Kỹ năng viết báo cáo là một kỹ năng cần thiết cho nhiều công việc. Đối mặt với yêu cầu ‘báo cáo’ cho người quản lý cấp cao, nhiều người đấu tranh để biết phải viết gì. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có kỹ năng để báo cáo một cách tốt nhất.
Báo cáo là gì?
Về cơ bản, một báo cáo là một tài liệu sắc nét, ngắn gọn, được viết cho một mục đích và đối tượng cụ thể. Nó thường đặt ra và phân tích một tình huống hoặc vấn đề, thường đưa ra các khuyến nghị cho hành động trong tương lai. Nó là một bài báo thực tế, và cần phải rõ ràng và có cấu trúc tốt.
Một báo cáo có các yêu cầu về hình thức và nội dung khác nhau giữa tổ chức và phòng ban. Sự lựa chọn phong cách và từ vựng sẽ phụ thuộc vào người sẽ đọc báo cáo của bạn và mức độ hiểu biết hoặc chuyên môn của họ.
Các báo cáo phải rõ ràng và súc tích, với thông tin được trình bày một cách logic trong các phần, với các tiêu đề và (nếu cần) các tiêu đề phụ.
Cấu trúc của một báo cáo
Tóm tắt
Các tóm tắt hoặc trừu tượng, cho một báo cáo khoa học, là một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung. Thật đáng để viết cuối cùng, khi bạn biết những điểm chính cần rút ra. Nó sẽ dài không quá nửa trang đến một trang.
Hãy nhớ tóm tắt điều hành được thiết kế để cung cấp cho các ‘giám đốc điều hành’ bận rộn một bản tóm tắt nhanh chóng về nội dung của báo cáo.
Giới thiệu
Phần giới thiệu đưa ra những gì bạn dự định nói và cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về vấn đề đang thảo luận. Nó cũng nên chạm nhẹ vào kết luận của bạn.
Thân báo cáo
Phần chính của báo cáo nên được cấu trúc cẩn thận theo cách dẫn dắt người đọc đi qua vấn đề.
Bạn nên chia nó thành các phần bằng cách sử dụng các tiêu đề phụ được đánh số liên quan đến chủ đề hoặc khu vực để xem xét. Đối với mỗi chủ đề, bạn nên đặt mục tiêu đặt ra rõ ràng và chính xác vấn đề chính đang thảo luận và bất kỳ lĩnh vực khó khăn hoặc bất đồng nào. Nó cũng có thể bao gồm các kết quả thử nghiệm. Tất cả các thông tin mà bạn trình bày nên liên quan đến bản tóm tắt và chủ đề chính xác đang thảo luận.
Kết luận và khuyến nghị
Các kết luận bộ ra những kết luận rút ra từ bạn các thông tin, bao gồm bất kỳ kết quả thực nghiệm. Nó có thể bao gồm các khuyến nghị, hoặc chúng có thể được bao gồm trong một phần riêng biệt.
Các khuyến nghị cho thấy cách bạn nghĩ rằng tình hình có thể được cải thiện và nên cụ thể, có thể đạt được và đo lường được. Nếu đề xuất của bạn có ý nghĩa tài chính, bạn nên đặt ra những điều này rõ ràng, với chi phí ước tính nếu có thể.
10 mẹo để có kỹ năng viết báo cáo tốt
1. Viết tóm tắt điều hành của bạn và mục lục ở cuối
Điều này có nghĩa là các tiêu đề phần và số trang sẽ nhất quán. Tóm tắt điều hành dễ viết hơn nhiều nếu bạn đã viết phần còn lại.
2. Tập trung vào mục tiêu
Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu mục đích của báo cáo của bạn và bạn đang viết nó cho ai.
Nếu bạn đang viết báo cáo kinh doanh, trước tiên hãy viết một tuyên bố khách quan. Điều này giúp bạn quyết định những gì sẽ có liên quan và quan trọng đối với người đọc. Bạn có thể sử dụng mục tiêu làm tiêu đề của báo cáo hoặc đưa nó vào phần giới thiệu. Ví dụ:
Để xác định phân khúc thị trường mới và phân tích sự cạnh tranh
Để đánh giá các chính sách nhân sự hiện tại và trình bày các phương pháp tuyển dụng mới
Để xem xét chiến lược R & D của chúng tôi và đề xuất ý tưởng phát triển sản phẩm mới
3. Lập kế hoạch trước khi bạn bắt đầu viết
Thu thập tất cả các nghiên cứu và thông tin có liên quan của bạn. Bạn có thể cần phỏng vấn mọi người, đọc một số thông tin cơ bản hoặc thực hiện các thí nghiệm.
Quyết định về một cấu trúc cho báo cáo của bạn. Làm thế nào bạn sẽ sắp xếp thông tin bạn có thành các phần? Làm thế nào bạn có thể chia các phần này thành các tiêu đề và các tiêu đề phụ?
Lập kế hoạch cấu trúc của bạn bằng cách viết tất cả các điểm của bạn trên một tờ giấy, sau đó nhóm các ý tưởng này thành các phần và tiêu đề. Ngoài ra, hãy thử một bản đồ tư duy của người Viking. Viết một từ chủ đề trong một hộp, sau đó viết các ý tưởng xung quanh từ chủ đề này, vẽ các đường để kết nối chúng với từ chủ đề. Làm điều này có thể giúp bạn xem nơi thông tin có liên quan và nơi có thể được nhóm lại.
Hãy chắc chắn rằng bạn giữ một ghi chú của tất cả các tài liệu tham khảo của bạn để bạn có thể viết phần tài liệu tham khảo sau đó. Khi bạn lên kế hoạch cho cấu trúc báo cáo của mình, hãy nghĩ về cách nó được liên kết với mục tiêu của báo cáo của bạn. Những kết luận hoặc khuyến nghị bạn có thể đưa ra? Có điều gì bất thường mà bạn có thể cần phải giải thích?
4. Sử dụng một bố cục rõ ràng
Làm cho báo cáo của bạn trông dễ đọc và hấp dẫn hơn. Dưới đây là một số cách giúp bạn làm điều này:
Sử dụng các tiêu đề và các tiêu đề phụ để chia văn bản. Hãy nhớ đánh số này một cách nhất quán, ví dụ
Mục 1
Tiểu mục 1 (a), 1 (b)
Tiểu mục 1 (a) (i), 1 (a) (ii); 1 (b) (i), 1 (b), (ii)
Hoặc:
Mục 1
Tiểu mục 1.1, 1.2
Tiểu mục 1.1.1, 1.1.2; 1.2.1, 1.2.2
Bao gồm khoảng cách và lề đầy đủ để làm cho văn bản trông bớt dày đặc hơn
Viết các đoạn văn có cấu trúc tốt. Đoạn văn không nên dài hơn năm câu. Ví dụ, câu đầu tiên của bạn là câu chủ đề – ý chính của đoạn văn. Các câu thứ hai đến thứ tư mở rộng về ý tưởng này, đưa ra thông tin hỗ trợ hoặc bổ sung, nhận xét về các điểm nêu ra hoặc đề cập đến dữ liệu khác. Câu cuối cùng kết luận các ý tưởng được trình bày, hoặc dẫn đến đoạn văn sau.
5. Chỉnh sửa và đọc bằng chứng!
Dưới đây là danh sách kiểm tra những gì bạn nên tự hỏi mình trước khi gửi báo cáo:
– Có phải là không có lỗi ngữ pháp, ngắn gọn và dễ đọc?
– Các phần theo sau một cách hợp lý từ nhau?
– Mỗi điểm có được hỗ trợ bằng chứng hoặc dữ liệu không?
– Các kết luận và khuyến nghị có thuyết phục không?
– Tất cả các nguồn được tham khảo chính xác?
Và cuối cùng – bạn đã giữ mục tiêu báo cáo hay ngắn gọn chưa?
6. Giữ câu ngắn gọn và đơn giản
Chỉ bao gồm một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ sung trong các câu sau, được giới thiệu bởi một từ liên kết thích hợp. Tránh viết các câu dài với nhiều mệnh đề phụ sẽ gây khó khăn cho người đọc theo dõi bạn. Nhằm mục đích cho các câu không dài hơn 15-20 từ.
7. Sử dụng các từ liên kết
Những từ và cụm từ như ngay lập tức, vì lý do này, v.v … giúp người đọc làm theo ý tưởng của bạn. Để biết danh sách đầy đủ các từ liên kết (và ví dụ về việc sử dụng chúng), hãy xem trang của chúng tôi về các từ liên kết .
8. Tránh các hình thức thụ động nếu có thể
Để làm cho báo cáo kinh doanh của bạn nghe có vẻ khách quan hơn, bạn có thể sử dụng người thứ ba trực tiếp. Ví dụ, báo cáo này nêu ra những ưu điểm và nhược điểm của chế độ lương hưu của công ty. Các động từ khác bạn có thể sử dụng là:
Phân tích (phân tích BrE)
Phần này phân tích sự khác biệt giữa hai thị trường.
Mô tả về
Báo cáo này mô tả các quy trình thường được sử dụng để đánh giá các yêu cầu bảo hiểm.
Thảo luận về
báo cáo này Báo cáo thảo luận về ý nghĩa của các quy định xây dựng mới.
Xem xét
Báo cáo này xem xét tác động của thiên tai đối với các cơ sở sản xuất của chúng tôi.
Giải thích
Phần này giải thích các quyết định đình chỉ đầu tư ở châu Âu.
Xác định Quảng cáo này xác định những lợi thế và bất lợi của việc di dời trụ sở chính của chúng tôi.
Minh họa cho
Báo cáo này minh họa những khó khăn chính trong việc mở chi nhánh mới ở châu Á.
Phác thảo
Phần này phác thảo các ưu tiên R & D của chúng tôi.
Tóm tắt (tóm tắt BrE)
Báo cáo này tóm tắt những điểm chính được nêu ra tại Đại hội cổ đông.
9. Theo dõi dấu câu
Dấu câu đúng giúp người đọc của bạn di chuyển dễ dàng hơn thông qua báo cáo của bạn. Nếu bạn không chắc chắn khi nào nên sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy (ví dụ), hãy xem hướng dẫn chấm câu của chúng tôi .
