TRƯỚC CUỘC HỌP CẦN CHUẨN BỊ:
Chuẩn bị những thứ cần thiết
Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.
Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin
Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian.Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng
Tổng hợp cuộc họp
Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc.
CẤC BƯỚC CHÍNH CẦN THỰC THIỆN:
Bước 1: MỤC ĐÍCH của cuộc họp là gì?
Trước hết, bạn hãy tự hỏi chính bạn mục đích bạn tổ chức cuộc họp là gì. Nghe có vẻ lý thuyết, nhưng hãy GIEO vào tâm trí bạn rằng bạn đang yêu cầu mọi người BỎ RA THỜI GIAN VÔ GIÁ VÀ QUÝ BÁU của họ để tham gia cuộc họp, và có lẽ thặm chí đã phải ĐI MỘT QUÃNG ĐƯỜNG RẤT XA để đến tham dự.
Hãy hỏi chính bạn rằng, liệu cuộc họp này có thật sự là cách tốt nhất để đạt được mục đích đó? Phải chăng một cuộc điện thoại hoặc hoặc một đoạn video cũng có thể truyền tải với hiệu quả tương tự? Hay là, Có chăng ta có thể chỉ cần gửi họ thông tin?
Bước 2: Người tham dự buổi họp nghĩ gì?
Một khi đã rõ mục đích cuộc họp, bạn có thể từ đó xây dựng từ trường khiến người tham dự họp hứng thú từ đầu. Hãy ứng dụng mô hình 5 CẤP ĐỘ TRONG HỌC TẬP, GIAO TIẾP & THAY ĐỔI…
Khuyến khích người tham gia họp nhận diện vai trò của họ trong cuộc họp. Hỏi họ những câu hỏi sau:
- Họ sẽ tham gia vào buổi họ như thế nào?
- Họ muốn nhận được gì từ buổi họp? ( nói cách khác, khuyến khích học tìm ra những kết quả mong muốn cho buổi họp)
Hãy thiết lập cuộc họp dựa trên việc nâng cao giá trị của từng người tham gia và nhấn mạnh lợi ích mà tất cả mọi người sẽ nhận được sau khi đạt được mục đích cuộc họp. Những động tác này còn được gọi là THIẾT LẬP MỤC ĐÍCH & DỰ ĐỊNH. Việc rõ ràng từ đầu như vậy sẽ giúp bạn đạt được mục đích cuộc họp ngay từ những phút đầu tiên. Vì vậy, hãy kiên trì thực hiện việc này dù cho cuộc họp có quy mô nhỏ đến đâu.
Bước 3: Xây dựng ý thức về thời gian
Tạo lập và gieo vào tâm trí người tham gia ẨN DỤ về thời gian NGƯỜI TRONG THỜI GIAN/ NGƯỜI XUYÊN THỜI GIAN.NGƯỜI TRONG THỜI GIAN (thuật ngữ trong NLP muốn nói tính cách riêng của 2 tuýp người liên quan đến thời gian) là người hoàn toàn tập trung vào HIỆN TẠI mà ít để tập xây dựng cho mình một lịch trình hoạt động khoa học; họ thường tập trung quá đà vào cuộc tranh luận mà quên hẳn rằng thời gian trôi qua. NGƯỜI XUYÊN THỜI GIAN (thuật ngữ trong NLP muốn nói tính cách riêng của 2 tuýp người liên quan đến thời gian) thì lại xem quá khứ và tương lai cũng quan trọng chẳng kém gì hiện tại; nên họ thường dễ bị phân tâm bởi chính suy nghĩ lang mang về quá khứ và tương lai tận đâu và quên mật việc họ nên làm. Bằng cách cho người tham gia cuộc họp tham gia một buổi tea-break nhỏ, bạn cho phép NGƯỜI XUYÊN THỜI GIAN & NGƯỜI TRONG THỜI GIAN trao đổi qua lại điểm mạnh và điểm yếu của nhau liên quan đến thời gian, khiến họ hình thành khái niệm về dòng thời gian: QUÁ KHỨ – HIỆN TẠI – TƯƠNG LAI.
Bước 4: Kiểm soát toàn bộ buổi họp
Luôn xem xét và giữ cho cuộc họp đúng tiến độ. Bên cạnh đó, hãy tạo ra những quy luật chung ứng với mục đích của cuộc họp trước khi tiến hành họp. Ví dụ như bạn sắp tiến hành cuộc họp để lấy ý tưởng cho kế hoạch săp tới; hãy đặt ra quy luật như:TRÁNH NÓI KHÔNG, TRÁNH NÓI “KHÔNG THÀNH CÔNG ĐÂU!”, hoặc ĐƯA RA GIẢI PHÁP THAY VÌ NÊU VẤN ĐỀ. Chính những quy luật này sẽ khiến cho cuộc họp dễ đạt được mục đích cuối cùng và cho phép mọi người tự cho chia sẻ suy nghĩ.
Bước 5: Đảm bảo môi trường phù hợp với tính chất cuộc họp
Hãy ứng dụng những động tác hành vi cơ thể để kích hoạt trí não một cách phù hợp. Lấy ví dụ về cuộc họp lấy ý tưởng cho kế hoạch mới, bạn đang kêu gọi mọi người sáng tạo, vậy nên hãy khuyến khích họ nhìn hướng lên trên, hướng mọi người di chuyển và hoạt động để phá bỏ trạng thái “BẾ TẮC Ý TƯỞNG”. Từ đó họ sẽ nảy sinh những ý tưởng mới. Nếu có thể hãy đảm bảo phòng họp ngặp tràn ánh sáng tự nhiên, cho phép những thời gian nghỉ giải lao thường xuyên để giữ năng lượng luôn chuyển hóa.
Bước 6: Kích neo cảm xúc tích cực và loại bỏ cảm xúc tiêu cực
Đây là phần vô cùng quan trọng trong buổi họp để tạo sự hứng khởi trong buổi họp cũng như luôn giữ sự hứng thú cho buổi họp tiếp theo. Tạo ra sự hào hứng đỉnh cao cho người tham gia và NEO cảm xúc tích cực đó lại để người tham gia luôn trong trang thái đầy năng lượng. Và hãy loại bỏ những cảm xúc tiêu cực của người nghe về những buổi họp trước đó.
