Quy trình quản lý dự án theo chuẩn PMI sẽ bao gồm 5 giai đoạn:
- Khởi tạo (Initiating)
- Lên kế hoạch (Planning)
- Thực thi (Executing)
- Giám sát & kiểm soát (Monitoring & Controlling)
- Đóng dự án (Closing)
Việc khởi tạo dự án được thực hiện để xác định một dự án mới hoặc một giai đoạn mới trong dự án bằng cách đạt được sự phê duyệt để bắt đầu. Mục đích của Nhóm quy trình khởi tạo là liên kết các kỳ vọng của các bên liên quan với mục đích của dự án, thông báo cho các bên liên quan về phạm vi và mục tiêu, cũng như thảo luận về cách thức đạt được chúng.
Giai đoạn khởi tạo bao gồm 2 quy trình:
- Phát triển Hiến chương dự án – Project Charter: là quá trình phát triển một tài liệu chính thức, cho phép sự tồn tại của dự án và cung cấp cho nhà quản lý dự án quyền sử dụng các nguồn lực đáp ứng cho các hoạt động của dự án. Quá trình này cung cấp một liên kết trực tiếp giữa dự án và mục tiêu chiến lược của tổ chức, tạo ra một hồ sơ chính thức của dự án và thể hiện cam kết của tổ chức đối với dự án.
- Xác định các bên liên quan – Stakeholders: là quá trình xác định các bên liên quan của dự án, phân tích và ghi lại các thông tin liên quan về lợi ích, sự tham gia, sự phụ thuộc lẫn nhau, ảnh hưởng và tác động tiềm ẩn của họ đối với sự thành công của dự án. Quy trình này cho phép nhóm dự án xác định trọng tâm cho sự tham gia của từng bên liên quan (hoặc nhóm các bên liên quan).
Nhóm quy trình lên kế hoạch bao gồm các quy trình thiết lập phạm vi tổng thể của dự án, xác định, tinh chỉnh các mục tiêu và phát triển quá trình hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu đó, đem đến thành công cho dự án (hoặc giai đoạn).
Các quy trình trong giai đoạn này bao gồm:
- Phát triển kế hoạch quản lý dự án
- Lên kế hoạch quản lý phạm vi
- Thu thập yêu cầu của các bên liên quan
- Xác định phạm vi dự án
- Xây dựng WBS – Work Breakdown Structure
- Lê kế hoạch quản lý tiến độ
- Xác định và sắp xếp các hoạt động
- Ước tính ngân sách
- Xây dựng tiến độ
- Ước tính và Lên kế hoạch quản lý chi phí
- Xác định ngân sách
- Kế hoạch quản lý chất lượng
- Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực
- Kế hoạch quản lý tài nguyên, nguồn lực
- Dự toán nguồn lực hoạt động
- Kế hoạch quản lý truyền thông
- Kế hoạch quản lý rủi ro
- Nhận diện các rủi ro
- Phân tích rủi ro định tính, định lượng
- Kế hoạch ứng phó với các thay đổi.
- Kế hoạch quản lý mua sắm
- Kế hoạch tham gia của các bên liên quan
Nhóm quy trình thực thi liên quan đến việc điều phối các nguồn lực, quản lý sự tham gia của các bên liên quan, tích hợp và thực hiện các hoạt động của dự án được xác định trong giai đoạn (2). Mục đích chính của giai đoạn này là hoàn thành các công việc cần thiết để đáp ứng yêu cầu của dự án và các mục tiêu đã đề ra theo đúng kế hoạch.
Các quy trình trong giai đoạn này, bao gồm:
- Chỉ đạo và quản lý các công việc của dự án
- Quản lý kiến thức dự án
- Quản lý chất lượng
- Thu thập tài nguyên
- Phát triển và quản lý đội nhóm dự án
- Quản lý truyền thông
- Thực hiện ứng phó rủi ro
- Tiến hành mua sắm
- Quản lý sự tham gia của các bên liên quan
Giai đoạn này bao gồm các quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét, điều chỉnh tiến độ và hiệu quả của dự án theo các khoảng thời gian đều đặn, kịp thời xác định, điều chỉnh các thay đổi và bắt đầu những thay đổi tương ứng.
Các quy trình ở giai đoạn này có thể bao gồm:
- Giám sát và kiểm soát công việc của dự án
- Kiểm soát các thay đổi
- Xác thực phạm vi dự án
- Kiểm soát phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng, tài nguyên (có thể dựa trên đường cơ sở – baseline)
- Giám sát truyền thông
- Giám sát rủi ro
- Kiểm soát mua sắm
- Giám sát sự tham gia của các bên liên quan
Nhóm quy trình đóng dự án bao gồm (các) quy trình được thực hiện để chính thức hoàn thành hoặc kết thúc một dự án (hoặc giai đoạn dự án). Nhóm quy trình này xác minh rằng các quy trình đã được hoàn thành và chính thức xác nhận rằng dự án (hoặc giai đoạn dự án) đã hoàn tất.
