Đề xuất sớm để nhận sự hỗ trợ dễ dàng hơn
Giao tiếp cụ thể với nhà tài trợ về các trở ngại thời gian, ngân sách và tiến độ ngăn cản bạn hoàn thiện dự án. Ví dụ, bạn có thể nói:
“Hãy sẵn sàng vì chúng ta sẽ phổ biến tiến độ dự án sau khi kết thúc giai đoạn thu thập yêu cầu. Thời điểm đó tất nhiên ta sẽ phải đối diện với phản ứng từ những nhóm bị hạn chế về nguồn lực. Điều quan trọng là chúng ta cần nhắc nhở họ về mức độ ưu tiên cao của dự án. Giao tiếp sớm sẽ ngăn chặn sự chậm trễ và giúp tiết kiệm thời gian hơn. ”
Đưa ra một lời đề nghị khó từ chối
Nếu như bạn đã thông báo trước với nhà tài trợ thì khi bạn có yêu cầu, họ sẽ dễ dàng nhận lời hơn. Tuy nhiên, cũng có trường hợp khi bạn yêu cầu một sự can thiệp ở một mức độ nào đó, lại như sự áp đặt đối với nhà tài trợ. Hãy nhớ rằng nhà tài trợ có thể đang lập kế hoạch cho chiến lược năm sau của tổ chức, và nếu làm sai họ có thể làm thất thoát hàng triệu đô la. Hoặc nhà tài trợ đang tham gia vào quá trình tái cơ cấu tổ chức và có khả năng sẽ thay đổi cơ cấu quyền lực của các nhà lãnh đạo. Rất nhiều thứ phân tán họ.
Hãy nhớ rằng nhà tài trợ thường hướng tới kết quả, như một phần của cách đánh giá hiệu suất dự án. Vì vậy, bạn phải có khung yêu cầu cho sự can thiệp về kết quả. Các biện pháp đo lường kết quả thường liên quan đến lịch trình, chi phí và chất lượng. Nhưng đừng quên rằng nhà tài trợ cũng nghĩ về lợi nhuận và kết quả kinh doanh sau thuế.
Ví dụ, tiếp tục từ ví dụ trước, giả định rằng các yêu cầu đã hoàn thành và bây giờ các phòng ban nhất định đang né tránh bạn thay vì cung cấp nguồn lực cho dự án. Bạn có thể nói với nhà tài trợ:
“Sự hỗ trợ từ anh/chị là rất cần thiết để truyền đạt mức độ ưu tiên dự án cho các bên liên quan. Chúng tôi đã hoàn thành các yêu cầu và đang bắt đầu nhận ra sự phản ứng từ các phòng ban. Họ báo cáo rằng họ không thể chuyển nhượng nguồn lực cho dự án tại thời điểm này như đã thỏa thuận trước đây. Như đã từng thảo luận, ta đều hiểu được mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Điều này sẽ ảnh hưởng tiến độ và có thể anh/chị sẽ không thể giảm chi phí vận hành trong năm như mục tiêu đề ra. Đây là bản giao tiếp nháp để chỉnh sửa nếu anh/chị thấy phù hợp.”
Tránh hành vi phản tác dụng
Những gì bạn không làm cũng quan trọng. Đừng “khóc như sói”, nghĩa là yêu cầu can thiệp quá sớm hoặc không có giải trình hợp lý. Bạn sẽ tiêu tốn thời gian của nhà tài trợ một cách lãng phí.
Không bao che cho các xu hướng tiêu cực. Nhà tài trợ nên tin tưởng báo cáo/khả năng của bạn, nếu không yêu cầu của bạn sẽ bị nghi ngờ. Rất hữu ích nếu khi bạn trình bày một xu hướng theo thời gian mà dẫn dắt được hành động của nhà tài trợ, hiển nhiên cũng thể hiện được bạn có giải pháp cuối trong tay.
Cuối cùng, đừng quên những điều cơ bản nhất
Tự tin thể hiện quan điểm. Chuẩn bị cho mọi tương tác. Dự đoán các câu hỏi và có sẵn câu trả lời ngắn gọn. Cho thấy rằng bạn coi trọng giá trị của nhà tài trợ.
Nhà tài trợ dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng trong dự án. Giữ liên lạc hiệu quả và nâng cấp mối quan hệ sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều khi dự án cần sự xuất hiện của họ.
Nguồn: https://www.projectmanagement.com/articles/286674/Tips-for-Better-Sponsor-Interactions
Người dịch: Kat – Masterskills
các bài viết liên quan:
1. Trí thông minh nhân tạo sẽ thay đổi QLDA như thế nào?
2. Quản lý thay đổi: Thấu hiểu tất cả quan điểm
3. Quản lý dự án kết hợp: Sự lựa chọn tự nhiên
