1. Khả năng lãnh đạo

Một số người có thể nghĩ rằng kỹ năng lãnh đạo là bẩm sinh và không thể được đào tạo. Nhưng nó không chính xác hoạt động theo cách đó, vì chúng ta cần thực hành để phát huy hết tiềm năng của mình. Là một trưởng dự án, bạn phải gánh vác những gánh nặng không chỉ từ công việc mà còn từ các mối quan hệ nơi công sở. Nó đòi hỏi bạn phải khuyến khích nhân viên thiếu tự tin và giải quyết xung đột.

Một nhà lãnh đạo tận tâm được kỳ vọng sẽ dẫn đường từ đầu đến khi hoàn thành và đảm bảo rằng dự án được giao đúng thời gian, ngân sách và phạm vi. Người đó phải xuất sắc trong việc phân tích các tình huống và đưa ra quyết định để nhanh chóng ứng phó với các tình huống bất thường.

Quản lý dự án không chỉ là quản lý phi nhân lực mà còn là quản lý nhân lực. Hơn nữa, phong cách lãnh đạo có thể thay đổi đáng kể, tùy thuộc vào bản chất của dự án và tính cách của người lãnh đạo.

2. Đàm phán

Bạn đã bao giờ hối tiếc về khoảnh khắc có thể bị đảo ngược nếu bạn thương lượng thành thạo hơn? Có lẽ bạn đã quá muộn để nhận ra các đặc quyền của đàm phán.

Khả năng thương lượng sẽ mở ra nhiều cơ hội hơn để đạt được những điều tốt nhất tạo điều kiện cho nhóm của bạn hoạt động. Nếu không, bạn có thể mất lợi thế trong trận chiến so sánh.

Đối với người quản lý dự án, ưu tiên hàng đầu là đạt được kết quả đôi bên cùng có lợi trong bất kỳ trường hợp nào và mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng, các bên liên quan và nhân viên của bạn. Vì lý do đó, kỹ năng đàm phán được coi là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà một nhà quản lý phải có.

3. Giao tiếp

Hầu hết các kỹ năng mềm thường đi đôi với nhau, và những gì chúng tôi giới thiệu cho bạn ở đây không phải là ngoại lệ. Để có được những kỹ năng nói trên, trước hết bạn phải trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp. Đây thực sự được coi là nền tảng cho các kỹ năng quản lý dự án khác được nuôi dưỡng.

Giao tiếp không chỉ đơn thuần là nói và lắng nghe. Đó là việc bạn sẵn sàng bước ra khỏi vùng an toàn của mình để chia sẻ ý tưởng và kết nối với những người khác. Nó cũng là về cách lựa chọn từ ngữ có thể đánh bại đối thủ của bạn, làm cho các bên liên quan hài lòng và mang lại lợi thế tốt cho doanh nghiệp của bạn.

Đúng khi nói rằng một nhà quản lý khôn ngoan trước hết cần phải là một nhà diễn thuyết giỏi. Và khi nói đến một dự án, người quản lý cần truyền đạt chiến lược, tầm nhìn và yêu cầu của mình để trao quyền cho tất cả các thành viên trong nhóm.

4. Xây dựng đội ngũ

Một trong những điều bạn nên khẩn trương bắt tay vào thực hiện nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo đầy khát vọng là xây dựng nhóm.

Việc đưa mọi người từ các lĩnh vực khác nhau vào một nhóm phù hợp là khá khắt khe và người quản lý dự án phải đảm bảo rằng lợi ích của mỗi cá nhân phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Họ cũng nên biết những gì cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc tốt để tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.

Giải quyết xung đột nội bộ và đánh giá hiệu quả công việc tạo tiền đề cho việc xây dựng nhóm một cách hiệu quả. Mục tiêu cuối cùng là trao quyền cho đội bằng cách đánh bóng kỹ năng của họ và giúp họ phát huy hết khả năng của mình.

5. Tư duy phản biện

Trong thế giới đang thay đổi như hiện nay, tư duy phản biện cần được điều chỉnh cho tất cả mọi người, không chỉ các nhà quản lý dự án nói riêng. Chúng tôi nghĩ, chúng tôi lắng nghe, nhưng cách chúng tôi phản ứng và phản ứng với một loạt sự việc quan trọng hơn.

Tư duy phản biện là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà mọi nhà quản lý dự án phải có. Bạn cần phải khách quan nhất có thể trong việc phân tích và đánh giá bất kỳ vấn đề nào để tránh hình thành một nhận định thiếu khách quan.

Nó ngăn cản bạn hành động theo cảm xúc hoặc dựa trên kiến thức đã nhận được. Bạn phải đối mặt với các vấn đề hàng ngày khi thực hiện một dự án và bạn muốn các quyết định của mình trở nên công bằng. Điều duy nhất dẫn dắt quyết định của bạn phải là thứ tốt nhất cho dự án.

6. Quản lý rủi ro

Không thể thực hiện một dự án mà không có bất kỳ rủi ro nào. Vì vậy, là một nhà quản lý dự án, tại sao bạn cần có kỹ năng quản lý rủi ro xuất sắc?

Loại kỹ năng này cho phép bạn xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thậm chí cả những mối đe dọa đối với dự án của bạn. Bạn có trách nhiệm chỉ ra các yếu tố rủi ro trong suốt vòng đời của dự án, xem xét và đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng và kiểm soát những rủi ro này bằng cách chuẩn bị trước các giải pháp tiềm năng.

Tuy nhiên, bạn không thể đoán trước được tất cả các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai. Trong trường hợp một vấn đề không lường trước xuất hiện, hãy đảm bảo rằng bạn đã có kế hoạch ứng phó với rủi ro để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực.

7. Hiểu biết về tổ chức

Một nhà quản lý dự án xuất sắc phải nhận thức được tầm quan trọng của sự hiểu biết về tổ chức. Bạn cần hiểu biết toàn diện về mọi khía cạnh của nhóm – từ mục tiêu, động cơ, đến cấu trúc, văn hóa và chuẩn mực, các yếu tố chính trị, v.v.

Đừng ngại hỏi và lắng nghe. Bằng cách chủ động và liên tục cập nhật tình hình hoạt động của đồng nghiệp, bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về bức tranh tổng thể và cải thiện việc ra quyết định. Hãy nhớ rằng với tư cách là người quản lý dự án, bạn có tác động sâu sắc đến những thành viên trong nhóm của mình. Do đó, điều cần thiết là bạn phải thể hiện sự nhiệt tình, thông cảm, tự tin và cởi mở để thúc đẩy sự cộng tác trong tổ chức của bạn.

8 . Các công cụ & kỹ thuật quản lý dự án

Bạn đang sống trong một thế giới có nhịp độ nhanh. Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ, khả năng thích nghi với các công cụ và kỹ thuật mới có thể được coi là một trong những kỹ năng và năng lực quản lý dự án quan trọng.

Trong thời đại của Covid-19, khi mọi người bị nhốt trong ngôi nhà của họ, các công cụ công nghệ giúp quy trình làm việc tại nhà hoạt động trơn tru và hiệu quả. Chỉ cần dành vài phút tìm kiếm trên internet, bạn có thể tìm ra một số lượng lớn các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án hữu ích cho mọi hình thức sử dụng, bao gồm quản lý tác vụ, giao tiếp, lập lịch, theo dõi ngân sách, v.v.

Tin tôi đi, những công cụ mạnh mẽ đó sẽ đóng một vai trò thiết yếu trong việc triển khai dự án của bạn

9. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng

Bạn nên làm gì nếu một nhân viên quan trọng đột ngột xin nghỉ làm?

Bạn nên làm gì nếu cho đến những ngày cuối cùng của dự án, bạn nhận ra thâm hụt ngân sách?

Bạn nên làm gì nếu các sản phẩm của người dùng cuối của nhóm bạn bị khách hàng từ chối theo thời gian?

Trong vòng đời của một dự án, một nhà quản lý phải xử lý nhiều thay đổi và các vấn đề không lường trước được. Nó đòi hỏi bạn phải sẵn sàng thích ứng với mọi tình huống, chuẩn bị một kế hoạch linh hoạt và sẵn sàng thay đổi dự án của mình.

Ngoài ra, tính linh hoạt và khả năng thích ứng – các kỹ năng và năng lực quản lý dự án quan trọng – cũng liên quan đến khả năng bạn đạt được, học hỏi và sử dụng các ý tưởng và kiến thức mới.

10. Sự tự tin và cam kết

Một nhà quản lý dự án giỏi không chỉ thể hiện sự tự tin của mình ngay cả trong giai đoạn khủng hoảng mà còn khuyến khích sự tự tin của mỗi cá nhân trong nhóm. Trong trường hợp xấu nhất, hãy bình tĩnh và dẫn dắt mọi người tìm ra giải pháp hiệu quả.

Một nhà quản lý tự tin sẽ giúp nhân viên cảm thấy gắn bó và nhiệt tình hơn với công việc, điều này góp phần tăng năng suất chung của cả nhóm.

Bên cạnh đó, bạn cần chú trọng đến việc giữ lời. Hãy nhớ rằng điều quan trọng là phải cẩn thận với bất kỳ cam kết nào với tư cách là người lãnh đạo, vì xây dựng danh tiếng và sự đáng tin cậy của bạn cũng là một phần của kỹ năng và năng lực quản lý dự án.

Nó đã kết thúc?

Tất nhiên là không. Một nhà quản lý dự án xuất sắc cần nhiều hơn 10 kỹ năng và năng lực này để dẫn dắt một nhóm đạt được thành công. Trong bài viết này, chúng tôi chỉ đề cập đến những điều cơ bản và quan trọng nhất, và đó có thể là khởi đầu tốt cho một nhà lãnh đạo.