Những vấn đề khó khăn đang không ngừng xoay quanh trong đầu bạn? Hãy thử sử dụng kỹ năng tưởng tượng để giải quyết chúng. Trước tiên, viết vấn đề của bạn lên một bảng trắng để cùng những người khác phân tích và tìm ra giải pháp theo cách có hệ thống hơn. Tom Wujec, bậc thầy trong việc giải quyết những vấn đề xấu (Wicked Problem Solving – WPS) đã giải thích lý do tại sao hình ảnh lại quan trọng và cách bạn có thể sử dụng trí tưởng tượng cùng với nhóm của mình.
Hình ảnh của Firmbee trên Unsplash
Hãy làm một thí nghiệm nhỏ như sau:
Bên dưới là danh sách 49 trong số 50 tiểu bang của Hoa Kỳ. Hỏi: Trong danh sách này thiếu tiểu bang nào?
Và đây là bài kiểm tra tương tự chỉ khác việc sử dụng bản đồ thay vì danh sách. Vậy, tiểu bang nào còn thiếu?
Bạn thấy dạng bài nào dễ thực hiện hơn? Đề bài nào giúp chúng ta tìm kiếm tiểu bang còn thiếu với ít thời gian hơn?
Thí nghiệm này đã minh họa tầm quan trọng của việc sử dụng hình ảnh để giải quyết vấn đề. Trên thực tế, hình ảnh hoá là trọng tâm của việc giải quyết những vấn đề xấu (WPS), một phương pháp để giải quyết các vấn đề phức tạp và rất khó giải quyết. Khi làm việc với PMI, chúng tôi đã nắm bắt được những kỹ thuật này trong phần Học viên Giải quyết Vấn đề Xấu (Wicked Problem Solving Practitioner – WPSP), một khóa học trực tuyến với bộ công cụ được thiết kế đặc biệt giúp các chuyên gia dự án và mọi người áp dụng tư duy WPS vào các vấn đề thực tế mà chúng ta phải đối mặt.
Vậy tại sao hình ảnh hoá lại quan trọng như vậy? Câu trả lời thật ra rất đơn giản, bởi vì thế giới đang trở nên quá phức tạp. Những thách thức mà chúng ta phải đối mặt – từ biến đổi khí hậu đến chuyển đổi toàn bộ hệ thống kinh doanh – là rất phức tạp. Những vấn đề này liên kết với nhau, rất dễ thay đổi và cũng đầy mơ hồ. Những suy luận tư duy thông thường không thể phân tích chúng một cách thấu đáo. Nhưng hình ảnh có thể giúp chúng ta dịch chuyển những nhiệm vụ mang tính suy nghĩ/tư duy này sang không gian hiện hữu – nơi chúng ta có thể làm việc với chúng một cách có hệ thống và tương tác, gắn kết hơn.
Hình ảnh tốt có thể giúp chúng ta thực hiện một chuỗi các công việc cùng một lúc:
- Đầu tiên là việc diễn đạt và làm rõ những ý tưởng. Trước khi phác hoạ một ý tưởng, bạn hẳn đã suy nghĩ về chúng rất nhiều trước đó.
- Thứ hai là tổ chức và sắp xếp thông tin. Những bộ công cụ trực quan – từ các đường thẳng và vòng tròn đơn giản đến các sơ đồ và ma trận phức tạp hơn – sẽ giúp chúng ta định hình vấn đề. Thí nghiệm ở đầu bài viết đã minh họa rõ điểm này. Rõ ràng, việc trình bày thông tin trạng thái còn thiếu dưới dạng bản đồ hiệu quả hơn dạng danh sách nhiều.
- Cuối cùng là gắn kết và truyền tải thông tin. Thông qua hình ảnh, chúng ta tạo ra một điểm tham chiếu chung giúp các nhóm tập trung, chia sẻ ý tưởng và giải quyết vấn đề.
Không có gì ngạc nhiên khi hình ảnh lại hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề. Toàn bộ 80 phần trăm não bộ của chúng ta được dùng cho việc hình ảnh hoá và chúng ta xử lý thông tin thị giác khác với dữ liệu thính giác hay các tri giác khác. Trên thực tế, các kích thích thị giác có thể được phân phối đến 35 vùng khác nhau trong não, vì vậy, chúng ta có thể xử lý nó song song chứ không phải tuần tự.
Điều gì tạo nên một hình ảnh tốt?
Đầu tiên, hình ảnh phải làm nổi bật những điều quan trọng cần nhấn mạnh. Khi nhìn vào một hình ảnh trực quan, bạn có thể nhận ra ngay những điểm cần lưu tâm.
Thứ hai, nó phải dễ hiểu và rõ ràng.
Cuối cùng, nó phải có khả năng điều chỉnh/thay đổi, tức là cho phép mọi người tham gia vào theo một cách nào đó.
Hình ảnh tốt sẽ đưa mọi người đến khoảnh khắc “a-ha” – khoảnh khắc tìm ra phương pháp để chuyển từ trạng thái hiện tại đến trạng thái mong muốn trong tương lai.
Khi hình ảnh hóa thông tin, điều quan trọng là bạn phải hiểu mình muốn hình ảnh thực hiện công việc gì. Bạn cần nó sắp xếp thứ tự hay ưu tiên một loạt các hành động? Hay sắp xếp thông qua một loạt các lựa chọn chiến lược? Hoặ hiểu được động lực của một tình huống – ví dụ, ai là người có khả năng đưa ra quyết định cuối cùng trong một tình huống cụ thể?
Mỗi mục tiêu trong số này đều có một kỹ thuật hình ảnh hoá khác nhau. Và không có cái nào có thể sử dụng cho tất cả mọi mục đích. Đó là lý do tại sao trong WPSP, chúng tôi minh họa nhiều kiểu hình ảnh khác nhau và giải thích các mục đích khác nhau tương ứng.
Khi hình dung một vấn đề, hãy bắt đầu bằng cách suy nghĩ về các đối tượng và những thách thức khác nhau có liên quan — cả ở trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn trong tương lai. Sau đó, bạn có thể “tạo bối cảnh” bằng cách hình dung các yếu tố khác nhau của tình huống, sử dụng các nút với những người có liên quan, các liên kết để nắm bắt các đầu nối và mối quan hệ cũng như lãnh thổ của họ để thể hiện các lĩnh vực ý nghĩa.
Hình ảnh hoá hoặc đưa các tình huống ra bên ngoài có thể giúp bạn suy nghĩ thấu đáo vấn đề một cách rõ ràng hơn. Bạn có thể bắt đầu nhận thấy sự khác biệt về vai trò của mỗi người và hiểu rõ hơn về động lực tương tác của họ. Bạn cũng có thể thêm chi tiết và bắt đầu thấy các mức độ sắc thái khác nhau mà ban đầu chưa biểu hiện. Trên thực tế, những gì bạn đang làm là chuyển những suy nghĩ thành hình ảnh để bạn có thể mang lại nhiều tư duy phân tích và phản biện hơn đối với những thách thức. Và khi thực hành càng nhiều, điều này càng trở nên dễ dàng hơn.
Bạn cũng không cần bất kỳ công cụ chuyên dụng nào để bắt đầu hình ảnh hoá vấn đề. Tôi đề nghị bạn nên dùng một cuốn sổ tay mà không có dòng kẻ và bút đánh dấu mà bạn yêu thích. Tất nhiên, bạn cũng có thể sử dụng máy tính bảng hoặc các thiết bị điện tử khác.
Chỉ có một yêu cầu duy nhất là yếu tố tinh thần: hãy cảm nhận và loại bỏ các thành kiến cố hữu của chúng ta phải cố gắng giải quyết mọi vấn đề trong đầu. Thay vào đó, hãy đưa vấn đề ra khỏi đầu bạn và viết/vẽ lên một trang bảng trắng hoặc bảng lật. Đừng lo lắng về việc nó trông như thế nào. Thước đo thành công ở đây không phải là giá trị nghệ thuật mà là mức độ hiệu quả của việc bạn sử dụng hình ảnh để suy nghĩ thấu đáo vấn đề, giao tiếp và cộng tác với nhóm để cuối cùng, đưa ra giải pháp giúp thúc đẩy doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn phát triển.
Đôi nét về tác giả: Tom Wujec (sinh ngày 14 tháng 7 năm 1959) là tác giả và biên tập viên của một số cuốn sách, thành viên tại Autodesk, giáo sư trợ giảng tại Đại học Singularity, một diễn giả của TED và là người tiên phong trong việc hình ảnh hoá công việc. Trong thập kỷ qua, Wujec viết và trình bày hơn 200 bài phát biểu quan trọng, bài thuyết trình và hội thảo cho nhiều tổ chức về các chủ đề đổi mới, sáng tạo và đột phá công nghệ. Ông đã phát triển một phương pháp hỗ trợ kết hợp hình ảnh hóa, tạo mẫu nhanh và lập bản đồ kinh doanh cũng như áp dụng nó cho các lĩnh vực tài chính, sản xuất, năng lượng, giải trí và cả các tổ chức phi lợi nhuận.
Nguồn: https://community.pmi.org/t5/the-official-pmi-blog/the-power-of-visualization-to-solve-problems/ba-p/368
Tác giả: Tom Wujec
Vai trò, quyền và trách nhiệm của đội Disciplined Agile Delivery
08 điều ta học được về nhóm trong một năm khó khăn
Tạo ra bảng công việc của riêng bạn: Cách duy trì quy trình quản lý dự án từ xa
