Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.
Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc.
Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của Bạn.
Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đừơng truyền internet v.v…bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng.
Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.
Nguyên tắc 2: Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết.
Bạn không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đề khác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác.
Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, Bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái.
Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải bàn tiếp, Bạn nên đề nghị với chủ toạ để có một quyết định cuối cùng cho vấn đề đó. Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết. Có thể ban lãnh đạo sẽ họp với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác.
Nguyên tắc 3: Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp.
Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp. Có thể dành khoảng 15 phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta điều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong buổi họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bị lúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại.
Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp. Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý kiến hay đóng góp cho cuộc họp.
Nguyên tắc 4: Nên hội họp đúng giờ
Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước khoảng nửa giờ. Nếu có bộ phận nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp. Trễ giờ họp có nghĩa là chúng ta đã làm mất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra cho bộ phận đi họp trễ cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộc họp trễ vì chờ đợi những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họp sớm và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị trừng phạt là những người đến trễ kia.
Đừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết thúc (theo kế hoạch). Hãy đặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài hơn dự định. Nếu bỏ dở, chắc chắn cấp trên sẽ không hài lòng với tác phong nghề nghiệp của bạn.
Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát giờ giấc đã định trên chương trình nghị sự (Agenda). Nhanh chóng tìm cách kéo dãn hay thu gọn các bài phát biểu để buổi họp ổn định theo chương trình định trước.
Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài hơn. Tâm lý người dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định.
Nguyên tắc 5: Biên bản của cuộc họp.
Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảm nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp.
Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một việc làm cần thiết. Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên bản thì rất tốt. Sau buổi họp, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã đựơc bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp.
Nguyên tắc 6: Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp.
Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa ra thảo luận. Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng. Có những lúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiến riêng của mình. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chú ngắn gọn vào sổ tay. Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng. Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang phát biểu.
Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác.
Nguyên tắc 7: Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn gọn.
Khi thấy không khí buổi họp ngột ngạt – thụ động, người thư ký điều hành nên nêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, không hỏi riêng về một người hay một số người nào đó. Khi phát biểu thật ngắn gọn và súc tích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, Bạn hãy đề nghị họ không nên làm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người điều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó.
Nguyên tắc 8: Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp.
Trong những cuộc họp buồn tẻ và chán ngán, người điều hành cuộc họp phải tìm cách làm buổi họp sinh động hơn hoặc phải rút ngắn cuộc họp. Cần chú ý đến những dấu hiệu: người họp gõ ngón tay lên cạnh bàn, che miệng ngáp, chống cằm vẻ suy tư, mắt nhìn ra cửa hoặc cửa sổ, vươn vai uể oải và dửng dưng như thể mình là người ngoài cuộc. Đó là những thái độ phản ứng nội dung cuộc họp quá buồn tẻ và chán phèo.
Nguyên tắc 9: Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình.
Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có chung một ý kiến, chỉ riêng vài người không đồng tình. Vậy hãy cố gắng mời những người không đồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý do vì sao họ không biểu quyết.
Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im lặng và nên mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Nhiều khi một vài đề nghị “bất bình thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó chưa ai kịp nghĩ đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đó là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên để chủ tọa xem xét.
Nguyên tắc 10: Phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người, chứ không phải chỉ riêng với một người.
Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với một người, hãy nhìn vào gương mặt của tất cả các thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ đang được nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận. Người điều hành sẽ không cô độc với vấn đề riêng của mình.
Nguyên tắc 11: Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với những người vắng mặt
Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về những người khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp. Người điều hành phải khéo léo nhắc nhở các thành viên tham dự phân biệt giữa việc nói xấu và đóng góp ý kiến. Đóng góp ý kiến luôn mang tính xây dựng và chân thành; nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay nói xấu người vắng mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống lại, hay thanh minh cho bản thân họ. Chắc chắn chẳng ai thích người khác nói xấu sau lưng mình.
Nguyên tắc 12: Sau buổi họp, nên gặp từng người trò chuyện thân mật.
Người điều hành nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với từng người sau buổi họp. Hãy tỏ ra mình rất cần những người như họ tham dự cuộc họp. Người điếu hành có thể nói: “Anh (Chị) đã có những ý kiến rất bổ ích”, hoặc “Anh (Chị) phát biểu về điều đó tốt quá, ý kiến rất hay”.
Hãy làm cho những thành viên đã tham dự cuộc họp nhận thấy rằng chúng ta rất quý mến họ và như vậy họ sẽ hứng thú khi chúng ta mời tham dự buổi họp.
