Quy trình tổ chức Hội nghị Hội thảo cần chú trọng đến các mục đích, yêu cầu chung: các cuộc họp quan trọng (các quyết định mang tính pháp lý cao), các buổi đại hội, các buổi hội thảo, các buổi lễ. Muốn tổ chức hội nghị thành công, thì công tác chuẩn bị phải thật tốt.
1. Các công việc chuẩn bị
– Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị
– Lựa chọn ngày, tháng
– Soạn thảo lịch trình, kế hoạch, chương trình nghị sự
– Chọn địa điểm
– Thông báo cho các thành viên, khách mời
– Chuẩn bị tài liệu
– Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nghe nhìn
– Nghiên cứu kỹ các thủ tục nghi thức cho phù hợp
– Bố trí các nhóm chuyên trách (kiểm diện, tặng hoa, đón hoa, hướng dẫn, phục vụ,…)
– Tiếp xúc các diễn giả (nếu là hội nghị, hội thảo).
– Triển khai một số công việc với giới thông tin đại chúng (nếu cần)
– Sắp xếp các dịch vụ ăn uống (nếu có)
– Sắp xếp phương tiện đi lại, nơi nghỉ,…cho các thành viên (nếu từ xa tới).
– Tính toán, dự trù kinh phí.
2. Những công việc khi tiến hành hội nghị
– Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn
– Nhân viên nữ, ăn mặc đẹp để đón tiếp khách
– Nhân viên nam làm nhiệm vụ đón nhận hoa
– Nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu
– Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn
– Cần bố trí một thành viên bám sát công việc cũa các phóng viên (nếu có)
– Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.
3. Sau hội nghị
– Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời
– Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị
– Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gởi các nơi liên quan
– Theo dõi thực hiện các quyết định
– Chuẩn bị thông tin cho cuộc hội nghị sau, họp rút kinh nghiệm tổ chức cuộc hội nghị
– Các công việc còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận )
– Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán.
