02 phương pháp nén tiến độ trong PMP: Crashing và Fast Tracking

Crashing là gì?

– Là kỹ thuật nén tiến độ nhằm rút ngắn thời lượng của hoạt động bằng cách thêm vào nguồn lực bổ sung (tài lực và/hoặc nhân lực).

– Crashing làm tăng chi phí vì nguồn lực bổ sung có thể thêm từ việc:

• Làm thêm giờ/Tăng ca
• Thêm nhân lực
• Thuê ngoài

– Crashing thường được cân nhắc sử dụng sau kỹ thuật Fast-Tracking.

– Giám đốc dự án cần quyết định hoạt động nào có thể dùng phương pháp này với chi phí thấp nhất và mang lại hiệu quả cao nhất.

– Crashing có thể dẫn đến rủi ro tạo ra lỗi hay phải làm lại (rework).

Fast-Tracking là gì?

– Là kỹ thuật nén tiến độ bằng cách thực hiện các hoạt động song song với nhau (một phần hoặc toàn bộ) để tiết kiệm thời gian.

– Các hoạt động được thực hiện song song nên cần phân tích kỹ để đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và cả hai hoạt động có thể thực hiện đồng thời cùng lúc với nhau (có thể chồng chéo một phần hoặc toàn bộ hoạt động)

– Kỹ thuật này thông thường không cần thêm nguồn lực bổ sung khác

– Fas-Tracking có thể tạo ra thêm rủi ro

– Đây là phương pháp được ưa chuộng khi cần nén tiến độ

Cả hai kỹ thuật Crashing và Fast-Tracking đều phải áp dụng cho các hoạt động nằm trên Đường tới hạn (Critical Path) để có thể rút ngắn thời hạn dự án. Nếu áp dụng cho các hoạt động không nằm trên Đường tới hạn (Critical Path), nó sẽ chỉ làm tăng độ trễ (Float) mà không hề rút ngắn thời hạn dự án. (Lưu ý: Critical Path có thể khác đi khi các hoạt động của dự án có độ trễ).

Minh họa hai kỹ thuật Crashing và Fast-Tracking

Lấy Dự án Chuẩn bị học và thi PMP làm ví dụ

Giả sử bạn lên kế hoạch chuẩn bị cho kỳ thi PMP trong 2 tháng với 3 giờ tự học mỗi ngày. Sau một tháng ôn luyện, bạn hoàn thành được 40%. Bạn dự đoán được có thể mình sẽ không chuẩn bị đầy đủ đúng như thời gian dự kiến cho kỳ thi, nên bạn muốn nén tiến độ học để hoàn thành 60% các hoạt động còn lại trong vòng một tháng.

Bây giờ, theo lời khuyên chung, bạn bắt đầu “Fast Tracking” việc ôn thi của mình bằng cách:

• Thực hiện và vượt qua bài thi cuối cùng của khóa luyện thi trực tuyến sau khi hoàn thành mức độ phần trăm yêu cầu của khóa học (ví dụ: 80%) để lấy chứng chỉ 35 giờ đào tạo bắt buộc cho kỳ thi PMP. Sau đó, bạn tiếp tục học các nội dung còn lại của bài thi trong khi PMI đánh giá hồ sơ đăng ký thi để tiết kiệm thời gian (như vậy, bạn thực hiện song song việc nộp đơn đăng ký thi và học để lấy chứng nhận 35 giờ đào tạo bắt buộc)
• Thực hiện 1 bài thi thử hoàn chỉnh trước khi đọc qua toàn bộ giáo trình thi để đánh giá mức độ sẵn sàng của mình cho kỳ thi PMP

Tuy nhiên, sau khi thực hiện kỹ thuật “Fast-Tracking”, bạn vẫn chưa đủ tự tin rằng mình có thể đạt được mục tiêu, nên bạn sử dụng tiếp kỹ thuật “Crashing” như sau:

• Tăng thời gian học mỗi ngày lên 4 giờ vào các ngày trong tuần và 8 giờ vào cuối tuần (bạn dành thêm thời gian để ôn luyện)
• Mua một bộ Flashcard PMP để giúp ghi nhớ nhanh hơn các ý chính trong bài thi (bạn bỏ thêm tiền)
• Đăng ký khóa luyện thi trực tuyến để có thể tranh thủ nghe thêm các bài học trong những lúc di chuyển (bạn tiếp tục bỏ thêm tiền)

Bằng việc sử dụng hai kỹ thuật trên, bạn đã chuẩn bị đầy đủ, kịp thời cho kỳ thi và vượt qua nó trong lần thử sức đầu tiên. Chúc mừng bạn!

Tóm lại, Crashing và Fast-Tracking là hai kỹ thuật nén tiến độ phổ biến nhất nhằm rút ngắn thời hạn dự án để trong trường hợp bị trễ vẫn đảm bảo phạm vi dự án. Fast Tracking là thực hiện song song (một phần hoặc toàn bộ) các hoạt động ban đầu trong khi Crashing là thêm vào các tài nguyên bổ sung để rút ngắn thời lượng thông thường của các hoạt động.

Fast-Tracking được ưa tiên lựa chọn hơn Crashing vì Fast-Tracking không liên quan đến tài nguyên cũng như chi phí bổ sung, ảnh hưởng đến hiệu suất ngân sách của dự án. (nếu không, điều này đã được kết hợp với Kế hoạch Dự án ngay từ thời điểm ban đầu) – rủi ro làm lại này cần được cân bằng một cách cẩn thận so với lợi ích của việc nén tiến độ.

Ngoài ra, có thêm một kỹ thuật nén tiến độ khác cũng hiệu quả là cắt giảm phạm vi dự án, nhưng điều này có thể ảnh hưởng đến mục tiêu dự án và do đó không phải là cách ưa chuộng để thực hiện.

Hy vọng bài viết này có thể minh họa rõ sự khác biệt giữa Crashing vs Fast Tracking đến bạn.