Văn hóa hội họp trong các nghi thức ứng xử cụ thể như sau:
1. Văn hóa giờ giấc
+ Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
+ Trong trường hợp vì lý do chính đáng không thể tham gia cuộc họp hoặc đến muộn giờ phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp được bắt đầu.
2. Văn hóa lắng nghe
+ Hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp nói chung và trách nhiệm của bản thân nói riêng, nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi với người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp.
+ Tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp.
+ Không làm việc riêng trong giờ họp như: đọc sách, báo, chơi trò chơi trên máy điện thoại…
+ Tôn trọng ý kiến của người khác, không thể hiện thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng trong khi họp.
+ Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình.
3. Văn hóa phát biểu
+ Đăng ký/đưa ra tín hiệu trước khi phát biểu.
+ Luôn nghĩ về bức tranh toàn cảnh trước khi trình bày ý kiến.
+ Tránh ngắt lời người khác.
4. Văn hóa điện thoại
+ Để điện thoại ở chế độ rung để không ảnh hưởng tới những người xung quanh
+ Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, trường hợp cần thiết chỉ nghe điện thoại khi thoả mãn 2 điều kiện:
– Người nghe điện thoại không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu.
– Không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu.
+ Trong trường hợp phải nghe điện thoại, người nghe bắt buộc phải ra khỏi phòng họp. Thời gian gián đoạn khỏi cuộc họp tối đa là 5 phút.
5. Văn hóa trong cuộc họp
5.1. Trong các buổi họp có đối tác:
+ Lãnh đạo cao nhất của Tổng công ty có mặt trong cuộc họp ngồi vào ghế chủ toạ.
+ Đối tác ngồi đối diện với lãnh đạo.
+ Người quan trọng thứ hai của Tổng công ty có mặt trong cuộc họp ngồi phía bên tay phải của lãnh đạo cao nhất.
+ Người quan trọng thứ hai của đối tác ngồi phía bên tay phải của đối tác.
+ Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn).
5.2. Trong các buổi họp nội bộ:
+ Lãnh đạo ngồi vào ghế chủ toạ được bố trí ở trung tâm quay mặt ra hướng cửa ra vào
+ Người quan trọng ngay sau lãnh đạo ngồi ở vị trí bên cạnh phía tay phải của lãnh đạo.
+ Tiếp đến người quan trọng tiếp ngồi phía tay trái cạnh lãnh đạo.
+ Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn).
5.3. Văn hóa trang phục:
+ Trang phục sạch sẽ, chỉnh tề phù hợp với nội dung cuộc họp.
+ Đầu tóc gọn gàng, sạch sẽ.
