SMART trong quản lý dự án là gì?

SMART trong quản lý dự án là gì?

SMART đề cập đến một tiêu chí cụ thể để thiết lập mục tiêu nói chung và mục tiêu của dự án nói riêng. SMART là viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Attainable (Có thể đạt được), Relevant (Có liên quan) và Time-bound (Giới hạn thời gian). Ý tưởng là mọi mục tiêu của dự án phải tuân thủ các tiêu chí SMART để có hiệu quả. Do đó, khi lập kế hoạch cho các mục tiêu của dự án, mỗi mục tiêu nên:

• Cụ thể – S: Mục tiêu nên nhắm vào một lĩnh vực cải tiến cụ thể hoặc trả lời một nhu cầu cụ thể
• Có thể đo lường được – M: Mục tiêu phải có thể định lượng được hoặc ít nhất là cho phép đạt được tiến độ có thể đo lường được
• Có thể đạt được – A: Mục tiêu phải thực tế, dựa trên các nguồn lực sẵn có và các ràng buộc hiện có
• Có liên quan- R: Mục tiêu phải phù hợp với các mục tiêu kinh doanh khác để được coi là đáng giá
• Giới hạn thời gian – T: Mục tiêu phải có thời hạn hoặc kết thúc xác định

SMART trong quản lý dự án

Đi sâu hơn, chúng ta hãy xem xét chi tiết từng tiêu chí SMART.

Mục tiêu nên nhắm vào một lĩnh vực cải tiến cụ thể hoặc đáp ứng một nhu cầu cụ thể. Vì đây là bước đầu tiên trong quy trình đặt mục tiêu SMART nên điều quan trọng là phải càng rõ ràng càng tốt. 

Ví dụ, lưu ý sự khác biệt giữa “Tôi sẽ làm bữa trưa” và “Tôi sẽ dùng bánh mì nướng, bơ đậu phộng và mứt dâu để tạo ra một chiếc sandwich ngon cho bữa trưa”. Ví dụ này cũng minh họa tầm quan trọng của việc lựa chọn từ ngữ. Chúng ta không chỉ lưu ý những thành phần hoặc công cụ nào sẽ được sử dụng để đạt được mục tiêu cuối cùng mà còn nói rõ ai là người thực hiện và là người được hưởng thành quả. Các chi tiết bổ sung thêm như phân loại mục tiêu theo độ ưu tiên cũng góp phần giúp các thành viên dự án dễ dàng hình dung và sắp xếp nhiệm vụ trong dự án.

Mục tiêu phải có thể định lượng được, hoặc ít nhất là cho phép đạt được tiến độ có thể đo lường được. Trong bước này, chúng ta sẽ chọn các điểm đánh dấu tiến độ hoặc KPI của dự án và cách chúng ta sẽ đo lường chúng. Điều này có nghĩa là áp dụng các công cụ phù hợp hoặc cơ cấu lại KPI của chúng ta thành thứ gì đó mà chúng ta có thể dễ dàng theo dõi. Chúng ta cũng cần xác định ai chịu trách nhiệm đo lường tiến độ của mình, khi nào các phép đo này sẽ diễn ra và nơi nào thông tin sẽ được chia sẻ để đảm bảo mọi thông tin trong dự án được thông suốt.

Mục tiêu phải thực tế và dựa trên các nguồn lực sẵn có và các ràng buộc hiện có. Các hạn chế điển hình của dự án bao gồm nguồn lực, ngân sách và thời gian. Người quản lý dự án nên xem xét dữ liệu từ các dự án tương tự trong quá khứ để hiểu rõ hơn về những gì có thể đạt được trong khoảng thời gian này.

Relevant (Có liên quan)

Mục tiêu phải phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, chiến lược hoặc các mục tiêu khác của dự án để mang lại giá trị. Chúng ta cũng có thể chia mục tiêu dự án của mình thành các mục tiêu nhỏ hơn, có liên quan để giữ cho cả nhóm tập trung. Hãy tích cực “loại bỏ” các mục tiêu/mục tiêu phụ không liên quan để tiết kiệm thời gian cho dự án. 

Time-bound (Giới hạn thời gian)

Mục tiêu phải có thời hạn hoặc một kết thúc xác định. Điều này có thể được đo bằng giờ, phút, ngày làm việc hoặc năm tùy thuộc vào phạm vi dự án. Để thiết lập các mốc thời gian cho dự án, chúng ta có thể nhận phản hồi từ các bên liên quan chính về kỳ vọng về thời hạn của họ và so sánh nó với đầu vào của các thành viên trong nhóm.

Chúng ta có thể viết ra các mục tiêu SMART của mình và chia sẻ chúng với đội ngũ dự án bằng tài liệu được chia sẻ hoặc mẫu OKR. Mẫu OKR cho phép bạn xác định, xây dựng, thảo luận, theo dõi và xếp hạng các mục tiêu cho cả nhóm và cá nhân trong bất kỳ dự án cụ thể nào.

Nguồn gốc mục tiêu SMART

Nguồn gốc của phương pháp xác định mục tiêu SMART

Mặc dù thuật ngữ SMART xuất hiện lần đầu tiên trong số ra năm 1981 của một tạp chí quản lý kinh doanh nhưng các mục tiêu SMART đã ra đời từ một thuyết tâm lý của thập niên 1960, nơi các nhà nghiên cứu bắt đầu thử nghiệm mối quan hệ giữa việc ra quyết định có ý thức và kết quả đầu ra. Trong bài báo được trích dẫn của Tiến sĩ Edwin Locke về chủ đề này, ông lưu ý rằng “ý tưởng có ý thức của một cá nhân điều chỉnh hành động của chính họ” và có mối quan hệ trực tiếp với việc thực hiện mục tiêu.

Nghiên cứu của ông cũng phát hiện ra rằng không phải tiền bạc, kết quả hay áp lực bên ngoài thúc đẩy hiệu suất cao. Hành động chia nhỏ một mục tiêu lớn thành một mục đích có ý thức với phương pháp xác định mục tiêu SMART sẽ góp phần gia tăng tỉ lệ thành công của các mục tiêu trong dự án.

Ví dụ về mục tiêu SMART trong quản lý dự án

Như bạn sẽ thấy từ các ví dụ bên dưới, các mục tiêu SMART có thể được áp dụng cho tất cả các khía cạnh của quản lý dự án. Đơn giản hóa mục tiêu SMART là một công cụ mạnh mẽ để sắp xếp toàn bộ nhóm của bạn xung quanh một mục đích chung.

1. Áp dụng một công cụ quản lý công việc (cụ thể) sắp xếp ít nhất 50 (có thể đo lường được) yêu cầu công việc mỗi tuần (có thể đạt được) để nhóm của chúng tôi có thể hợp lý hóa việc phân công nhiệm vụ (có liên quan) trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận (có thời hạn).

2. Tạo mẫu chiến dịch tiếp thị truyền thông xã hội (cụ thể) lên kế hoạch cho một Tweet hàng ngày trong 30 ngày tới (có thể đo lường và đạt được) để tăng mức độ tương tác của đối tượng hiện tại (có liên quan) trước khi chúng tôi ra mắt vào ngày đầu tiên của tháng tới (có thời hạn).

3. Sắp xếp lại lịch trình phân phối dự án hiện tại (cụ thể) bằng cách chỉ định ngày đến hạn mới cho cả 03 nhiệm vụ nhỏ (có thể đo lường được) trong 07 ngày tới (có thể đạt được) để thời hạn ban đầu vẫn giữ nguyên (có liên quan) và khách hàng có thể xem lại các nhiệm vụ trước Thứ Sáu ( có thời hạn).

Nguồn: wrike.com