Quản lý dự án phần mềm là gì? Quy trình thực hiện ra sao?

Quản lý dự án phần mềm là gì?

Quản lý dự án phần mềm là thuật ngữ được dùng cho các vị trí công việc hoặc hoạt động bao gồm các nhiệm vụ như: lên kế hoạch; phân bổ nguồn lực; quản trị chiến lược, rủi ro, dòng tiền; phân phối dự án; nghiệm thu, bàn giao các sản phẩm liên quan đến công nghệ phần mềm.

Một vấn đề đặt ra: “Vì sao cần quản lý dự án phần mềm?” Như chúng ta đã thấy, hậu đại dịch Covid-19, nền kinh tế toàn cầu xuất hiện làn sóng thay đổi mạnh mẽ, tác động không nhỏ đến thói quen tiêu dùng của khách hàng. Vai trò của công nghệ thông tin trong nền kinh tế mới này đặc biệt quan trọng. Nếu doanh nghiệp sở hữu được những phần mềm công nghệ hữu ích, có tính ứng dụng cao thì sẽ nâng cao lợi thế cạnh tranh, tạo điểm khác biệt để doanh nghiệp phát triển bền vững trên thị trường.

Tầm quan trọng của vị trí quản lý dự án phần mềm

Công việc quản lý dự án phần mềm là gì?

Vậy, cụ thể các công việc của nhà quản lý dự án phần mềm là gì? Ở vị trí này, người đảm nhận cần nắm rõ những nhiệm vụ và hạng mục mà mình sẽ phải thực hiện nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Trước tiên, người đảm nhận cần nắm rõ về công nghệ thông tin, hiểu phần mềm công nghệ cao, có phương pháp tiếp cận hợp lý, kết hợp cùng những kỹ năng mềm và kinh nghiệm của bản thân để hoàn thành xuất sắc mục tiêu.

Do tính chất công việc có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, nên các nhiệm vụ mà quản lý dự án phần mềm đảm nhận cũng đa dạng và đòi hỏi tính chuyên môn cao:

– Tiếp nhận thông tin, xử lý dữ liệu, phân tích các yêu cầu về giải pháp cải tiến hệ thống.

– Thiết lập mục tiêu chung của dự án và chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động từ lúc bắt đầu đến bước cuối cùng.

– Quản lý nguồn lực nhằm phân bổ hợp lý tài nguyên cho từng dự án.

– Quản lý các thủ tục hành chính và hồ sơ bảo mật liên quan.

– Báo cáo kết quả hoạt động sau từng chu kỳ để kiểm soát, đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc. Lấy đó làm cơ sở báo cáo kết quả cuối cùng, nghiệm thu và bàn giao cho khách hàng.

– Xây dựng và đào tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để linh hoạt ứng biến với từng dự án khác nhau của doanh nghiệp.

Công việc chính của quản lý dự án phần mềm

Những hạng mục trên đây, nhà quản lý dự án phần mềm không nhất thiết phải tự thực hiện mà có thể phân bổ nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, nhà quản lý vẫn cần có kế hoạch kiểm tra, giám sát chặt chẽ để công việc được hoàn thành theo đúng mục tiêu ban đầu đề ra.

Quy trình quản lý dự án phần mềm hiệu quả

Bao giờ cũng vậy, để hoàn thành công việc hiệu quả, chúng ta cần thực hiện theo một quy trình chuẩn xác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, phát hiện lỗ hổng và chỉnh sửa kịp thời nhằm hạn chế những thiệt hại quá lớn.

Đối với dự án phần mềm, thời gian thực hiện có sự linh hoạt và đa dạng. Tùy tính chất của từng dự án mà doanh nghiệp sẽ triển khai trong thời gian ngắn hay dài. Quy trình quản lý dự án nhìn chung sẽ bao gồm các bước:

Bắt đầu dự án 

Sau khi tiếp nhận thông tin, các bộ phận liên quan sẽ tiến hành thảo luận để đưa ra mục tiêu tổng thể cho dự án và mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục công việc. Nhà quản lý cũng cần phân bổ nhiệm vụ đồng đều cho từng bộ phần để dự án có thể đạt được hiệu quả như mong muốn.

Họp đội nhóm để đưa ra mục tiêu, phương hướng thực hiện

Lập kế hoạch triển khai dự án

Giai đoạn xây dựng kế hoạch rất quan trọng, đây là thời điểm nhà quản lý vận dụng các kỹ năng, kinh nghiệm của mình để thiết lập, điều chỉnh các mục tiêu phù hợp theo từng giai đoạn. Đồng thời, nhà quản trị cũng cần có các phương án thích hợp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Tiến hành triển khai thực hiện

Sau khi đặt ra mục tiêu, phương án thực hiện và phân bổ nguồn lực hợp lý, các bộ phận liên quan bắt đầu công việc đã được hoạch định sẵn.

Trong quá trình thực hiện, nhà quản lý cần theo dõi, giám sát thường xuyên để có những đánh giá trực quan và có điều chỉnh kịp thời khi xảy ra sự cố. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần truyền thêm động lực cho nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả công việc hoàn thành đúng tiến độ.

Theo dõi quá trình triển khai thực hiện dự án

Nghiệm thu dự án, bàn giao sản phẩm cho khách hàng

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý dự án phần mềm là nghiệm thu và bàn giao cho khách hàng. Công việc lúc này là rà soát lại toàn bộ thông tin, số liệu thống kê theo từng giai đoạn, kiểm định chất lượng thực tế và so sánh với mục tiêu ban đầu để xác định mức độ hoàn thành.

Lập báo cáo đánh giá kết quả, giao cho bộ phận bàn giao, chăm sóc khách hàng.

Mô hình quản lý dự án phần mềm hiệu quả

Agile, Scrum, DevOps, Waterfall là những phương pháp phổ biến trong quản lý dự án. Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh của nó, nhưng mẫu số chung của tất cả chúng là mục tiêu của chúng là giúp bạn quản lý dự án của mình một cách hiệu quả nhất có thể.

Chúng ta hãy xem xét sâu hơn 4 phương pháp phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án.

Quản lý dự án phần mềm mang những nét đặc thù nên quá trình triển khai công việc cũng có sự khác biệt. Hiện nay, các lĩnh vực công nghệ đã sớm ứng dụng phương pháp quản lý riêng cho từng dự án. Theo đó, mô hình được sử dụng phổ biến nhất là Agile.

Mô hình quản lý dự án phần mềm Agile

Mô hình Agile hoạt động theo phương thức chia nhỏ dự án lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ và thực hiện lặp đi lặp lại trong thời gian ngắn cho đến khi nhiệm vụ chung đã được hoàn thiện. Mô hình này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc điều chỉnh các công việc nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra.

Mô hình Agile đã và đang trở thành phương pháp quản lý dự án phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại, giúp hoàn thành công việc có nhiều hạng mục phức tạp. Theo đó, mô hình Agile chia nhỏ nhiệm vụ để dễ kiểm soát, theo dõi và quản trị rủi ro trong từng khâu. Từ đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế được những tổn thất quá lớn đến kết quả chung của dự án.

Scrum

Làm thế nào để quản lý một dự án phần mềm thành công?

Theo Forbes, có tám cách để quản lý các dự án phần mềm một cách hiệu quả. Những lời khuyên này bao gồm:

– Bỏ công việc không phát triển ra khỏi nhóm của bạn để họ tập trung vào sản phẩm;

– Tạo động lực cho nhóm của bạn bằng cách chia sẻ câu chuyện thành công của người khác;

– Tránh bất kỳ thay đổi nào đối với nhiệm vụ sau khi được giao;

– Cố gắng bám sát kế hoạch (cho đến khi nó cần được thay đổi);

– Khuyến khích tổ chức bằng cách tự tổ chức;

– Hợp lý hóa năng suất thông qua ủy quyền hiệu quả;

– Tìm hiểu nhóm của bạn và xây dựng mối quan hệ;

– Chia nhỏ kế hoạch và phân công công việc cụ thể hàng ngày.

Công cụ quản lý dự án phần mềm

Rủi ro và sự không chắc chắn tăng lên gấp nhiều lần đối với quy mô của dự án, ngay cả khi dự án được phát triển theo các phương pháp luận đã định. Vì vậy cần phải có một công cụ theo dõi và kiểm soát rủi ro cho các dự án phần mềm:

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt do Henry Gantt (1917) nghĩ ra. Nó đại diện cho lịch trình của dự án đối với các khoảng thời gian. Nó là một biểu đồ thanh ngang với các thanh thể hiện các hoạt động và thời gian được lên lịch cho các hoạt động của dự án.

Sơ đồ PERT

Biểu đồ PERT (Kỹ thuật Đánh giá & Đánh giá Chương trình) là một công cụ mô tả dự án dưới dạng sơ đồ mạng. Nó có khả năng biểu diễn đồ họa các sự kiện chính của dự án theo cách song song và liên tiếp. Các sự kiện xảy ra nối tiếp nhau, cho thấy sự phụ thuộc của sự kiện sau so với sự kiện trước đó.

Các sự kiện được hiển thị dưới dạng các nút được đánh số. Chúng được kết nối với nhau bằng các mũi tên có nhãn mô tả trình tự các nhiệm vụ trong dự án.

Những kỹ năng cần có công việc quản lý dự án phần mềm

Vì là lĩnh vực có nhiều điểm đặc thù và thiên về kiến thức chuyên môn, nên nhà quản trị cần nắm rõ tất cả các thuật ngữ chuyên ngành để áp dụng hiệu quả vào công việc. Bên cạnh đó, nếu nhà quản trị có những kỹ năng dưới đây thì chắc hẳn sẽ có một bệ phóng vững chắc để đảm nhận vị trí này một cách tốt nhất.

Kỹ năng về kỹ thuật

Nếu nhà quản lý dự án phần mềm không nắm rõ các kiến thức kỹ thuật thì sẽ rất khó có thể truyền tải thông tin cần thiết cho các bên liên quan. Thậm chí, họ sẽ rất khó để mang những kiến thức hữu ích, có tính cải tiến để các đội nhóm phát triển hơn. Điều này có thể dẫn đến sự tự ti trong giao tiếp giữa nhà quản lý với các bên liên quan, khiến hiệu quả công việc bị ảnh hưởng không nhỏ.

Kỹ năng lãnh đạo – yếu tố quan trọng giúp quản lý dự án phần mềm hiệu quả

Nhà quản lý có kỹ năng lãnh đạo là người có thể vạch ra định hướng, mục tiêu, nhiệm vụ chuẩn xác giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Họ là những người có tầm nhìn chiến lược, có khả năng truyền cảm hứng, tạo động lực thúc đẩy đội nhóm phát huy nhiều hơn nữa khả năng của mình.

Kỹ năng lãnh đạo – nền tảng quan trọng trong quản lý dự án phần mềm

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tưởng chừng như là điều cơ bản, nhưng hầu hết chúng ta phải dành rất nhiều thời gian để có thể hình thành và cải thiện. Để đạt được kỹ năng giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý cần trải qua thời gian tìm hiểu và có chiến lược giao tiếp linh hoạt cho từng dự án khác nhau.

Giao tiếp hiệu quả sẽ tạo thiện cảm ban đầu cho đối tác, từ đó những quyết định kinh doanh về sau dễ dàng “có cùng ngôn ngữ” hơn. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả ở đây chính là nhà quản lý biết cách lắng nghe và truyền tải thông điệp đúng thời điểm, đối tượng.

Kỹ năng quản lý rủi ro

Đây là một kỹ năng này rất cần thiết, mà nhà lãnh đạo nào cũng cần có để giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những tổn thất về tài chính, nhân lực,… Kỹ năng quản lý rủi ro không chỉ đơn thuần là việc nhà quản lý nhận thức được các rủi ro, mà còn cần đưa ra chiến lược, phương án xử lý phù hợp.

Kỹ năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch là bước đi quan trọng trong mỗi dự án. Đây chính là nền tảng để triển khai, thực hiện nhiệm vụ và đánh giá hiệu quả công việc. Nếu nhà quản lý dự án phần mềm biết cách xây dựng kế hoạch chặt chẽ, thông minh, phù hợp với nguồn lực, chắc chắn sẽ đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Tóm lại, quản lý dự án phần mềm nói chung hoặc quản lý các dự án công nghệ thông tin nói riêng đều là những vị trí quan trọng đối với doanh nghiệp. Một nhà quản lý dự án phần mềm tài ba là người có đầy đủ tố chất của một nhà lãnh đạo và nắm rõ kiến thức chuyên môn để có thể chèo lái doanh nghiệp phát triển vững mạnh.