Nhóm quy trình Khởi tạo dự án (Initiating Process Group) bao gồm các quy trình được thực hiện để xác định một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của một dự án hiện tại bằng cách xin phép để bắt đầu dự án hoặc giai đoạn.
Mục đích của Nhóm quy trình khởi tạo là sắp xếp liên kết các kỳ vọng của các bên liên quan và mục đích của dự án, thông báo cho các bên liên quan về phạm vi và mục tiêu, và thảo luận mức độ tham gia của họ vào dự án và các giai đoạn liên quan có thể giúp đảm bảo sự kỳ vọng của họ sẽ đạt được.
Trong các quy trình khởi tạo, phạm vi ban đầu được định nghĩa và các nguồn tài chính ban đầu được cam kết. Các bên liên quan (mà sẽ tương tác và ảnh hưởng đến kết quả tổng thể của dự án) được xác định. Nếu chưa được chỉ định trước thì giám đốc dự án (Project Manager) sẽ được chỉ định trong giai đoạn này. Thông tin này được ghi trong Hiến chương dự án (hay còn gọi là Điều lệ dự án – Project Charter) và sổ ghi chép các bên liên quan (Stakeholder register). Khi Hiến chương dự án được phê duyệt, dự án được chính thức uỷ quyền, và Project Manager (giám đốc dự án) được phép sử dụng các nguồn lực tổ chức cho các hoạt động của dự án.
Lợi ích chính của Nhóm quy trình này là chỉ những dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức mới được phê duyệt và các tình huống kinh doanh (business case), lợi ích và các bên liên quan được xem xét từ khi bắt đầu dự án.
Trong một số tổ chức, giám đốc dự án tham gia vào việc xây dựng tình huống kinh doanh (business case) và xác định lợi ích. Trong các tổ chức này, giám đốc dự án thường viết các điều khoản của Hiến chương dự án. Trong các tổ chức khác, công việc trước dự án được thực hiện bởi nhà tài trợ dự án, văn phòng quản lý dự án (PMO), ban chỉ đạo danh mục (portfolio steering committee) hoặc nhóm các bên liên quan khác thực hiện. Trong khuôn khổ tài liệu PMBOK Guide – 6th Edition của PMI thì giả định dự án được sự chấp thuận của những người bảo trợ hoặc cơ quan quản trị khác và họ đã xem xét các tài liệu kinh doanh trước khi ủy quyền cho dự án.
Lời khuyên: Nếu giám đốc dự án được tham gia vào việc tạo ra Hiến chương dự án thì sẽ rất tốt, vì khi đó giám đốc dự án hiểu được lý do chi tiết tồn tại dự án đó
Tài liệu kinh doanh là các tài liệu thường có nguồn gốc từ bên ngoài dự án nhưng được sử dụng làm đầu vào cho dự án. Ví dụ về các tài liệu kinh doanh bao gồm các tình huống kinh doanh và kế hoạch quản lý lợi ích. Hình bên dưới cho thấy các tài liệu kinh doanh và nhà tài trợ liên quan đến các quy trình khởi tạo.
Hình 1. Giới hạn dự án
Các dự án thường được chia thành các giai đoạn. Khi điều này được thực hiện, thông tin từ các quy trình trong Nhóm quy trình khởi tạo được xem xét lại để xác định liệu thông tin vẫn còn hiệu lực. Xem xét lại các quy trình khởi tạo vào đầu mỗi giai đoạn giúp giữ cho dự án tập trung vào nhu cầu kinh doanh mà dự án đã được thực hiện để giải quyết. Hiến chương dự án, tài liệu kinh doanh và các tiêu chí thành công được xác minh. Ảnh hưởng, động lực, kỳ vọng và mục tiêu của các bên liên quan dự án được xem xét.
Bao gồm các nhà tài trợ, khách hàng và các bên liên quan khác trong quá trình khởi tạo giúp tạo ra sự hiểu biết chung về các tiêu chí thành công. Nó cũng làm tăng khả năng chấp nhận giao phẩm (deliverable) khi dự án hoàn thành, và đảm bảo sự hài lòng của các bên liên quan trong suốt dự án.
Nhóm quy trình khởi tạo bao gồm 2 quy trình quản lý dự án:
Hình 2. Nhóm quy trình khởi tạo
Phát triển Hiến chương dự án (DEVELOP PROJECT CHARTER)
Phát triển Hiến chương dự án là quy trình phát triển một văn bản chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và cung cấp cho giám đốc dự án quyền sử dụng các nguồn lực tổ chức cho các hoạt động của dự án. Lợi ích chính của quy trình này là nó cung cấp một liên kết trực tiếp giữa dự án và các mục tiêu chiến lược của tổ chức, tạo ra một bản ghi chính thức của dự án và thể hiện cam kết của tổ chức đối với dự án. Quy trình này được thực hiện một lần, hoặc tại các điểm được xác định trước trong dự án. Đầu vào và đầu ra của quy trình này được thể hiện trong hình bên dưới.
Hình 3. Phát triển Hiến chương dự án: Đầu vào và đầu ra
Xác định các bên liên quan (IDENTIFY STAKEHOLDERS)
Xác định các bên liên quan là quy trình xác định các bên liên quan dự án thường xuyên, và phân tích và ghi chép các thông tin có liên quan đến sở thích, sự tham gia, sự phụ thuộc lẫn nhau, ảnh hưởng và tác động tiềm ẩn đến sự thành công của dự án. Lợi ích chính của quy trình này là nó cho phép nhóm dự án xác định được sự tập trung thích hợp để tăng sự hỗ trợ của từng bên liên quan hoặc nhóm các bên liên quan. Quy trình này được thực hiện định kỳ trong suốt dự án nếu cần. Đầu vào và đầu ra của quy trình này được thể hiện trong hình bên dưới.
Hình 4. Xác định các bên liên quan: Đầu vào và đầu ra
