Kỹ Năng Điều Hành Cuộc Họp Hiệu Quả

Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề gì đó. Muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng cơ bản để điều hành tốt cuộc họp của mình.

Chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp

Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần.Trong khoảng thời gian này, bạn xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu,tài liệu…) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp.
Có mục đích rõ ràng và nghiêm khắc về thời gian

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả chính là xác định mục đích của cuộc họp. Mục đích cuộc họp này phải được viết ra giấy và được nêu ra ngay khi bắt đầu cuộc họp. Việc xác địnhcuộc họp giúp bạn xác định được trọng tâm, không lạc đề và có thể điều chỉnh các thành viên dự họp nếu có ai đó muốn câu hoặc kéo thời gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác.

Bắt đầu cuộc họp bạn cần nêu các nội dung:

Mục đích cuộc họp
Thành phần tham dự
Thời gian buổi họp
Các nội dung chi tiết

Tại các doanh nghiệp Việt Nam, tôi thấy tình trạng chờ đợi họp xảy ra phổ biến. Là người quản lý, bạn hãy bắtđầu đúng giờ, và từ chối nêu lại những nội dung đã trình bày khi có người khác đến trễ. Việc này có thể gâysốc cho nhiều người, nhưng nếu buổi họp thật sự quan trọng với họ thì lần sau chắc chắn họ sẽ cân nhắcviệc đến đúng giờ. Bạn cũng có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu cuộc họp. Những người vào trễkhông có lý do sẽ không được tham dự.

Nhiều người sẽ nghĩ nếu tiến hành như vậy, những người quan trọng sẽ làm hỏng cuộc họp nếu họ khôngtham dự thì sao? hãy can đảm tiến hành và nên có biên bản họp. Biên bản họp nên là ý kiến của tập thể, nếu”người quan trọng” không đồng ý kết quả cuộc họp, hãy dùng biên bản họp làm bằng chứng. Bạn cũng có thểtổ chức lại cuộc họp với “người quan trọng”, nhưng động thái cứng rắn của bạn sẽ khiến cho “người quantrọng” lần họp sau với bạn sẽ khó mà đi trễ được.

Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.
Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định

Có nhiều cuộc họp đặc biệt ở các công ty nhà nước thường theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà không có sự trao đổi hai chiều. Điều này rất nguy hiểm, vì nó vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. Nếu theo kiểu mộtchiều như vậy, tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc.

Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hướng, do đó, việc để mọi người nêu ý kiến của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi người thảoluận, bạn cần thực hiện:

Nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề bài)
Mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt của bạn. Bạn cũng có thể chỉ định nếu thấy có ai đó rụt rè trongđám đông và bạn muốn nghe ý kiến của họ.
Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng như vậy.
Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong trường hợp bạn cho rằng ý kiếncủa họ là hợp lý nhưng bạn chưa đủ thông tin để ra quyết định.
Ra quyết định để gút lại vấn đề. Khi bạn đã có các ý kiến, bạn cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyếtđịnh. Các quyết định phải được ghi vào biên bản cuộc họp.

Kết thúc cuộc họp

Đến giai đoạn này, bạn đã có đủ thông tin, bạn bắt đầu giai đoạn kết thúc cuộc họp. Kết thúc cuộc họp, bạn thực hiện :

Xác định lại những vấn đề đã xem xét
Nêu lại những quyết định trong buổi họp
Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa.
Kết thúc cuộc họp và cảm ơn

Sau buổi họp

Hãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan. Ghi nhận lại những kế hoạch  hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện.

Có một đánh giá khá vui trong giới công sở là họ hay nói “sau mỗi buổi họp lại phát sinh nhiều buổi họp vàsau những buổi họp tiếp theo lại phát sinh những vấn đề tiếp theo”, theo tôi điều này sẽ đúng nếu bạn khôngtuân thủ nguyên tắc họp hành. Hãy xem cuộc họp là công cụ điều hành, đừng biến nó thành cỗ máy nuốt thờigian của nhân viên.

—————— ** —————–
👉 Học viện Masterskills Vietnam 👈
 Văn phòng: Lầu 9, Tòa nhà Vietcomreal, 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM
 Thời gian làm việc: Từ 8h30 ~ 17h00 (Từ Thứ hai đến Thứ sáu)
 Học tại Tp.HCM: Tầng 2, Tòa nhà TS Building, Số 17, Đường số 2, Cư xá Đô Thành, P.4, Q.3, Tp.HCM
 Học tại Hà nội: Tầng 7, Trung Tâm TM Vân Hồ, Số 51, Lê Đại Hành, Q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội
 Tel.(028) 22 194 047
 Email:info@masterskills.org

Nguồn: kynang