Resource Leveling vs Resource Smoothing là gì?

Suốt quy trình “Phát triển Tiến độ Dự án”, các hoạt động thường được sắp xếp theo thứ tự trước và sau đó phân chia cho nguồn lực tương ứng dựa trên sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động (hoặc là phụ thuộc bắt buộc, hoặc là phụ thuộc tùy ý) mà không có sự cân nhắc về khối lượng các công việc. Do đó, một số nguồn lực có thể bị quá tải. Để giải quyết vấn đề này, người ta sử dụng kỹ thuật tối ưu hóa nguồn lực. Vậy Resource Leveling vs Resource Smoothing là gì?

Resource Leveling

Resource Leveling (tạm dịch là “san phẳng nguồn lực”) là kỹ thuật tối ưu hóa nguồn lực mà theo đó, Giám đốc dự án điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các hoạt động dựa trên các hạn chế về nguồn lực để cân bằng giữa nhu cầu nguồn lực so với nguồn cung sẵn có.
Resource Leveling có thể được sử dụng khi nguồn lực dùng chung (shared resources) hoặc nguồn lực quan trọng chỉ có sẵn tại một số thời điểm nhất định hoặc với số lượng hạn chế, hoặc được phân bổ quá mức, chẳng hạn như khi nguồn lực đã được chỉ định cho hai hoặc nhiều hoạt động trong cùng một khoảng thời gian, hoặc cần phải duy trì việc sử dụng nguồn lực ở mức không đổi. Việc san phẳng nguồn lực thường có thể khiến đường tới hạn (critical path) ban đầu thay đổi – kéo dài hơn. Các path mà không phải là critical path thì có sẵn float, và float có thể được sử dụng trong san phẳng nguồn lực.
Resource Leveling luôn luôn được thực hiện trước.
Ví dụ: Trong điều kiện bình thường, một thành viên dự án làm việc 45 giờ mỗi tuần, nếu giao một người khối lượng công việc lớn hơn 45 giờ một tuần nào đó, hoạt động này cần được “san bằng” và giảm xuống còn 45 giờ, tức là công việc này sẽ mất nhiều ngày hơn để hoàn thành so với dự kiến ban đầu. Ràng buộc “45 giờ mỗi tuần” này có thể là một quy định theo luật và dự án chúng ta cần tuân thủ.

Resource Smoothing

Resource Smoothing (tạm dịch là “làm mịn nguồn lực”) là kỹ thuật tối ưu hóa nguồn lực mà theo đó, Giám đốc dự án điều chỉnh thời gian của các hoạt động để yêu cầu nguồn lực không vượt quá giới hạn đã xác định trước.
Giới hạn đã xác định trước có thể theo chính sách của công ty, ví dụ như là không làm việc quá 38 giờ mỗi tuần.
Trong làm mịn nguồn lực, trái ngược với san lấp nguồn lực, đường tới hạn của dự án không bị thay đổi và ngày hoàn thành có thể không bị trì hoãn. Nói cách khác, các hoạt động chỉ có thể bị trì hoãn trong phạm vi free float hoặc total float. Làm mịn nguồn lực có thể không tối ưu hóa tất cả các nguồn lực.
Resource Smoothing được thực hiện sau Resource Leveling nhằm đảm bảo nhu cầu về một nguồn lực cụ thể được cân bằng theo thời gian, ví dụ như là kế hoạch ban đầu yêu cầu nguồn lực làm việc 45 giờ/tuần trong 3 tuần đầu tiên và 20 giờ/tuần trong 2 tuần kế tiếp, Resource Smoothing sẽ cố gắng “làm mịn” giờ làm việc xuống khoảng 35 giờ cho cả 5 tuần trong suốt thời lượng dự án.
Trong khi thực hiện Resource Smoothing, cần chú ý cân bằng giữa giới hạn mong muốn đã xác định trước với tổng thể thời lượng của hoạt động/dự án. Về mặt này, không phải khi nào giới hạn mong muốn đã xác định trước cũng khả thi để áp dụng.

Tham khảo: Lựa chọn phương pháp quản lý dự án CNTT phù hợp: Bài học từ lịch sử

Ví dụ minh họa về Resource Leveling

Một người học PMP có tên David, đang làm công việc toàn thời gian, mỗi tuần anh tập trung học và ôn luyện thi PMP tối đa được 20 giờ. Tuy nhiên, anh muốn dành thời gian ôn thi PMP khoảng 15 giờ mỗi tuần để dành chút thời gian còn lại cho gia đình, và nhất định không được học quá 15 giờ/tuần. Vậy thì ngưỡng 15 giờ/tuần là ngưỡng để san phẳng nguồn lực (resource leveling).

Kế hoạch ban đầu David ước chừng có thể học 20 giờ/tuần, và phải mất khoảng 50 giờ mới hoàn thành được khóa học và làm bài thi cuối khóa; nghĩa là sau 2,5 tuần thì có thể hoàn thành khóa học. Tuy nhiên vì mong muốn dành thời gian cho gia đình và chỉ được học tối đa 15 giờ/tuần nên David sử dụng kỹ thuật Resource Leveling để kéo dài tiến độ học lên thành 3,33 tuần (3,33 = 50/15).

Ví dụ minh họa về Resource Leveling và Resource Smoothing

VỀ RESOURCE LEVELING:

Dự án kéo dài 7 tuần với một nguồn lực nhân sự được sử dụng từng tuần như trong hình vẽ đầu tiên (phía trên, bên trái). Giả thiết quy định mà pháp luật cho phép là nhân viên được làm việc tối đa 45 giờ/tuần. Trong hình vẽ đầu tiên chúng ta thấy có 4 tuần: tuần số 1, 2, 5, 7 bị quá tải và nhân sự này phải làm việc nhiều hơn 45 giờ/tuần – trái quy định pháp luật. Do đó người giám đốc dự án thực hiện “cắt bỏ phần công việc lố” (là những phần công việc nằm trên ngưỡng 45 giờ/tuần) để tuân thủ quy định của pháp luật, bằng cách chuyển các phần công việc này sang các tuần số 8 và tuần số 9. Việc “cắt bỏ phần công việc lố” chính là Resource Leveling (san phẳng nguồn lực).

Resource Leveling THƯỜNG (1) kéo dài thời gian của CRITICAL PATH (2) trong dự án.

(1) Tại sao là “THƯỜNG” mà không phải là “luôn luôn”? => Nếu chỉ bị quá tải nguồn lực của các các hoạt động KHÔNG nằm trên critical path (có thể là near critical path, hoặc các path bình thường có float lớn) thì CÓ THỂ KHÔNG ảnh hưởng critical path, nghĩa là có thể không kéo dài tiến độ toàn bộ dự án.

(1.1) Khi nào “KHÔNG nằm trên critical path” mà có thể KHÔNG ẢNH HƯỞNG critical path? => Khi mà “near critical path, hoặc các path bình thường có float lớn” bị kéo dãn tiến độ nhưng vẫn ngắn hơn critical path hiện hữu => không ảnh hưởng đến tổng tiến độ dự án.
(1.2) Khi nào “KHÔNG nằm trên critical path” mà có thể ẢNH HƯỞNG critical path? => Khi mà “near critical path, hoặc các path bình thường có float lớn” bị kéo dãn tiến độ và dài hơn critical path hiện hữu, khi đó “near critical path, hoặc các path bình thường có float lớn” sẽ biến thành critical path mới và sẽ ảnh hưởng kéo dài toàn bộ tiến độ dự án.

Tham khảo: Nâng cao tính hợp tác trong nhóm - Các kĩ thuật cần có của Project Manager

(2) Tại sao kéo dài CRITICAL PATH?

Khi việc san phẳng nguồn lực này là san phẳng nguồn lực của các hoạt động trên critical path => kéo dài critical path
Hoặc khi rơi vào tình huống (1.2) ở trên

VỀ RESOURCE SMOOTHING:

Ví dụ dự án kéo dài 9 tuần (sau khi đã thực hiện Resource Leveling) và không có tuần nào bị quá tải vượt quá 45 giờ/tuần. Trong hình vẽ số 2 (phía trên, bên phải) thì đang có tuần số 6 và tuần số 8 làm việc rất ít. Giả thiết rằng quy định của công ty CỐ GẮNG đạt mục tiêu nhân sự chỉ cần làm việc khoảng 38 giờ/tuần (tốt hơn quy định của luật là 45 giờ/tuần).

Resource Smoothing (làm mịn nguồn lực) nghĩa là tuần nào làm việc vượt quá 38 giờ thì CỐ GẮNG CẮT BỚT. Việc làm mịn nguồn lực này để có thể “làm mịn” / “làm dịu” / “cân bằng” (smooth) việc phân bổ nguồn lực để không bị chênh lệch trong việc sử dụng nguồn lực ở các tuần khác nhau quá nhiều; vì có nhiều tuần làm gần 45 giờ, nhưng có tuần 6 và tuần 8 thì làm việc rất ít chỉ khoảng 20 giờ/tuần.

Giả sử tuần 1 đang làm việc 45 giờ, và mục tiêu Smoothing là 38 giờ/tuần. Khi đó chúng ta sẽ CỐ GẮNG cắt 7 giờ (7 = 45 – 38) của tuần 1 để “nhét vào” các tuần nào đang làm việc ít hơn 38 giờ.

Giả sử tuần 6 đang làm việc 20 giờ (nghĩa là có thể làm thêm 38 – 20 = 18 giờ so với mục tiêu Smoothing 38 giờ), thì khi đó tuần 6 có thể cộng thêm 7 giờ đã cắt của tuần 1 ở trên và tuần 6 sẽ làm việc 20 + 7 = 27 giờ. Tuần 1 lúc này làm việc 38 giờ. Cả 2 tuần là tuần 1 và tuần 6 đều tốt.
Giả sử tuần 6 đang làm việc 35 giờ (nghĩa là có thể làm thêm 38 – 35 = 3 giờ so với mục tiêu Smoothing 38 giờ), thì khi đó tuần 6 có thể cộng thêm 3 giờ đã cắt của tuần 1 ở trên và tuần 6 sẽ làm việc 35 + 3 = 38 giờ. Tuần 1 lúc này chỉ mới được cắt 3 giờ nên còn làm việc 45 – 3 = 42 giờ (> 38 giờ), nên tuần 1 vẫn còn bị lố 4 giờ làm việc so với mục tiêu CỐ GẮNG đạt được của chúng ta. Khoảng thời gian 4 giờ còn lố ở tuần 1 này có thể tiếp tục được thực hiện Smoothing ở tuần 8.

Tham khảo: Tạo ra bảng công việc của riêng bạn: Cách duy trì quy trình quản lý dự án từ xa

Đối với Resource Smoothing thì chúng ta “cố gắng” làm mịn nguồn lực, chứ không phải san phẳng nguồn lực như Resource Leveling. Do đó sau khi thực hiện Resource Smoothing thì Critical path không đổi.

Tóm lại, mục đích cuối cùng của kỹ thuật tối ưu hóa tiến độ là:

Nếu để đáp ứng ràng buộc về nguồn lực (như các yêu cầu theo luật định, nguồn lực sẵn có), nên thực hiện Resource Leveling. Resource Leveling cần thiết vì kế hoạch ban đầu không thực tế, không khả thi.
Nếu để tối ưu tốt hơn nguồn lực hoặc đạt được mức độ nỗ lực kỳ vọng (như cho phép nguồn lực làm việc 38 giờ mỗi tuần), nên thực hiện Resource Smoothing. Resource Smoothing được ưa thích hơn nhưng không hoàn toàn cần thiết.

MỌI CHUẨN BỊ CHO PMP

Các thuật ngữ dễ nhầm lẫn trong bài thi PMP và Giải thích chuyên sâu

Bonus PMI Gaps

Bonus Agile Gaps in PMP exam

PMP GUIDE 2021 – HƯỚNG DẪN LUYỆN THI PASS PMP 2021 ON THE FIRST TRY TOÀN DIỆN