thức rõ ràng bị thiếu ngữ cảnh và tạo ra nhiều cách hiểu khác nhau, vì vậy mặc dù nó có thể dễ dàng được chia sẻ nhưng nó không phải luôn được hiểu hoặc áp dụng đúng cách.

Kiến thức ngầm (tacit knowledge) có bối cảnh nhưng rất khó để mã hóa. Nó nằm trong tâm trí của các chuyên gia cá nhân hoặc trong các nhóm hoặc trong các tình huống, và thường được chia sẻ thông qua các cuộc trò chuyện và tương tác giữa mọi người.

Từ góc độ tổ chức/doanh nghiệp, quản lý kiến ​​thức là đảm bảo các kỹ năng, kinh nghiệm và chuyên môn của nhóm dự án và các bên liên quan khác được sử dụng trước, trong và sau dự án. Bởi vì kiến ​​thức tồn tại trong tâm trí của mọi người và mọi người không thể bị buộc phải chia sẻ những gì họ biết (hoặc chú ý đến kiến ​​thức của người khác), do đó phần quan trọng nhất của quản lý kiến ​​thức là tạo ra một bầu không khí tin cậy để mọi người có động lực chia sẻ hiểu biết, kiến thức, kinh nghiệm của họ. Ngay cả các công cụ và kỹ thuật quản lý kiến ​​thức tốt nhất cũng sẽ không hoạt động nếu mọi người không có động lực để chia sẻ những gì họ biết hoặc chú ý đến những gì người khác biết. Trong thực tế, kiến ​​thức được chia sẻ bằng cách sử dụng hỗn hợp các công cụ và kỹ thuật quản lý tri thức (tương tác giữa con người) với các công cụ và kỹ thuật quản lý thông tin (trong đó mọi người mã hóa một phần kiến ​​thức rõ ràng của họ bằng cách ghi lại nó để có thể chia sẻ).

Knowledge management là gì?

Giải đáp: Knowledge management là gì?  Đó chính là một công cụ và kỹ thuật trong quy trình “Manage Project Knowledge“ nhằm kết nối mọi người để họ có thể làm việc cùng nhau để tạo ra kiến ​​thức mới, chia sẻ kiến ​​thức ngầm (tacit knowledge) và tích hợp kiến ​​thức của các thành viên khác nhau trong nhóm. Các công cụ và kỹ thuật phù hợp trong một dự án phụ thuộc vào bản chất của dự án, đặc biệt là mức độ đổi mới (innovation), độ phức tạp của dự án và mức độ đa dạng (bao gồm sự đa dạng về các lĩnh vực) giữa các thành viên trong nhóm.

Các công cụ và kỹ thuật quản lý kiến ​​thức bao gồm:

• Networking, bao gồm tương tác xã hội không chính thức và mạng xã hội trực tuyến. Các diễn đàn trực tuyến nơi mọi người có thể đặt câu hỏi mở thì rất hữu ích để bắt đầu các cuộc trò chuyện chia sẻ kiến ​​thức với các chuyên gia
• Cộng đồng thực hành (đôi khi được gọi là cộng đồng người làm nghề, cộng đồng quan tâm, hoặc chỉ đơn giản gọi là cộng đồng) và các nhóm lợi ích đặc biệt
• Các cuộc họp, bao gồm các cuộc họp ảo nơi người tham gia có thể tương tác bằng công nghệ truyền thông
• Núp bóng công việc (work shadowing) và núp bóng ngược (reverse shadowing).
• Diễn đàn thảo luận như các nhóm chuyên gia/nhóm tập trung (focus group)
• Sự kiện chia sẻ kiến ​​thức như các hội thảo và hội nghị
• Hội thảo, bao gồm các buổi giải quyết vấn đề và xem xét lại kinh nghiệm được thiết kế để xác định các bài học kinh nghiệm
• Kể chuyện (storytelling)
• Kỹ thuật quản lý ý tưởng và sáng tạo
• Hội chợ kiến ​​thức và cà phê chia sẻ kiến thức
• Đào tạo liên quan đến sự tương tác giữa những người học.

Tất cả các công cụ và kỹ thuật này có thể được áp dụng trực tiếp hoặc thông qua môi trường ảo, hoặc cả hai. Đặc biệt trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển thì việc tận dụng công nghệ để quản lý kiến thức là xu hướng không thể phớt lờ. Lợi ích của các công cụ như Skype, Viber, Whatsapp, Zalo, Slack, GoToMeeting,… giúp kéo gần khoảng cách của các bên liên quan ở xa (đội nhóm ảo). Tương tác trực tiếp mặt đối mặt thường là cách hiệu quả nhất để xây dựng các mối quan hệ tin cậy cần thiết để quản lý kiến ​​thức. Khi các mối quan hệ được thiết lập, tương tác ảo có thể được sử dụng để duy trì mối quan hệ.