EN |
VN
Góc nhìn PMI: Nhu cầu về năng lực chiến lược để đảm bảo triển khai dự án thành công
Tác giả: Mark A Langley, Chủ tịch và Giám đốc điều hành Viện Quản lý dự án
Ngày 24 tháng 8 .
Các tổ chức trên toàn thế giới đang đối mặt với những thách thức ngày càng phức tạp do môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Do đó, duy trì tính cạnh tranh đòi hỏi yêu cầu quản lý hiệu quả các dự án và chương trình. Các tổ chức thành công, bất kể loại hình kinh doanh nào, đều hiểu được lợi ích của việc triển khai các dự án có kỷ luật: chi phí thấp hơn, hiệu quả cao hơn, sự hài lòng của khách hàng và các bên liên quan được cải thiện, và lợi thế cạnh tranh lớn hơn. Đây là lý do tại sao chúng tôi dốc sức ủng hộ các tổ chức tận dụng quản lý dự án như một năng lực chiến lược để đạt được thành công. Nghiên cứu mới nhất của chúng tôi cho thấy, trong khi nhiều tổ chức đang lắng nghe và áp dụng lời khuyên trên, vẫn còn rất nhiều việc cần được triển khai thực hiện.
Nghiên cứu được công bố đầu năm nay chứng minh rằng các tổ chức trên khắp thế giới đang tiếp tục lãng phí một lượng tiền đáng kể vào các dự án và chương trình mà họ đang giám sát. Trong thực tế, các tổ chức lãng phí khoảng 1 triệu đô la mỗi 20 giây do việc thực hiện chiến lược kinh doanh không hiệu quả thông qua quá trình thực hành quản lý dự án thiếu chất lượng. Điều này tương đương với khoảng 2 nghìn tỷ đô la lãng phí mỗi năm.
Những phát hiện này đã được báo cáo thường niên từ PMI – Pulse of the Profession, Success in Disruptive Times (): Mở rộng bối cảnh phân phối giá trị để giải quyết chi phí cao của hiệu suất thấp. Cuộc khảo sát hàng năm của chúng tôi đã theo dõi các xu hướng toàn cầu chính trong quản lý dự án từ năm 2006. Chúng tôi nhận thấy, trung bình các tổ chức lãng phí 9,9 phần trăm của mỗi đô la – hoặc 99 triệu đô la cho mỗi 1 tỷ đô la – do hiệu suất dự án kém, số liệu trên đã tăng nhẹ từ 97 triệu đô la cho mỗi 1 tỷ đô la so với cùng kỳ năm ngoái. Ngoài ra, nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 31% dự án vẫn chưa đáp ứng mục tiêu của tổ chức, trong khi 43% dự án không hoàn thành trong ngân sách và gần một nửa (48%) không hoàn thành đúng thời hạn.
Niềm tin sai lầm
Kết quả của chúng tôi nói lên sự thật: các nhà lãnh đạo điều hành có thể không đặt niềm tin vào thực tế này, vì 85% những người được khảo sát cho biết họ nghĩ rằng các tổ chức của họ hoạt động rất hiệu quả trong việc triển khai dự án để đạt được kết quả chiến lược. Những yếu tố này dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể cho các doanh nghiệp trên khắp thế giới, đồng thời tác động lên nền kinh tế vĩ mô rộng lớn hơn.
Trong số các khu vực địa lý có trong khảo sát, Trung Quốc đã báo cáo mức lãng phí tiền tệ trung bình thấp nhất cho các dự án (7,6%, hay 76 triệu USD/1 tỷ USD), tiếp theo là Canada (7,7%, hay 77 triệu USD/1 tỷ USD) và Ấn Độ (8,1%, hoặc 81 triệu USD cho mỗi 1 tỷ USD). Ngược lại, Brazil (12,2%, hoặc 122 triệu đô la cho 1 tỷ đô la), Châu Âu (12,7% hoặc 127 triệu đô la cho 1 tỷ đô la) và đất nước cuối cùng, Úc (13,9% hoặc 139 triệu đô la cho 1 tỷ đô la), thống kê được mức lãng phí trung bình cao nhất cho chi tiêu dự án. Thông tin chi tiết được rút ra từ dữ liệu cho thấy phần lớn các tổ chức trên toàn thế giới không chú ý đầy đủ đến thực tiễn quản lý dự án của họ và không triển khai các phương pháp quản lý dự án nhằm hướng đến mục tiêu cụ thể. Do đó, các dự án của họ rơi vào thất bại, dẫn đến sự hao hụt tiềm lực từ tiền bạc, tài nguyên đến thời gian. Trước những tác hại tiềm tàng như trên, các nhà lãnh đạo tổ chức nên tập trung vào những gì quan trọng để đem đến kết quả kinh doanh khả quan. Kết quả từ báo cáo Pulse of the Profession của chúng tôi chứng minh rằng các tổ chức trên toàn thế giới nên xem xét quản lý dự án như một năng lực chiến lược thúc đẩy thành công.
Mặc dù khối lượng tiềm lực lãng phí là rất đáng kể, chúng ta vẫn còn lý do để lạc quan. Như Pulse of the Profession phân tích, thật đáng khích lệ khi thấy rằng một số khu vực đang có những tiến bộ đáng kể và đạt được thành công lớn với việc áp dụng các sáng kiến chiến lược và bảo vệ lợi ích của dự án. Chúng tôi rất hy vọng rằng các tổ chức trên toàn thế giới sẽ đi theo bước chân thành công của các công ty có trụ sở tại Trung Quốc, Canada và Ấn Độ.
Môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt ngày nay thách thức tổ chức trên từng phút giây khi họ phải cố gắng vượt qua sự cạnh tranh của đối thủ và duy trì liên kết với các bên liên quan chính. Để giữ vững vị trí hàng đầu, các tổ chức ở Trung Quốc, Canada và Ấn Độ phải tiếp tục tận dụng nghiệp vụ quản lý dự án để hoàn thành dự án và củng cố các lợi ích dự định. Và để cải thiện vị thế của mình, các tổ chức ở các nơi khác trên thế giới nên tuân theo bước chân thành công của những quốc gia có số liệu hao phí tài lực trung bình thấp nhất.
Giải pháp chiến lược
Dựa trên nghiên cứu trước đây của chúng tôi, rõ ràng có ba chiến lược đặc biệt đang hỗ trợ để các tổ chức tiết kiệm tài chính cho các dự án của họ. Đầu tiên là đầu tư vào các nhà tài trợ điều hành tích cực. Nhìn chung thì, sự hỗ trợ cho một dự án là vô giá. Do đó, sự tích cực tham gia của nhà tài trợ điều hành chính là bước đệm vững chắc để dự án đáp ứng mục tiêu kinh doanh ban đầu. Điều này dựa trên khả năng thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa những người có ảnh hưởng và người thực hiện của nhà tài trợ, qua đó tăng đáng kể sự cộng tác và hỗ trợ, và lần lượt, thúc đẩy tỷ lệ thành công của dự án và giảm rủi ro. Các nhà tài trợ dự án hiệu quả cũng có thể sử dụng ảnh hưởng của họ trong một tổ chức để chủ động vượt qua những thách thức bằng cách liên kết mối quan hệ của dự án với chiến lược, loại bỏ rào chắn và thúc đẩy thay đổi.
Trên toàn cầu, các tổ chức báo cáo rằng, trung bình 38% các dự án không có nhà tài trợ điều hành tích cực, điều này chỉ ra sự cần thiết và cơ hội cho các nhà lãnh đạo điều hành tham gia nhiều hơn vào việc triển khai chiến lược. Chúng tôi cũng nhận thấy rằng các tổ chức có tỷ lệ dự án thành công khả quan hơn (chênh lệch 40%) khi có sự tham gia của nhà tài trợ (trong hơn 80% dự án) so với những dự án không thu hút sự quan tâm từ nhà tài trợ chiến lược (ít hơn 50% dự án của họ). Do đó, dữ liệu cho thấy sự xuất hiện của các nhà tài trợ điều hành là điều kiện quan trọng để dự án đạt được thành công nhất định.
Chiến lược bắt buộc thứ hai là tránh né “phạm vi trượt”. Đây là việc mở rộng không kiểm soát phạm vi sản phẩm hoặc dự án mà không cần điều chỉnh về thời gian, chi phí hoặc tài nguyên. Nó gây ra sự lãng phí tài chính, giảm đi sự hài lòng và trì hoãn các lợi ích của dự án, và nó có thể xảy ra với bất kỳ dự án nào. Về cơ bản, nhiều công việc sẽ được thêm vào dự án so với dự kiến ban đầu, và công việc này không thể được hoàn thiện mà không tác động tiêu cực tới mục tiêu. Trên toàn cầu, 52% các dự án đã hoàn thành trong 12 tháng qua đã trải qua những thay đổi phạm vi hoặc không kiểm soát phạm vi, đó là một sự gia tăng đáng kể so với số liệu 43% được báo cáo cách đây 5 năm.
Chỉ một phần ba của các tổ chức dẫn đầu (các công ty có 80% dự án được hoàn thành đúng hạn và đảm bảo ngân sách) được báo cáo có phạm vi trượt, so với 69% tổ chức kém hiệu quả (các tổ chức có 60% hoặc ít hơn dự án được hoàn thành đúng hạn và giữ vững cam kết ngân sách). Một quy trình cải tiến yêu cầu liên tục có thể giúp các tổ chức kiểm soát phạm vi trượt bằng cách thiết lập phạm vi công việc để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Như được chỉ ra ở các nghiên cứu trước, ba lý do hàng đầu cho thất bại của dự án (thay đổi ưu tiên của tổ chức, thay đổi mục tiêu của dự án và thu thập yêu cầu sai) đều đóng góp vào sự thiếu kiểm soát của phạm vi.
Đảm bảo sự hoàn thiện
Chiến lược thứ ba liên quan đến khả năng hoàn thiện các giá trị. Khả năng cung cấp giá trị là toàn bộ các năng lực cho phép các tổ chức triển khai các dự án và chương trình. Việc nghiên cứu những khả năng này tạo cơ hội để tổ chức thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi điều kiện thị trường bằng cách cân bằng hai yếu tố: hiệu quả và sáng tạo, cũng như thúc đẩy cải tiến liên tục. Điều này cho phép các tổ chức giảm thiểu rủi ro, kiểm soát chi phí và tăng giá trị, đồng thời sử dụng phương pháp quản lý dự án phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của dự án và tổ chức. Mặc dù tầm quan trọng của việc đảm bảo sự hoàn thiện là rất lớn, chỉ có một trong mười tổ chức báo cáo có sự ưu tiên cao trong lĩnh vực này. Trong khi đó, hai trong năm tổ chức, báo cáo rằng việc tạo ra một nền văn hóa dễ tiếp thu thay đổi, tăng cường giá trị quản lý dự án và đầu tư vào công nghệ là những mối quan tâm hàng đầu. Một phần tư các tổ chức xem xét phát triển các kỹ năng cho các nhà tài trợ dự án như một ưu tiên cấp thiết, trong khi chỉ có 31% là ưu tiên phát triển khả năng phân phối giá trị toàn diện. Một lần nữa, chúng ta thấy rằng các tổ chức dẫn đầu đang tạo ra các khoản đầu tư cần thiết và có khả năng cung cấp giá trị cao – 87% so với 5% được thấy ở những tổ chức kém hiệu quả hơn. Về cơ bản, các tổ chức phát triển các khả năng này chứng minh được hiệu suất dự án tốt hơn. Mục tiêu của họ là mang lại những lợi ích, thích ứng với thay đổi và nắm giữ trọng tâm của khách hàng – tất cả để cải thiện tổ chức liên tục và đạt được kết quả kinh doanh tích cực nhất.
Kết quả từ báo cáo Pulse of the Profession năm nay tiếp tục cho thấy mối liên kết rõ ràng giữa quản lý dự án hiệu quả và hiệu quả bộ máy tổ chức. Các tổ chức trên bước đường thành công khi dự án của họ được hoàn thành đúng hạn và giữ vững hạn mức ngân sách, trong khi vẫn đáp ứng mục đích kinh doanh và có sự hoàn thiện về lợi ích cao, đều đã nhận ra tầm quan trọng của quản lý dự án. Họ cũng nhận ra rằng các dự án, chương trình và thực hành quản lý danh mục phù hợp mang đến cho họ lợi thế cạnh tranh lớn hơn so với những đối thủ khác trên thị trường. Quản lý dự án là công cụ để triển khai các chiến lược, nhưng một số tổ chức không thể thu hẹp khoảng cách giữa thiết kế chiến lược và thực hiện chiến lược đó. Nếu tổ chức của bạn không sử dụng thực tiễn quản lý dự án đã được chứng minh vì lợi ích của chính mình, hãy hình dung một sân chơi không bình đẳng khi tổ chức của đối phương đã trang bị đầy đủ các phương tiện để chiến thắng, còn bạn thì không.
Nguồn: https://www.worldfinance.com/strategy/pmi-recognising-the-need-for-strategic-aptitude-to-ensure-successful-project-delivery
Người dịch: Masterskills
một số bài viết liên quan đến chủ đề Quản lý dự án:
1. 7 cách phát triển khả năng của nhà phân tích kinh doanh thông qua dự án
2. Mẹo để PM tương tác tốt hơn với nhà tài trợ
3. 6 cách quản lý tiến độ hiệu quả
