Bản chất khác nhau của sự thất bại trong dự án

Các dự án thất bại vì rất nhiều lý do. Có thể xuất phát từ việc vượt quá tiến độ hoặc ngân sách. Đó đều là các yếu tố rõ ràng, giúp ta nắm bắt được nguyên nhân cụ thể. Tuy nhiên, đôi khi, dự án có thể được hoàn thành trong cả ngân sách và hạn mức thời gian, nhưng cuối cùng vẫn không đạt được kỳ vọng của khách hàng.

Có nhiều yếu tố khác nhau khiến cho một dự án thất bại. Phổ biến nhất là mục tiêu không thực tế, thiếu sót trong khâu lập kế hoạch và chuẩn bị, quản lý thời gian hoặc chi phí kém, giao tiếp kém hiệu quả, và thậm chí là do “trời phạt” như thiên tai, tai nạn không thể dự đoán được.

Dựa vào phân tích trên, bạn có thể hiểu tại sao không ai có thể né tránh được thất bại. Quan trọng là làm thế nào để bạn vượt qua và tiếp tục tiến về phía trước.

Các yếu tố quan trọng cần lưu ý

Hồi phục sau một dự án thất bại là chuyện nói dễ hơn làm, và đây là hướng dẫn từng bước giúp bạn dần lấy lại phong độ. Hai bước đầu tiên liên quan đến hành trình cá nhân. Bạn cần phải trải qua trước khi bạn có thể sẵn sàng cho bước cuối cùng, vốn liên quan đến team dự án.

Đánh giá dự án

Tất cả các dự án nên được đánh giá, bất kể kết quả. Tập trung vào từng thắng lợi và sai lầm nhỏ trên đường đi để xác định điểm mạnh và điểm yếu của team. Làm điều này cũng sẽ giúp bạn đưa ra đánh giá tốt hơn cho các dự án trong tương lai.

Nếu muốn liên tục cải thiện với tư cách nhà quản lý dự án chuyên nghiệp, hãy trau dồi khả năng tự suy xét và phân tích vấn đề liên tục như một thói quen.

Điều chỉnh thái độ đối với thất bại

Thất bại không phải là kết thúc. Bạn cần học cách xem nó như một cơ hội phát triển thay vì là một dấu chấm hết cho sự nghiệp của bạn.

Bạn có thể biến một kết quả đáng thất vọng thành một điều tích cực bằng tư duy chủ động. Thất bại có giá trị riêng, như trong trích dẫn nổi tiếng của Samuel Becket, về sau, điều này đã trở thành cảm hứng cho nhiều nhà lãnh đạo và doanh nhân:

“Đã từng thử. Đã từng thất bại. Không thành vấn đề.

Hãy thử lại. Thất bại lần nữa. Thất bại giỏi hơn.”

Tuy vậy, không có nghĩa là bạn có thể thất bại nhiều lần. Đơn giản là bạn nên tập trung vào việc cải thiện bản thân thay vì bị sai lầm đó đánh bại. Thất vọng là tự nhiên, nhưng bạn cần phải vượt qua. Loay hoay với cảm xúc tiêu cực sẽ chỉ khiến bạn lùi xa hơn và làm giảm khả năng phán đoán chính xác. 

Tiến tới các giải pháp

Khi bạn đã tự ngẫm đủ nhiều và lấy lại tự tin, hãy tiến hành đối thoại với team. Tạo một bầu không khí cởi mở và tự tin để bạn có thể giải quyết tốt hơn các vấn đề với các giải pháp lâu dài.

Hãy nhớ rằng thất bại có thể được thảo luận theo cách xây dựng. Bạn không muốn team duy trì sự im lặng khi đối thoại, trong khi chúng ta có thể nói ra vấn đề và cải thiện lẫn nhau. 

Dành thời gian để cảm nhận cảm xúc tiêu cực

Con người khác nhau về khuynh hướng cảm xúc. Một số người kiên cường hơn và không gặp khó khăn hồi phục sau những vấp ngã. Còn những người khác có xu hướng nuôi dưỡng vết thương lâu hơn.

Là người quản lý, bạn nên cho phép bản thân và team có thời gian đắm mình. Đừng cố chối bỏ vấn đề, xem như chưa có gì xảy ra và rồi lại thúc giục mọi người làm việc. Làm vậy, thay vì truyền động lực, bạn lại trở thành vô tâm và tuỳ tiện.

Thảo luận về sai lầm với vị trí chủ động

Làm việc cùng nhau để tìm ra những lỗi sai và nguyên nhân, nhưng đừng “chỉ tay năm ngón”. Chắc chắn bạn không nên đổ lỗi cho ai cả, nhưng cũng không nên “bọc đường” cho những lỗi lầm.

Dành thời gian để phân tích, nhưng đừng nán lại quá lâu trong suy tư. Chuyển cuộc thảo luận về các dự án trong tương lai và các giải pháp ngăn ngừa thất bại tương tự. 

Khuyến khích sự hợp tác trong team dự án

Đừng rao giảng các bài học kinh nghiệm. Thay vào đó, hãy chia team dựa án thành hai nhóm, một nhóm thảo luận về các kịch bản tiêu cực tiềm năng và nhóm còn lại, đưa ra các thay đổi cần thực hiện cũng như phương án dự phòng để thúc đẩy hiệu suất công việc sau những tổn thất.

Cuối cùng, chấp nhận thất bại như những bài học

Khi bạn thấy thất bại là điểm khởi đầu của quá trình chứ không phải là kết thúc sự nghiệp, bạn sẽ hồi phục nhanh chóng hơn. Cả team sẽ nhận được tín hiệu từ người lãnh đạo-chính bạn. Nếu sự dẫn dắt đó mang tính tích cực, họ sẽ háo hức muốn quay trở lại thị trường và chứng minh bản thân trong các dự án một lần nữa.

Tác giả: Salma El-Shurafa, 26 Tháng 11,

Nguồn: Project-management.com

Người dịch: Kat – Masterskills.

một số bài viết liên quan:

1. 10 công cụ quản lý dự án hiệu quả

2. 9 cách giúp nhà Quản lý dự án nổi bật

3. 7 cách phát triển khả năng nhà phân tích kinh doanh