Nếu như kết quả công việc thể hiện năng lực thì bản báo cáo công việc giúp các nhà quản lý thống kê lại toàn bộ quá trình của bạn để có đánh giá tổng quan nhất. Không cần rườm rà, không cần phô trương hay tâm sự quá nhiều, cách viết báo cáo công việc chuẩn cần ngắn gọn, súc tích mà đầy đủ để ai nhìn vào cũng hiểu. Không chỉ có những người làm trong văn phòng mới cần báo cáo công việc, ngay cả các vị trí Đầu bếp, Phụ bếp, Bartender quanh năm bên bếp lửa, bình lắc, ly cốc,… cũng cần viết báo cáo. Để xây dựng một bản báo cáo hoàn hảo và ấn tượng nhất, bạn cần nắm rõ những kỹ năng dưới đây.
1. Xác định nội dung báo cáo
Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu mà bạn cần nhớ, vì mỗi yêu cầu sẽ có một cách làm báo cáo riêng. Hiểu nội dung còn giúp cho bạn viết báo cáo chính xác và đầy đủ nhất. Nếu không hiểu sếp yêu cầu làm gì và cứ thế báo cáo lệch yêu cầu thì nó cũng vô nghĩa mà thôi.
2. Xây dựng đề cương chi tiết
Sau khi nắm bắt được nội dung cần báo cáo, đừng vội vàng thực hiện ngay mà bạn nên soạn thảo ra một đề cương chi tiết. Trong đó bao hàm tất cả các nội dung mà bạn sẽ báo cáo và phân loại nó vào từng hạng mục khác nhau để dễ theo dõi từ tổng quan đến chi tiết. Phần việc này sẽ giúp bạn không bao giờ bỏ sót ý hay đau đầu suy nghĩ nên làm gì tiếp theo trong lúc báo cáo.
3. Liệt kê và đánh giá
Đây chính là phần viết báo cáo chi tiết, trong phần này bạn cần liệt kê tất các công việc mà mình được giao nhiệm vụ bao gồm cố định lẫn phát sinh. Sau đó đánh giá mức độ hoàn thành công việc cũng như kết quả đạt được. Nếu như có sự thay đổi thì bạn cũng cần ghi chú vào để sếp hiểu. Ở phần đánh giá, bạn nên trung thực, xem cái gì đã làm được và làm tốt, còn những vấn đề tồn đọng thì nêu lý do tại sao.
4. Hướng khắc phục và phát triển
Mặc dù không phải bản xây dựng kế hoạch hoàn hảo nhưng trong báo cáo công việc, bạn cũng nên đưa ra hướng khắc phục các nhược điểm lẫn phát triển để nâng cao hiệu quả công việc trong thời gian tới. Để đưa ra giải pháp phù hợp, thiết thực, bạn nên suy nghĩ thật cẩn trọng, nếu cần thiết hãy nhờ sự giúp đỡ của các đồng nghiệp đi trước. Có thể đề xuất của bạn chưa hoàn toàn hợp lý nhưng nhìn vào đó, sếp sẽ đánh giá cao tư duy và tinh thần của bạn đấy.
5. Ngôn ngữ và hình thức
Đối với bản báo cáo, bạn nên làm theo mẫu được quy định sẵn tại doanh nghiệp, sử dụng từ ngữ phổ thông, phông chữ đơn giản, cách viết dễ hiểu. Báo cáo cần ngắn gọn, súc tích, tránh những từ ngữ quá phô trương, hoa mỹ. Nếu cần thiết, hãy sử dụng bảng số liệu hoặc biểu đồ để minh họa cho dễ hiểu.
