Stakeholders trong quản lý dự án là gì?

(tạm dịch là “các bên liên quan”) là thuật ngữ dùng để chỉ các cá nhân, nhóm, tổ chức có mối quan hệ liên quan mật thiết với doanh nghiệp, đặc biệt trong các dự án. Đây là đối tượng có sự quan tâm, có thể chia sẻ về nguồn lực, có thể tác động và/hoặc đồng thời chịu các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp tới hoạt động doanh nghiệp về chiến lược, kế hoạch, hoạt động kinh doanh, danh mục, chương trình, dự án… hoặc nhận thấy bản thân bị ảnh hưởng bởi các quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án, chương trình hoặc danh mục. Stakeholders cũng bao gồm nhóm đối tượng các bên liên quan quan trọng có khả năng ảnh hưởng hoặc quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 

Trong phạm vi kỳ thi PMP, các bên liên quan (stakeholders) là cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc nhận thấy bản thân bị ảnh hưởng bởi quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án, chương trình hoặc danh mục.

Một dự án được đánh giá là thành công khi tất cả các Stakeholders cảm thấy hài lòng?

Các bên liên quan trong dự án có thể bao gồm:

• Sponsors (Các nhà tài trợ) có thể là các cá nhân hoặc nhóm cung cấp hỗ trợ tài chính, nguồn lực và sự hỗ trợ cho dự án. Nhà tài trợ chính thức ủy quyền cho dự án bằng cách ký vào bản điều lệ dự án.

• Khách hàng và người sử dụng (Customers and users) sẽ phê duyệt các giao phẩm của dự án.

• Người bán (SMasterskillsrs) sẽ cung cấp các thành phần, sản phẩm hoặc dịch vụ cho dự án theo hợp đồng.

• Các đối tác kinh doanh (Business partners) sẽ có mối quan hệ và vai trò kinh doanh đặc biệt với dự án chẳng hạn như thực hiện cài đặt, đào tạo hoặc hỗ trợ.

• Các nhóm tổ chức (Organizational groups) là các bên liên quan nội bộ bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của nhóm dự án như pháp lý, tài chính, vận hành, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

• Các nhà quản lý chức năng/giám đốc phòng ban (Functional managers) quản lý các bộ phận tổ chức như nhân sự, tài chính, mua sắm, hoặc kế toán và những người hỗ trợ các hoạt động của dự án.

• Các bên liên quan khác (Other stakeholders) đóng góp hoặc quan tâm đến các giao phẩm dự án như các cơ quan quản lý chính phủ, nhà tư vấn và các tổ chức tài chính.

Tip: Một kinh nghiệm để phân loại các bên liên quan trong một dự án là phân loại theo các phòng ban trong 1 tổ chức, sau đó có thêm 1 nhánh là các bên liên quan bên ngoài tổ chức! Việc này nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bên liên quan quan trọng nào trong một dự án.

Stakeholder có thể bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc họ sẽ ảnh hưởng tới các dự án theo cách tích cực hoặc tiêu cực. Điều này bao gồm cả khách hàng, người dùng, giám đốc dự án và đội nhóm thực hiện dự án, nhà tài trợ, người quản lý hoặc vận hành trong tổ chức, các bộ phận hoặc nhóm khác trong tổ chức (như phân tích kinh doanh, tiếp thị, mua sắm, chất lượng hoặc pháp lý) và người bên ngoài cung cấp dịch vụ cho dự án (nhà cung cấp, thầu phụ, …)…

có thể bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc ảnh hưởng đến dự án theo cách tích cực hay tiêu cực

Sự thành công dự án gắn liền với sự hài lòng của Stakeholders nên việc giữ cho Stakeholders hài lòng là việc rất quan trọng với người giám đốc dự án (Project Manager) trong mọi thể loại dự án.

Power/Interest Grid (lưới Quyền lực/Mối quan tâm) là một công cụ quan trọng để phân loại các stakeholders, trong đó các bên liên quan sẽ được phân loại theo cấp thẩm quyền của họ (quyền lực – power) và mức độ quan tâm của họ về kết quả của dự án (quan tâm – interest). Từ đó chúng ta có chiến lược quản lý các bên liên quan phù hợp:

• Quyền lực CAO, Mối quan tâm CAO: Quản lý chặt chẽ. Với ví dụ trên thì các bên liên quan B, F, H cần được quản lý chặt chẽ. [High power / High interest: Manage Closely] 
• Quyền lực CAO, Mối quan tâm THẤP: Giữ hài lòng. Với ví dụ trên thì bên liên quan A cần được giữ hài lòng. [High power / Low interest: Keep Satisfied] 
• Quyền lực THẤP, Mối quan tâm CAO: Giữ thông tin. Với ví dụ trên thì các bên liên quan C, E cần được giữ thông tin. [Low power / High interest: Keep Informed] 
• Quyền lực THẤP, Mối quan tâm THẤP: Giám sát. Với ví dụ trên thì các bên liên quan D, G cần được giữ thông tin. [Low power / Low interest: Monitor]

PMP Tip: Đề thi PMP thường xuyên xuất hiện 2-3 câu hỏi về Power/Interest grid!

Vai trò của các bên liên quan trong một dự án được xác định bởi Giám đốc dự án và chính các bên liên quan đó. Các bên liên quan nên tham gia vào việc lập kế hoạch dự án và quản lý dự án bằng cách tham gia vào:

• Tạo ra điều lệ dự án và tuyên bố phạm vi dự án
• Xây dựng kế hoạch quản lý dự án
• Phê duyệt thay đổi dự án và có thể nằm trong ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board – CCB)
• Xác định các ràng buộc và giả định
• Xác định yêu cầu
• Quản lý rủi ro

Stakeholders trong dự án phần mềm

Trong môi trường dự án Agile trong dự án phần mềm, vai trò chủ sở hữu dự án được phụ trách bởi một người nào đó từ doanh nghiệp và chịu trách nhiệm làm việc với nhóm Agile để ưu tiên các tính năng và chức năng. Có vai trò như sau:

• Tham dự đánh giá và chấp nhận các giao phẩm được trình bày.
• Là một chủ sở hữu rủi ro.
• Tham gia đánh giá phase gate review
• Được tham gia trong việc quản trị.
• Xác định các vấn đề, sự cố.
• Thu thập bài học kinh nghiệm.
• Cung cấp đánh giá chuyên gia.

cần sớm ngồi lại với nhau bàn bạc trước những quyết định quan trọng

Stakeholder Engagement Assessment Matrix là gì?

Stakeholder Engagement Assessment Matrix (Ma trận đánh giá sự tương tác của các bên liên quan) là một ma trận so sánh mức độ tham gia tương tác hiện tại và mức độ tham gia tương tác mong muốn của các bên liên quan. Ma trận này có thể được sử dụng để phân loại các bên liên quan của dự án thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên mức độ phân loại. Sự tương tác và tham gia của các bên liên quan sẽ thay đổi theo từng dự án. Các cấp độ phân loại có thể bao gồm 5 cấp độ:

• Unaware (Không biết): Không biết về dự án và các tác động tiềm ẩn
• Resistant (Kháng cự): Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và chống lại sự thay đổi
• Neutral (Trung lập): Nhận thức về dự án; nhưng không kháng cự cũng như không hỗ trợ
• Supportive (Hỗ trợ): Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và hỗ trợ sự thay đổi
• Leading (Dẫn đầu): Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và tích cực tham gia vào việc đảm bảo dự án thành công

Trong Ma trận đánh giá sự tương tác của các bên liên quan sau đây, mức độ tham gia của các bên liên quan được xác định. Mức độ tương tác hiện tại được biểu thị bằng chữ “C” (viết tắt của từ “Current engagement level”) và mức tương tác mong muốn được biểu thị bằng chữ “D” (viết tắt của từ “Desired engagement level”) đối với mỗi bên liên quan.

Khi đó chúng ta có thể nhận ra các khoảng cách giữa C và D đối với bất kỳ 1 stakeholder nào (với ví dụ ở hình trên thì Stakeholder 1 và Stakeholder 2). Từ đó giám đốc dự án cùng với đội nhóm dự án sẽ đề ra các giải pháp hành động để lấp đầy khoảng cách này. Đây cũng chính là cách áp dụng Ma trận đánh giá sự tương tác của các bên liên quan nhằm gia tăng sự tương tác hỗ trợ của các bên liên quan, từ đó gia tăng xác suất thành công của dự án. 

Tóm lại Project Manager cần chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan (nhất là các bên liên quan quan trọng), truyền đạt lại với nhóm, thiết lập quy trình làm việc và quản lý giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng giao phẩm và bàn giao dự án đúng hạn. Cần xác định các Stakeholder rất sớm từ khi dự án bắt đầu, ghi chú tất cả các thông tin yêu cầu liên quan và đánh giá ảnh hưởng của họ tới dự án, từ đó gia tăng khả năng thành công của dự án.

Quản lý dự án là gì? – What is Project Management?

Project team vs. Project management team

Vai trò của Nhà tài trợ – Role of the Project Sponsor

Vai trò của Giám đốc chức năng trong quản lý dự án – Role of the Functional Manager

Vai trò của đội dự án – Role of the Project Team

Vai trò của Giám đốc dự án – Role of the Project Manager

Vai trò của Giám đốc chương trình – Role of the Program Manager

Vai trò của Giám đốc danh mục – Role of the Portfolio Manager