Tài sản quy trình tổ chức/Organizational Process Assets (OPA)

Tài sản quy trình tổ chức (Organizational Process Assets – OPAs) là các kế hoạch, quy trình, chính sách, thủ tục và các cơ sở kiến ​​thức cụ thể và được sử dụng bởi tổ chức thực hiện. Những tài sản này ảnh hưởng đến việc quản lý dự án.

Các OPA bao gồm bất kỳ hiện vật, thực tiễn hoặc kiến ​​thức nào từ bất kỳ hoặc từ tất cả các tổ chức thực hiện có liên quan đến dự án, có thể được sử dụng để thực hiện hoặc quản trị dự án.

Các OPAs cũng bao gồm các bài học kinh nghiệm của tổ chức từ các dự án trước đây và thông tin lịch sử. OPAs có thể bao gồm các tiến độ đã hoàn thành, dữ liệu rủi ro và dữ liệu giá trị thu được. OPAs là đầu vào cho nhiều quy trình quản lý dự án. Vì OPA là tài sản nội bộ của tổ chức, nên các thành viên nhóm dự án có thể cập nhật và đóng góp vào tài sản quy trình tổ chức khi cần thiết trong suốt dự án. Chúng có thể được phân thành hai loại:

(1) Các quy trình, chính sách và thủ tục

(2) Kho kiến thức của tổ chức.

Nhìn chung, tài sản thuộc loại đầu tiên không được cập nhật như một phần của công việc dự án. Các quy trình, chính sách và thủ tục thường do phòng quản lý dự án (PMO) hoặc một phòng chức năng khác ngoài dự án thiết lập. Chúng chỉ có thể được cập nhật bằng cách thực hiện các chính sách tổ chức thích hợp liên quan đến quá trình cập nhật các quy trình, chính sách hoặc thủ tục. Một số tổ chức khuyến khích nhóm dự án nghiên cứu điều chỉnh các biểu mẫu, vòng đời, và danh mục kiểm tra cho từng dự án. Trong những trường hợp này, nhóm quản lý dự án nên điều chỉnh phù hợp các tài sản đó để đáp ứng nhu cầu của dự án.

Tài sản thuộc loại thứ hai được cập nhật trong suốt dự án với các thông tin dự án. Ví dụ: thông tin về hiệu quả tài chính, bài học kinh nghiệm, chỉ số hiệu suất và các sự cố, và các lỗi được liên tục cập nhật trong suốt dự án.

QUY TRÌNH, CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC

Khởi tạo và Lập kế hoạch:

• Các hướng dẫn và tiêu chí để thiết kế các quy trình và thủ tục tiêu chuẩn của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của dự án

• Các tiêu chuẩn cụ thể của tổ chức như các chính sách (ví dụ: chính sách nhân sự, chính sách về sức khoẻ và an toàn, chính sách an ninh và bảo mật, chính sách chất lượng, chính sách mua sắm và chính sách môi trường)

• Vòng đời sản phẩm và dự án, các phương pháp và thủ tục (ví dụ: các phương pháp quản lý dự án, các chỉ số ước tính, kiểm toán quy trình, các mục tiêu cải tiến, danh mục kiểm tra và các định nghĩa quy trình chuẩn để sử dụng trong tổ chức)

• Biểu mẫu (ví dụ: kế hoạch quản lý dự án, tài liệu dự án, ghi chép đăng ký dự án, mẫu báo cáo, mẫu hợp đồng, phân loại rủi ro, mẫu báo cáo rủi ro, định nghĩa xác suất xảy ra và độ ảnh hưởng, ma trận xác suất và ảnh hưởng, và mẫu đăng ký các bên liên quan)

• Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt trước và các loại thỏa thuận hợp đồng (ví dụ: hợp đồng giá cố định, hoàn trả chi phí, và hợp đồng thời gian và vật liệu).

Thực thi và Giám sát và kiểm soát:

• Các quy trình kiểm soát thay đổi, bao gồm các bước mà các tiêu chuẩn, chính sách, kế hoạch và thủ tục của tổ chức hoặc bất kỳ tài liệu dự án nào sẽ được sửa đổi, và cách mà bất kỳ thay đổi nào sẽ được phê duyệt và xác nhận

• Ma trận truy xuất nguồn gốc

• Các quy trình kiểm soát tài chính (ví dụ: báo cáo thời gian, chi phí yêu cầu và đánh giá giải ngân, mã số kế toán và các điều khoản hợp đồng chuẩn)

• Quy trình quản lý lỗi và vấn đề (ví dụ: xác định biện pháp kiểm soát vấn đề và lỗi, xác định và giải quyết các vấn đề và lỗi, và theo dõi các hành động)

• Kiểm soát nguồn lực sẵn có và quản lý phân bổ nguồn lực

• Yêu cầu về truyền thông của tổ chức (ví dụ: công nghệ truyền thông sẵn có, phương tiện truyền thông được cấp phép, chính sách lưu giữ hồ sơ, hội nghị truyền hình, công cụ hợp tác và yêu cầu về bảo mật)

• Các quy trình ưu tiên, phê duyệt và cấp phép công việc

• Biểu mẫu (ví dụ: đăng ký rủi ro, nhật ký vấn đề và nhật ký thay đổi)

• Hướng dẫn chuẩn, hướng dẫn công việc, các tiêu chí đánh giá đề xuất và các tiêu chí đo lường hiệu suất

• Quy trình xác minh và xác nhận sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả.

Đóng.

• Hướng dẫn hoặc các yêu cầu đóng dự án (ví dụ như kiểm toán cuối dự án, đánh giá dự án, chấp nhận giao phẩm, đóng hợp đồng, phân bổ lại nguồn lực và chuyển giao kiến ​​thức cho sản xuất và/hoặc vận hành)

KHO KIẾN THỨC CỦA TỔ CHỨC

• Các kho kiến ​​thức quản lý cấu hình bao gồm các phiên bản của các thành phần phần mềm và phần cứng và các đường cơ sở cho tất cả các tiêu chuẩn, chính sách, quy trình, và bất kỳ tài liệu dự án nào

• Kho dữ liệu tài chính chứa các thông tin như giờ lao động, chi phí phát sinh, ngân sách và bất kỳ khoản chi phí vượt dự tính nào

• Kho thông tin lịch sử và các bài học kinh kinh nghiệm (ví dụ: hồ sơ và tài liệu dự án, tất cả các thông tin và tài liệu đóng dự án, thông tin về kết quả của các quyết định lựa chọn và thông tin về hiệu suất của dự án trước, và thông tin từ các hoạt động quản lý rủi ro)

• Các kho dữ liệu quản lý lỗi và vấn đề cho biết tình trạng, thông tin kiểm soát, cách giải quyết, và kết quả của hành động giải quyết vấn đề và lỗi

• Kho dữ liệu các số liệu được sử dụng để thu thập và tạo các dữ liệu đo lường sẵn có về các quy trình và sản phẩm

• Các tệp tài liệu dự án từ các dự án trước đó (ví dụ: các đường cơ sở về phạm vi, chi phí, tiến độ và đo lường hiệu suất, lịch dự án, biểu đồ mạng dự án, ghi chép rủi ro, báo cáo rủi ro và ghi chép quản lý các bên liên quan)

Nguồn: PMBOK GUIDE – Sixth Edition

Các yếu tố môi trường doanh nghiệp/Enterprise Environmental Factors (EEF)

So sánh EEF và OPA trong bài thi PMP