Báo cáo hàng năm Trạng thái Agile (Annual State of Agile Report) lần thứ 14 vào mùa hè năm ngoái đã chứng minh rằng, việc áp dụng Agile nhằm ứng phó với đại dịch COVID-19 hiện nay có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết, đây là một xu hướng sẽ được tiếp tục sử dụng trong suốt .
Thực tế cho thấy, nhiều nhà quản lý vẫn đang “vật lộn” với hình thức làm việc từ xa ngày càng gia tăng mạnh mẽ (đặc biệt, điều cần quan tâm hàng đầu là việc chuyển giao thông tin/giá trị, giữ mối liên kết giữa các nhóm và đảm bảo được sức khỏe cho họ). Theo đó, thực hành phương pháp Agile được xem là giải pháp giải quyết tất cả những thách thức trên.
5 sự kiện đơn giản sau đây, được lấy từ Scrum, sẽ hỗ trợ các nhà lãnh đạo và nhà quản lý kiểm tra một cách thường xuyên các hoạt động của nhóm, và luôn có mặt để giúp đỡ nhóm mà không rơi vào bẫy quản lý vi mô. Dù vậy, nếu luôn giám sát như thể nhóm không được tin tưởng sẽ rất dễ khiến các thành viên đánh mất lòng tin và giảm hiệu suất làm việc.
Một lưu ý trong bài báo cáo của McKinsey vào năm ngoái cho biết: “Khi các tổ chức dần thích nghi với cuộc khủng hoảng COVID-19, các nhóm hoạt động theo mô hình Agile sẽ có lợi thế cạnh tranh đích thực. Các nhóm agile thường rất phù hợp trong thời kỳ biến động, nhờ vào khả năng thích ứng với các mục tiêu kinh doanh luôn thay đổi chóng mặt, cùng thời kỳ công nghệ đột phá và số hóa.”
Chúng ta biết rằng, Agile không chỉ phù hợp với các nhóm làm việc trong lĩnh vực phần mềm. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các phương pháp làm việc của Agile mang lại hiệu quả cho mọi lĩnh vực. Các nhà lãnh đạo/quản lý cần có một khung làm việc tinh gọn để tối ưu hóa sự hợp tác của mọi người trong nhóm, đồng thời tăng khả năng giải quyết các vấn đề về thời gian và mục tiêu hợp tác giữa các thành viên.
5 sự kiện của Scrum sau đây sẽ hỗ trợ mạnh mẽ cho cách tiếp cận phân quyền (phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho toàn nhóm, không tập trung vào một chủ thể nào) của Agile.
Lập kế hoạch – Sprint Planning
Ví dụ, trong sự kiện Sprint Planning, các nhà lãnh đạo có thể sử dụng phương pháp lãnh đạo phân quyền, hoặc phong cách lãnh đạo đầy tớ (servant leadership) để truyền đạt mong muốn của mình cho nhóm. Hai tuần một lần, nhóm tổ chức một buổi trò chuyện để lập kế hoạch, theo đó họ sẽ tập trung đưa ra những việc quan trọng nhất cần hoàn thành trong hai tuần tiếp theo.
Buổi trò chuyện về việc lập kế hoạch giúp nhóm kết nối với nhau, hợp tác giải quyết một vấn đề và đề ra các công việc cần thực hiện giúp đạt được mục tiêu kinh doanh trong hai tuần sắp tới. Các nhà lãnh đạo và toàn bộ nhóm sẽ cùng nhau lập kế hoạch để vạch ra các mục tiêu quan trọng nhất của công ty, các nhà lãnh đạo có thể trình bày chi tiết ý định/mong muốn của mình nhưng nhóm sẽ quyết định “cách thức” hành động.
Kiểm tra mỗi ngày – Daily Scrum
Trong suốt giai đoạn thực hiện kế hoạch, mỗi thành viên sẽ báo cáo công việc đã làm của mình vào mỗi sáng trong tối đa 15 phút. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, Daily Scrum là một sự kiện quản lý rủi ro hàng ngày vô cùng hiệu quả, giúp minh bạch tiến độ của từng thành viên và từ đó dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau trong bất kỳ tình huống khó khăn nào.
Daily Scrum tạo ra môi trường mà các nhóm có thể chủ động giúp đỡ lẫn nhau. Và như chúng ta đều biết, làm việc từ xa có thể khiến ai đó cảm thấy cô đơn hoặc bị ngắt kết nối với tập thể. Vì thế, việc kiểm tra tiến độ công việc hàng ngày là một cứu cánh cho phép bất kỳ ai đang gặp khó khăn hoặc vấn đề đều được nhóm nhanh chóng tham gia hỗ trợ.
Trong giai đoạn đầu khi áp dụng cách thức làm việc mới, các nhà lãnh đạo nên có mặt trong các buổi kiểm tra hàng ngày với tư cách là người cố vấn và hỗ trợ để hướng dẫn nhóm khi cần thiết. Sự có mặt của họ ở giai đoạn đầu là rất cần thiết, cho đến khi nhóm tự phối hợp tốt với nhau thì họ không nên tham gia nữa. Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để các nhà quản lý nắm bắt tình hình và kịp thời giúp đỡ các thành viên có dấu hiệu cần được hỗ trợ. Trong trường hợp cần thiết, các nhà lãnh đạo nên chủ động trợ giúp để nhóm nhận thức được họ sẽ luôn được hỗ trợ khi cần. Vì vậy, Daily Scrum tạo điều kiện thuận lợi để làm việc nhóm và quản lý rủi ro, thúc đẩy tinh thần và giữ cho nhóm luôn tiến lên phía trước.
Buổi sàng lọc, làm rõ yêu cầu trước khi lập kế hoạch
Vào giữa giai đoạn của sprint hai tuần, bạn có thể tổ chức một cuộc họp với nhóm để xem xét những công việc sắp diễn ra trước khi lập kế hoạch chính thức. Đây là cơ hội để người lãnh đạo phối hợp, thảo luận với nhóm về các mục tiêu tiếp theo trong lộ trình phát triển, cũng như lắng nghe những suy nghĩ và cách làm việc của nhóm.
Đánh giá – The Review
Vào cuối mỗi sprint, nhóm sẽ báo cáo công việc họ đã làm trong hai tuần qua, cũng như liệt kê những việc họ đã được giao và thể hiện công việc đó đang tiến hành thế nào (chứ không phải là một bản PowerPoint).
Các giao phẩm được đánh giá dựa trên những tiêu chí đã được xác định trong cuộc họp lập kế hoạch. Bằng cách này, việc đánh giá sẽ làm rõ những phần việc đã được chuyển giao, ngoài ra cá nhân có thể chia sẻ những bí quyết thành công của bản thân và giải đáp được mọi thắc mắc cho các thành viên khác.
Không chỉ vậy, bất kỳ công việc nào còn tồn đọng sẽ được đưa ra thảo luận để trao đổi những thách thức ngăn cản việc hoàn thành công việc của nhóm. Đây cũng là cơ hội tốt để các nhà lãnh đạo hỗ trợ giúp nhóm hoàn thành công việc.
Sự hồi tưởng – The Retrospective
Sau phần đánh giá vào cuối Sprint, bạn sẽ thực hiện sự kiện hồi tưởng – retrospective. Hồi tưởng nhằm giúp nhóm phản ánh hiệu suất công việc của mình, đánh giá những thành công và thách thức trong cách làm việc và đưa ra những lựa chọn, giải pháp phù hợp để hoàn thiện hơn.
Thay vì xem nhẹ việc rút kinh nghiệm và không bắt buộc trong mỗi sprint, các nhà lãnh đạo giỏi nên đảm bảo rằng nhóm sẽ chủ động đánh giá bản thân qua từng bước cải thiện, phát triển không ngừng và tiến bộ hơn theo thời gian. Vai trò của người lãnh đạo là cung cấp sự hỗ trợ và giúp đỡ cho nhóm một cách hiệu quả, đồng thời loại bỏ các nguyên nhân gây mâu thuẫn nội bộ và cho phép nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn nữa.
Những sự kiện này tạo điều kiện để các nhà lãnh đạo hỗ trợ nhóm mình. Họ trao quyền lãnh đạo cho bạn để chắc chắn rằng bạn có thể thay họ giúp đỡ nhóm và luôn có mặt vào đúng thời điểm cần thiết. Đồng thời, họ không cần phải trực tiếp kiểm tra và luôn hỏi nhóm rằng “Mọi người có đang thực hiện đúng 15 phút mỗi ngày không?”
Các sự kiện Scrum mang đến cách tổ chức công việc giúp nhóm có thể tối đa hiệu quả việc hỗ trợ và cộng tác với nhau. Cách này cũng cho phép duy trì được sự minh bạch về tiến độ công việc và những khó khăn của nhóm, từ đó nhận được sự trợ giúp phù hợp vào đúng thời điểm.
Điều chỉnh khung làm việc sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn
Tất nhiên, mỗi nhà lãnh đạo và tổ chức có thể điều chỉnh khung làm việc kể trên sao cho phù hợp với môi trường của họ. Ví dụ nếu việc thực hiện Daily Scrum vào mỗi buổi sáng với bạn là quá nhiều, bạn có thể thực hiện việc đó cách ngày – trong phần Retrospective nhóm sẽ thống nhất cách làm phù hợp.
Trong nhiều khía cạnh, sự chuyển đổi từ làm việc chung tại văn phòng sang làm việc từ xa đóng vai trò là điểm mạnh trong việc thực hành Agile. Vì nó tổ chức hình thức giao tiếp và cộng tác dựa trên điều kiện thực tế. Mỗi sự kiện đều định hướng nhóm của bạn đi đến sự cộng tác và việc làm có mục đích.
Khi chúng ta làm việc trong môi trường trực tiếp với nhau, những điều này diễn ra một cách tự nhiên, nhưng khi chúng ta làm việc từ xa, chúng ta phải tạo ra và lên kế hoạch cho những công việc bình thường một cách có chủ đích hơn. Đó chính xác là lý do tại sao cách làm việc theo mô hình Agile đem lại giá trị cao cho hình thức làm việc từ xa. Nếu không có những yếu tố này, chúng ta không thể cùng thực hiện đúng trọng tâm mục đích công việc và giám sát được tiến độ. Điều này dẫn đến việc các thành viên và cá nhân sẽ dễ mất kết nối với tập thể.
Nhiều người sẽ vì ngại làm phiền các thành viên khác mà không đề nghị được hỗ trợ khi cần. Nhưng với cách hoạt động của Agile thì mọi thứ đã được thiết lập để bạn không phải đơn phương yêu cầu sự trợ giúp. Bạn chỉ cần tham gia vào các sự kiện và báo cáo tiến độ của mình. Điều này giúp nhóm dễ dàng nhận thấy liệu bạn có cần sự hỗ trợ hay không. Có nghĩa là họ sẽ nhìn ra được khó khăn bạn gặp phải và chủ động giúp đỡ bạn một cách tự nhiên.
Điều quan trọng và thực sự dễ dàng trong phương pháp này là cho dù nhóm được phân bổ, làm việc hoàn toàn từ xa hay làm việc theo kiểu kết hợp thì tiến độ luôn vận hành liền mạch, trơn tru. Bản thân các sự kiện diễn ra ở đâu không còn là vấn đề quan trọng; điều quan trọng ở chỗ chúng mang lại sự minh bạch hoàn toàn về các hoạt động của nhóm. Vậy bạn đã tìm ra những cách tiếp cận để hỗ trợ các nhóm mình từ xa chưa?
Lược dịch: Ngô Hạ Vi
Nguồn: How Agile Practices Enable Remote Working – Tác giả: Jay Rahman
Jay Rahman là một chuyên gia đào tạo Scrum (Professional Scrum Trainer) đầy nhiệt huyết và là chuyên gia tư vấn tích cực với nguồn kiến thức chuyên sâu. Ông có hơn 20 năm làm việc tuyến đầu với các nhóm và các nhà lãnh đạo trong nhiều môi trường kinh doanh, bao gồm cả lĩnh vực phát triển phần mềm và tài chính. Trước hiện trạng các nhóm/tổ chức gặp không ít khó khăn trong điều phối hoạt động do đại dịch COVID-19, Jay đã có những chia sẻ thiết thực về phương pháp hỗ trợ các tổ chức làm việc hiệu quả.
Thủ thuật giúp bạn có được sự đồng tình nhanh nhất từ sếp
Bật mí 9 cách để nhà quản lý dự án nổi bật trước đám đông
8 sai lầm thường gặp khi quản lý dự án và biện pháp khắc phục
