Khi hoạt động kinh doanh tăng xét về khối lượng và mức độ phức tạp, Ban giám đốc các doanh nghiệp càng phụ thuộc vào hiệu quả của các quy trình kiểm soát nội bộ, nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh.
Điều này được minh chứng rõ rệt trong một môi trường kinh tế phát triển nhanh như Việt Nam. Đối với hầu hết doanh nghiệp, để ứng phó với xu hướng tăng trưởng nhanh, đồng thời để triển khai các kế hoạch kinh doanh chiến lược, các doanh nghiệp đầu tư nguồn lực nhiều hơn nhằm xây dựng và quản lý các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB). Về vấn đề này, Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn có nêu rõ sự cần thiết đối với tất cả công ty đại chúng được niêm yết trong việc xây dựng quy trình giám sát quản trị phù hợp và một HTKSNB vững mạnh.
Định nghĩa chính thức hiện thời về HTKSNB đã được Ủy ban Tổ chức Tài trợ (COSO) của Ủy ban Treadway (Hoa Kỳ) quy định. Trong báo cáo có tầm ảnh hưởng sâu rộng “Khung tích hợp hệ thống kiểm soát nội bộ”, Ủy ban định nghĩa HTKSNB như sau:Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao vấn đề này lại rất quan trọng đối với doanh nghiệp?
“HTKSNB là một quá trình do HĐQT, Ban giám đốc và các nhân viên khác triển khai thực hiện, được thiết kế nhằm đưa ra mức độ đảm bảo hợp lý về việc đạt được mục tiêu trong các khía cạnh sau đây:
- Bảo toàn tài sản (mục tiêu an toàn hoạt động)
- Hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động (mục tiêu hoạt động bao gồm các mục tiêu về hiệu quả hoạt động và lợi nhuận)
- Mức độ tin cậy của công tác báo cáo tài chính (mục tiêu thông tin)
- Tuân thủ các luật lệ, quy định áp dụng (mục tiêu tuân thủ).
Một doanh nghiệp hoạt động trong môi trường phát triển liên tục, do vậy rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt sẽ không ngừng thay đổi. Vì vậy, HTKSNB hữu hiệu là một phần thiết yếu của công tác quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Hệ thống sẽ giúp Ban giám đốc đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và ngăn chặn các hoạt động bất hợp lệ.
Một HTKSNB yếu kém hoặc không hiệu quả sẽ đem lại rủi ro cao cho doanh nghiệp. Các điểm yếu trong HTKSNB sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về khía cạnh hoạt động và ngăn cản doanh nghiệp đạt được nhiệm vụ, mục tiêu của mình.
HTKSNB không chỉ là các tài liệu hướng dẫn quy trình mà nhân sự ở mọi cấp của tổ chức cũng phải tham gia thực hiện. Đó là một quá trình được thiết kế chặt chẽ, một phương tiện để đạt được mục đích, nhưng tự nó không dừng lại ở đó vì phải đưa ra sự đảm bảo hợp lý về việc cần phải đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Thế nào là một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu?
Một HTKSNB hữu hiệu đưa ra sự đảm bảo hợp lý nhưng không tuyệt đối về việc bảo toàn tài sản, duy trì mức độ tin cậy của các thông tin tài chính và tuân thủ luật lệ, quy định. Sự đảm bảo hợp lý là khái niệm khẳng định rằng, cần phải xây dựng, triển khai thực hiện HTKSNB để đem lại cho Ban giám đốc sự cân bằng giữa rủi ro của một hoạt động kinh doanh nhất định với mức độ kiểm soát cần thiết, sao cho đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh đề ra. Tuy vậy, giá của một biện pháp kiểm soát không nên cao hơn lợi ích thu được từ biện pháp đó.
Vì vậy, nội dung chính của một HTKSNB vững chắc phụ thuộc vào việc đánh giá thường xuyên, toàn diện tính chất, mức độ của các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải.
Một HTKSNB hữu hiệu phải bao hàm 4 đặc điểm chủ yếu:
- Căn cứ trên rủi ro: có khả năng nhận diện rủi ro tác động đến mục tiêu kinh doanh.
- Được “lồng” vào trong các hoạt động của doanh nghiệp và là một bộ phận văn hóa của doanh nghiệp.
- Đảm bảo nhu cầu mạnh mẽ về việc hình thành một bộ phận Kiểm toán Nội bộ, đem lại cho HĐQT sự đảm bảo độc lập, thường xuyên về HTKSNB.
- Được HĐQT thường xuyên kiểm tra. Do chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên biến đổi, cho nên các rủi ro cũng vậy. Điều này nhấn mạnh nhu cầu thường xuyên kiểm tra, tái cân đối các hoạt động kiểm soát về mặt tổ chức, nhằm đảm bảo rằng khung cơ sở HTKSNB đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Ai là các đối tượng giữ vai trò chính trong việc xây dựng một HTKSNB phù hợp?
Có nhiều nguồn lực hỗ trợ nhân viên quản lý các hệ thống, quy trình KSNB. Các nguồn lực chủ yếu bao gồm HĐQT, Ban giám đốc và Bộ phận kiểm toán nội bộ.
Nhìn chung, trong khi tất cả nhân viên chịu trách nhiệm về chất lượng của HTKSNB, HĐQT chịu trách nhiệm đảm bảo có một HTKSNB tốt, đề ra các chính sách phù hợp nhằm duy trì HTKSNB, thường xuyên đảm bảo HTKSNB vận hành một cách có hiệu quả cũng như đầy đủ trong việc quản trị rủi ro.
Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện các chính sách của HĐQT; xác định và đánh giá các rủi ro chủ yếu; thiết kế, vận hành và theo dõi HTKSNB.
Bộ phận kiểm toán nội bộ (nếu hiện diện trong doanh nghiệp) chủ yếu chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban giám đốc trong các nhiệm vụ giám sát, điều hành thông qua các cuộc kiểm toán, các ý kiến tư vấn độc lập nhằm đánh giá, phát huy hiệu quả của HTKSNB.
Sau cùng, vì hệ thống kiểm soát nội bộ và công tác quản trị rủi ro là một bộ phận không thể thiếu trong việc quản lý các doanh nghiệp, Ban giám đốc cần được tư vấn tốt để huy động nguồn lực, nhằm xem xét hiện trạng của các quy trình giám sát và HTKSNB tùy theo từng thời điểm. Kết quả của các cuộc kiểm tra này sẽ giúp xác định các biện pháp hoàn thiện liên tục trong thời gian trước mắt và lâu dài.
