Bạn dồn hết tâm huyết và mọi nỗ lực để khởi tạo dự án mới, lên kế hoạch, kiểm soát các thay đổi và cập nhật thông tin với các bên liên quan. Cuối cùng dự án xuất xưởng, bạn thở phào nhẹ nhõm cho rằng mọi nỗ lực của bạn được đền đáp.
Không hẳn vậy!
PM đã quen với việc tập trung mọi nỗ lực vào tiến độ dự án, sản phẩm, đến khi ván đã đóng thuyền, cần chi ngân sách thì lại nảy sinh vấn đề. Từ thời điểm đó trở đi, tài chính của dự án không còn ổn định nữa.
Bền vững tài chính là gì?
Tính bền vững tài chính của dựa án thể hiện ở giá trị khai thác được từ sau khi dự án được chuyển giao. Ví dụ trường hợp sau, bạn chuyển giao một dự án công nghệ phức tạp, đòi hỏi chi phí bảo trì cao trong nhiều tháng liền, chứng tỏ tính bền vững về mặt tài chính của dựa án này thấp, ảnh hưởng đến ngân sách và sẽ càng khó khăn hơn để tổ chức thu được lợi nhuận từ dự án này.
Vậy thì với vai trò là PM, tại sao nên quan tâm đến bền vững tài chính?
Sau tất cả, dù thành công hay thất bại, PM cũng bước tiếp với một dự án mới, vì vậy sẽ không có gì sai khi nói PM nhìn nhận vấn đề dưới cấp độ dự án để xử lý. Tuy nhiên, sự nghiệp của bạn không đơn thuần chỉ với một dự án. Nếu tên tuổi của bạn gắn liền với quá nhiều những dự án dang dở, thậm chí thất bại, sự nghiệp của bạn liệu có còn vững chắc?
Do đó, quá trình lập kế hoạch dự án không thể không cân nhắc đến bền vững tài chính.
Trong bước lập kế hoạch, cần tối ưu hóa các nhân tố quyết định tài chính bền vững, áp dụng các bước sau giúp mang lại giá trị dài hạn cho dự án.
Phân tích chi phí đầu tư để rút ngắn khoảng cách về mặt kỹ năng giữa nhóm dự án và tổ chức
Dự án có thể kết nối các chuyên gia từ các công ty tư vấn, và phòng ban khác nhau. Khả năng tập hợp một nhóm dự án lý tưởng là yếu tố khiến các dự án thú vị hơn. Thật không may, điều này ảnh hưởng đến mức độ tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm dự án. Thử nghĩ xem chuyện gì sẽ xảy ra khi các chuyên gia rời đi, tham gia các dự án khác?
Giải pháp đơn giản cho vấn đề này là tổ chức các lớp đào tạo, đây thực sự là việc làm cần thiết. Tuy nhiên, đầu tư về ngân sách và nỗ lực cho đào tạo còn rất hạn chế, thay vào đó mọi nguồn lực đều chăm chăm hướng đến phát triển dự án và sản phẩm.
Ngoài bồi dưỡng kỹ năng cho nhân sự, cần xác định các nhu cầu khác cần đầu tư về chi phí tùy theo bản chất của từng dự án.
Kiểm tra tính bền vững về tài chính sau dự án.
Hoàn thành dự án chưa phải là điểm cuối cùng, phản ánh và phân tích sau dự án để biết dự án có mang lại giá trị thực sự cho tổ chức hay chưa. Phần thu thập bài học kinh nghiệm thường bị bỏ qua nhưng đây chính là tài sản quy trình tổ chức mà doanh nghiệp nào cũng muốn sở hữu.
Lập danh sách các dự án đã thực hiện trong 12 tháng gần nhất, nếu bạn có nhiều dự án trong thời gian này, lưu ý chỉ chọn ra 3-4 dự án lớn nhất vì những dự án nhỏ (dưới 1 triệu đô) thường sẽ không vướng phải những vấn đề liên quan đến tính bền vững tài chính.
Bạn cần xác định ai là người đang trải nghiệm kết quả dự án mang lại. Ví dụ, nếu bạn triển khai hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), người hưởng lợi từ dự án có thể là phó giám đốc bán hàng. Nếu không chắc chắn về nguồn thông tin, nên tìm ra nhà tài trợ và xin thông tin từ họ.
Tiến đến thảo luận kết quả của dự án
Tổ chức một buổi họp để hỏi thăm về kết quả của dự án,từ đó phân tích xem những dự đoán và ước tính trước đây khi bắt tay vào làm dự án của bạn có chính xác không? Hỏi rõ khoản chi phí nào khó duy trì ở mức hiện tại nhất, và nguyên nhân là gì? Chính từ những thông tin này, bạn rút ra rất nhiều bài học giúp bạn vững chãi hơn, tự tin hơn khi lập kế hoạch dự án.
Phải làm gì nếu bạn là người lãnh đạo PMO?
Nếu bạn là PMO leader hoặc giữ vị trí tương đương, bạn càng phải cân nhắc cẩn thận tính bền vững tài chính của dự án. Trong quá trình bạn lập kế hoạch cho dự án, chương trình hay danh mục, hãy suy xét xem thành quả của dự án sẽ được ứng dụng như thế nào? Nếu các tổ chức triển khai hàng loạt các dự án về trí tuệ nhân tạo, khi đó để ước tính được chi phí kiểm soát và bảo trì là điều không hề đơn giản. Điều đó đòi hỏi nỗ lực lớn để đảm bảo tính bền vững tài chính của dự án.
Ngoài ra, tự trang bị kiến thức về quản lý tài chính là kỹ năng quan trọng. Bạn không nhất thiết phải là nhân viên kế toán, nhưng với vai trò PM, ít nhất phải nắm được các kiến thức tài chính căn bản nhất, nếu không, nguy cơ mắc phải những sai lầm gây tổn hại đến tài chính của dự án là rất cao.
Tác giả: Bruce Harpham
Nguồn: Projectmanagement.com
Người dịch: Thanh Hiền – Masterskills
