Khi đã chuẩn bị kỹ càng chương trình nghị sự và khung thời gian, hiệu quả họp phụ thuộc vào khả năng giữ thế chủ động xử lý tình huống, đảm bảo đạt được những mục tiêu đề ra của người điều hành họp.
Trong một bài viết đăng trên tạp chí Harvard Business Review (Hoa Kỳ), tác giả Antony Jay, cố Chủ tịch công ty Video Arts, Ltd (Anh quốc), đã từng đưa ra những phân tích về vai trò của nhà chủ trì cuộc họp. Theo đó, người điều hành cần hiểu vai trò kiểm soát của mình không đồng nghĩa với việc áp đặt ý kiến cá nhân lên các thành viên tham dự, mà là biến mục tiêu chung của cả tập thể thành khung, làm giới hạn để ngăn ngừa những cá nhân đang có nguy cơ phát biểu sai chủ đề, lan man và làm chậm tiến trình giải quyết vấn đề của buổi trao đổi theo dự định ban đầu.
Vai trò của người chủ trì cuộc họp
Điều hành một cuộc họp là kỹ năng thuộc về năng lực lãnh đạo. Chủ toạ trước hết cần phải nắm bắt rõ về mục đích của cuộc trao đổi, tại sao ngày hôm nay lại có cuộc họp này, và đảm bảo tất cả các thành viên tham dự nắm rõ nội dung sự kiện để họ có thể có đóng góp hoặc chuẩn bị cho cuộc họp.
“Ví dụ như trong một số hội nghị ban giám đốc tôi đã từng tham gia, mỗi giám đốc sẽ thay phiên nhau chủ trì cuộc họp. Họ sẽ phải chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp đó, gồm chương trình nghị sự và những báo cáo kèm theo, đồng thời yêu cầu mỗi người tham gia họp đều phải nghiên cứu trước. Trong những cuộc họp kiểu này, nếu vị giám đốc nào mà không xem trước tài liệu thì họ sẽ không thể đóng góp bất cứ ý kiến gì”, bà Nguyễn Thanh Hương, Giám đốc Nhân sự ManpowerGroup Việt Nam khẳng định.
Xuyên suốt cuộc họp, vai trò của người chủ trì là điều hành và kiểm soát nội dung, thời gian và trình tự cuộc họp, thể hiện qua việc lắng nghe kỹ càng và điều phối cuộc họp theo đúng mục tiêu. Khi bắt đầu mọi cuộc họp, chủ toạ sẽ phải thông báo rất rõ ràng với những thành viên tham dự đâu là mục tiêu cần đạt được sau cuộc họp. Với những chủ đề dài và phức tạp, nhiệm vụ của người điều hành là xây dựng cấu trúc cuộc họp một cách hợp lý, thậm chí là viết ra những tiêu đề để các thành viên tham dự dễ dàng nắm bắt dòng thảo luận. Một người điều hành giỏi sẽ biết tại thời điểm nào, mình sẽ nói về vấn đề gì và lúc nào cần dừng phát biểu để lắng nghe thêm ý kiến của những người hiện diện trong cuộc họp. Cuối cùng, người chủ trì cần tổng kết nhanh và rõ ràng những gì cuộc họp đã giải quyết được.
Giải quyết khéo léo vấn đề phát sinh
Theo ông Nguyễn Tấn Hiếu, đồng sáng lập và Giám đốc Kinh doanh của Kyna Group, một người chủ trì cuộc họp tốt sẽ có khả năng định hướng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thảo luận và biết can thiệp, giải quyết vấn đề tức thời. Có nhiều cách lịch sự để người điều hành thể hiện sự can thiệp của mình khi người khác phát biểu, như: rướn người về phía trước, nhíu mày, gật đầu nhẹ… Thông qua việc đưa ý kiến phản hồi, chủ toạ có thể sử dụng nhịp điệu, ngữ điệu để ra dấu hiệu cho thấy cuộc họp cần được đẩy nhanh tiến độ, hoặc thời gian còn nhiều và khuyến khích mọi người tiếp tục đưa ra ý kiến.
Cuộc họp đi đến thành công, hay sa vào thất bại đều có thể khởi nguồn từ những diễn biến ngay trong khi đang thảo luận. Bà Hương chỉ ra những dấu hiệu mà người chủ trì cần để ý và có biện pháp xử lý kịp thời.
1. Người nghe thiếu tập trung: Không có gì gây ức chế hơn là việc có người lướt điện thoại, một số khác ngắm cửa sổ hoặc ngủ gật khi đang nghe phát biểu. Chủ toạ cần tác động và kéo họ trở lại cuộc họp. Với những người lơ đãng, người chủ trì có thể tế nhị nhắc và mời họ phát biểu ý kiến.
2. Cuộc họp không có sự tương tác: Nhiều cuộc họp trở thành màn đọc diễn văn hoặc độc thoại một chiều của người điều hành bởi các thành viên tham dự không đưa ra quan điểm. Sự im lặng này có thể biểu hiện sự đồng ý, hoặc không có ý kiến gì đặc biệt, hay họ cần lắng nghe các ý kiến khác trước khi mình phát biểu. Tuy vậy, có hai loại im lặng có hại cho cuộc họp mà chủ toạ cần chú ý là: (i) im lặng vì lo lắng, là khi người dự họp cảm thấy ngại đưa ra quan điểm, không dám nói; (ii) im lặng vì bất mãn, xảy ra khi có người cảm thấy không thoải mái với chủ đề họp, với chính người chủ trì và quy trình đưa ra quyết định trong cuộc họp. Tất cả những điều này đều có thể được giải quyết nếu nhà điều hành thể hiện mong muốn được nghe ý kiến các bên một cách chân tình và thiện chí.
3. Ý kiến phát biểu không bám theo chủ đề cuộc họp: Một nhân viên khi đứng lên phát biểu có thể tận dụng cơ hội để bày tỏ quan điểm về những vấn đề khác, không đúng trọng tâm. Vai trò của chủ toạ lúc này là can thiệp, bày tỏ cảm ơn và đề nghị xem xét các vấn đề này ở một buổi họp khác trong tương lai hoặc các buổi gặp trực tiếp riêng giữa hai bên.
4. Nói lan man, dài dòng: Đây là trường hợp vô cùng phổ biến ở nhiều cuộc họp mặc dù có thể những ý kiến họ đưa ra là rất thú vị. Một người phát biểu lâu đồng nghĩa với quỹ thời gian cho người tiếp theo bị cắt giảm, gây ra sự khó chịu và bất bình đẳng cho những người khác. Với tư cách là người điều hành, lãnh đạo cần có sự căn chỉnh thời gian và đảm bảo mỗi thành viên đều có quyền phát biểu. Ông Hiếu gợi ý rằng, người chủ trì nên đưa ra quy định cụ thể thời lượng cho mỗi phát biểu và yêu cầu mọi thành viên cần chọn lọc những ý kiến chủ chốt để nêu ra.
5. Xung đột ý kiến: Trước hết, cần phải khẳng định rằng việc càng có nhiều ý kiến được đưa ra trong cuộc thảo luận là dấu hiệu đáng mừng. Buổi trao đổi hiệu quả không bao giờ chỉ là chuỗi các cuộc hội thoại qua lại giữa một, hai thành viên và chủ toạ. Ngược lại, người chủ trì nên khuyến khích nhiều quan điểm được nêu ra và điều tiết việc trao đổi bằng cách định hướng, thăm dò, tóm tắt các ý tưởng.
Ông Hiếu đề xuất hai mô hình thảo luận giúp hạn chế xung đột ý kiến giữa các thành viên và đạt được mục tiêu cuối cùng của cuộc họp là giải quyết vấn đề.
Ứng dụng công nghệ vào họp
Những thành tựu của công nghệ đã và đang tác động mãnh mẽ đến phương thức họp truyền thống (face-to-face). Giờ đây, với telecom và những kênh liên lạc khác, doanh nghiệp không còn phải chi trả những khoản phí đi lại khổng lồ để tập trung những thành viên có liên quan lại một địa điểm để ngồi họp. Trong khi đó, những ứng dụng như Google Calendar cũng giúp giúp người chủ trì phổ biến thông tin về cuộc họp và tài liệu cần nghiên cứu trước đến các thành viên một cách triệt để hơn. Những ứng dụng tin học còn có vai trò to lớn trong việc tập trung, thống kê các dữ liệu thực tế, để người tham gia cuộc họp có thể dễ dàng truy cập, minh hoạ và tham khảo khi đưa ra quan điểm.
Mô hình xương cá Ishikawa
Các vấn đề là hậu quả của một hay nhiều nguyên nhân sâu xa gây ra. Chỉ bằng cách tìm ra và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ này, chúng ta mới có thể giải quyết vấn đề. Biểu đồ xương cá Ishikawa có thể phân tích toàn diện nhân quả và xác định được nguyên nhân sâu xa của các vấn đề, từ đó dễ đạt được đồng thuận trong hướng giải quyết.
Mô hình tư duy thiết kế
Mô hình này giúp các lãnh đạo phát triển tư duy lấy giải pháp làm trung tâm. Lối tư duy này nhấn mạnh vào việc xác định và phân tích vấn đề cốt lõi, phác thảo ra sơ đồ liên kết giữa những dự đoán, các thử thách, tình trạng hiện tại của vấn đề và cả mục tiêu muốn đạt đến. Nó giúp lãnh đạo có thể kiểm soát được những sự thay đổi liên tục, xử lý các vấn đề phức tạp và khuyến khích lời giải tạo ra khác biệt.
Trong trường hợp việc tranh cãi không có khả năng hoà giải, người chủ trì cần “dập lửa”. Giải pháp lúc này là đưa ra những câu hỏi gợi mở để các bên liên quan có thể trình bày quan điểm của mình và phân tích tại sao không nên sử dụng ý tưởng của người còn lại.
6. Quản trị thời gian: Một lỗi điều hành mà các lãnh đạo doanh nghiệp dễ mắc phải nhất là không biết lúc nào nên dừng cuộc họp lại. Trong một vài trường hợp, chủ toạ không nhận ra cuộc họp đã đạt được đến sự đồng thuận và tiêu tốn thêm thời gian để thảo luận những vấn đề không cần thiết. Hoặc mặt khác, họ lại kết thúc cuộc thảo luận quá sớm trước khi mọi người kịp đồng ý về cách giải quyết vấn đề.
Một cuộc thảo luận chỉ nên được dừng lại khi người chủ trì nhận thấy (i) cần có thêm cần bổ sung thông tin, dữ liệu trước khi tiếp tục bàn bạc, (ii) cần có thêm ý kiến của những người đang không có mặt trong cuộc họp, (iii) người tham gia cần có thêm thời gian nghiên cứu vấn đề hoặc trao đổi với các đồng nghiệp, (iv) thời lượng cuộc họp không đủ để đưa ra bất cứ quyết định nào, và (v) khi một vài thành viên tham dự có thể giải quyết được vấn đề mà không cần sự can dự của những người còn lại.
Xử lý sau cuộc họp
Ghi chép lại tiến trình cuộc họp là việc của thư ký, nhưng chủ trì mới là người chịu trách nhiệm rằng biên bản cuộc họp có phán ánh đúng những gì diễn ra thực tế. Phần ghi chép này cần thể hiện rõ (i) thời gian, địa điểm diễn ra cuộc trao đổi và ai là người chủ trì, (ii) những người tham dự và vắng mặt, (iii) vấn đề trong chương trình nghị sự được bàn thảo và các quyết định được đưa ra nếu có, ai là người được phân công tiến hành việc giải quyết vấn đề, (iv) thời lượng cuộc họp và cuối cùng là (v) thời gian, địa điểm của cuộc họp kế tiếp.
