Ngày nay việc viết báo cáo là một kỹ năng cần thiết cho mọi người bất kể trong môi trường nào từ trường Đại học cho tới những cơ quan hành chính nhà nước hay những công ty, doanh nghiệp. Vậy thì bạn đã thuộc lòng những quy tắc cơ bản, những kỹ năng viết báo cáo hay chưa? Bây giờ hãy cùng với tôi tìm hiểu về những chuẩn mực và quy tắc chung khi viết một bản báo cáo nhé, kỹ năng này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đấy!
1. Khi nào cần sử dụng báo cáo?
Trước tiên bạn sẽ cần hiểu báo cáo là gì và khi nào ta cần viết báo cáo. Báo cáo xuất hiện dưới hình thức một văn bản hành chính thể hiện những thông tin nổi bật, có ý nghĩa, có giá trị. Người ta viết báo cáo sau quá trình và để tổng hợp lại những kết quả đạt được. Báo cáo thường dùng khi cấp dưới báo cáo công việc trong ngày, trong tuần, trong tháng tới lãnh đạo, cấp trên, sếp. Báo cáo được sử dụng trong rất nhiều những lĩnh vực khác nhau từ kinh doanh, giáo dục, khoa học, quản lý và rất nhiều ngành nghề khác.
Báo cáo là gì?
Báo cáo là phương tiện giao tiếp bằng văn bản, hình ảnh, đồ họa để giúp cho người đọc báo cáo nắm bắt được những thông tin, hoạt động quan trọng, giúp người đọc theo dõi cập nhật được những thông tin, kết quả của sự vật, sự việc.
2. Các lỗi thường gặp khi viết báo cáo
Không phải ai cũng có kỹ năng viết báo cáo tốt, hoặc mỗi người sẽ có những cách trình bày báo cáo khác nhau vì mỗi người có tư duy và mắt nhìn khác nhau nên để có một quy chuẩn hay “form” chung để quy định phải viết báo cáo như thế nào, đặt dấu câu như thế nào hay phải định dạng ra làm sao thì sẽ rất khó cho tất cả mọi người và cũng còn tùy thuộc vào bản báo cáo ở lĩnh vực, ngành nghề nào nữa, mà nếu như dùng chung một “form” thì sẽ thật nhàm chán và đơn điệu phải không nào? Nhưng dẫu sao cũng có những quy tắc nhất định khi trình bày một bản báo cáo để khiến cho văn bản trở nên chỉn chu và hoàn thiện hơn, và nếu ai mắc phải những lỗi trong soạn thảo sẽ khiến cho văn bản báo cáo trông không đẹp mắt. Vậy những lỗi cơ bản mà mọi người thường mắc khi viết báo cáo là gì? Hãy cùng liệt kê xem nhé!
2.1. Lỗi định dạng
Một so sánh vui vui giống như khi bạn gặp một người mới lạ, chưa biết nhiều về người đó thì bạn sẽ nhận xét gì đầu tiên, điều gì sẽ khiến bạn chú ý trước tiên? Chắc chắn không phải là cách nói chuyện hay tư tưởng của người đó, hay tính cách và trải nghiệm của người đó. Khi mới quen biết một người hoàn toàn chưa có thông tin gì thì người ta có tâm lý là sẽ nhận xét nhiều, chú tâm nhiều về ngoại hình, gương mặt, vóc dáng, cử chỉ, điệu bộ.
Tất cả những biểu hiện bên ngoài đó sẽ giúp ta có ấn tượng đầu tiên để tìm hiểu và “điều tra” sâu hơn về những khía cạnh khác như tính cách, cách trò chuyện. Vậy thì, đối với một văn bản cũng vậy, người đọc sẽ nhìn vào hình thức của văn bản đầu tiên trước khi đọc những gì bạn viết, bạn báo cáo. Nếu bạn trình bày thoáng, dễ nhìn, chỉn chu thì người đọc sẽ có ấn tượng tốt hơn cho bạn và tiếp nhận thông tin nội dung với cảm quan tốt hơn. Nếu bạn trình bày một văn bản hay, có giá trị nội dung nhưng lại để font chữ và màu sắc, căn lề trái phải giữa lung tung, không hài hòa đồng bộ hợp lý thì chẳng ai muốn đọc văn bản của bạn cả. Bạn cần làm sao định dạng cho văn bản báo cáo tốt để ngay ngắn, thẳng hàng, căn lề cẩn thận.
Bạn có thể sử dụng font chữ quen thuộc với mọi văn bản là Times new roman và cỡ chữ 12 – 14 để giúp cho văn bản của bạn gọn gàng, dễ nhìn.
2.2. Lỗi sử dụng dấu câu, viết hoa đầu câu và khoảng trắng
Trong nhiều trường hợp bản báo cáo là những câu văn dài không hề có sự có mặt của dấu chấm câu hoặc là đặt dấu câu bừa bãi lung tung thành những câu lẻ tẻ không phù hợp.
Sử dụng dấu câu sai trong báo cáo
Về lỗi viết hoa có nhiều người có thể quên khi không viết hoa chữ cái đầu dòng, đầu đoạn và đầu câu hoặc sau dấu chấm câu. Về khoảng trắng là lỗi nhiều người hay gặp phải, nếu bạn như vậy hãy sửa ngay để có một bản báo cáo chuẩn chỉnh hơn, sau những dấu câu như dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm than, dấu hỏi chấm bạn cần cách ra một ký tự và viết tiếp câu. Ngược lại 4 dấu câu trên sẽ đặt bên phải ngay liền kí tự chứ không cách ra. Quy tắc văn bản này đã quá quen thuộc và được đưa vào môn Tin học của thcs và thpt vậy nên bạn cần nắm vững để không mắc phải lỗi không đáng có này.
2.3. Lỗi đánh số mục lục
Trong các văn bản báo cáo bạn chắc chắn cần phải viết nhiều đề mục, và việc đánh số thứ tự các mục, các đầu đề là điều sẽ xảy ra, bạn nên nhìn lại kỹ xem đã đánh số đúng theo thứ tự chưa, và số đã đồng bộ chưa hay lung tung 123c4…
Hơn nữa bạn nên cân đối khi tạo ra những mục lớn nhưng trong mục lớn chỉ đánh số 1 mục nhỏ, như vậy cũng không đúng.
2.4. Lỗi hình ảnh, đồ họa
Khi báo cáo bạn có thể cần những hình ảnh, bảng biểu, sơ đồ, công thức để giups cho nội dung trở nên hình tượng hóa, dễ hiểu hơn. Tuy nhiên việc đặt những sơ đồ, hình ảnh không phải để “lấp đầy khoảng trống” cho văn bản mà nó xuất hiện để giúp ích cho bài viết báo cáo dễ hiểu hơn. Có nhiều trường hợp hình ảnh được đưa vào nhưng lại không đem mục đích gì mà chỉ khiến người đọc thấy khó hiểu, mơ hồ, trừu tượng.
Bạn nên thêm số vào ảnh hoặc là thêm những dòng chú thích để giúp cho những hình ảnh trở nên dễ hiểu và sinh động hơn.
Hơn nữa bạn cần chú trọng vào việc chọn lựa hình ảnh thật rõ nét, chất lượng ảnh cao, kích thước ảnh to phù hợp, không quá bé gây khó nhìn. Tốt nhất nếu có thể bạn nên thiết kế tránh việc lấy từ các bài báo cáo khác hay copy từ các nguồn trên mạng hình ảnh không được đẹp hoặc không được rõ nét.
2.5. Lỗi nội dung
Tất nhiên trong bản báo cáo dù cho người ta có chú ý đến hình thức đến bao nhiêu thì cũng cần có nội dung mới là điều quan trọng nhất. Nếu bạn chịu đầu tư ra để làm nội dung của bản báo cáo có giá trị thì bạn sẽ đạt được hiệu quả công việc. Nếu bạn làm báo cáo sơ sài chỉ vài dòng, cẩu thả, người đọc cầm lên đọc vài câu sẽ nhận ra ngay điều đó. Bạn không cần phải trình bày quá dài dòng lan man, không đi vào trọng tâm của nội dung cần nói trong bản báo cáo nhưng bạn cũng không nên viết lưa thưa vài câu không đầu không cuối. Sự cân đối và hài hòa trong cả nội dung và hình thức là điều một văn bản cần phải có. Nó thể hiện tính chuyên nghiệp và chỉn chu của cả văn bản và người viết.
Lỗi về nội dung là một lỗi khá phổ biến
Cách để bạn viết báo cáo tốt là bạn hãy lập dàn ý chi tiết, liệt kê những ý bạn muốn viết, muốn thể hiện trong bài báo cáo để tránh lan man “tràng giang đại hải” và cũng không nên để thiếu sót ý tứ cần diễn đạt trong bài báo cáo.
2.6. Lỗi ý tứ, văn phong, cách diễn đạt ý
Không phải ai cũng là nhà văn hay một nhà viết bài hay nhưng bạn cần thể hiện được các ý theo một cách hành văn, văn phong trôi chảy, dễ hiểu để khi đọc lên người đọc cảm nhận được bạn muốn trình bày một vấn đề gì. Bạn không nên mắc phải những lỗi sai chính tả không đáng có bằng cách soát kỹ, dùng các công cụ máy tính tối ưu để soát lỗi chính tả văn bản viết. Và bạn nên sử dụng những từ vựng phù hợp với lĩnh vực mà bản báo cáo đang đề cập tới như báo cáo tài chính, báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, báo cáo công việc tháng,… Bạn không được phép sử dụng những từ ngữ như tôi, chúng ta,… hoặc các từ cảm thán như ôi, thật là,… hoặc các từ ngữ, tiếng lóng địa phương, hay những câu thuộc văn nói để áp dụng vào văn viết…
Khi viết báo cáo bạn cần có văn phong phù hợp
Và có những trường hợp viết báo cáo chứa những câu từ lủng củng, tối nghĩa, không thoát ý khiến gây hiểu lầm hoặc khó hiểu cho người đọc. Để có thể tránh lỗi này bạn nên viết rõ câu chủ đề và triển khai, mở rộng các ý rõ ràng, chi tiết, mạch lạc theo câu chủ đề đó. Điều đó sẽ giúp cho sự hiệu quả của bài viết.
3. Những kỹ năng viết báo cáo dành cho nhân viên
Viết báo cáo là một phương thức trình bày kết quả của công việc từ cấp dưới gửi lên cho cấp trên. Kỹ năng để viết báo cáo không khó nhưng không hoàn toàn dễ mà ai cũng làm được. Vậy nên bạn cần có kỹ năng viết tốt, như một phản xạ để dành được hiệu quả công việc cũng như để cấp trên có “thiện cảm” hơn với bạn.
Bạn nên biết cách viết một bản báo cáo trình lên “Sếp”
Kỹ năng viết báo cáo là vô cùng quan trọng vì nó sẽ giúp tổng hợp lại những công việc mà bạn đã làm, đem lại tác dụng và hiệu quả để xem năng suất làm việc diễn ra như thế nào so với kế hoạch đã đề ra. Vậy kỹ năng viết báo cáo dành cho nhân viên là như thế nào?
3.1. Định hướng nội dung báo cáo
Trước khi viết bạn cần xác định được xem bạn sẽ viết những nội dung gì, những ý tứ như thế nào được thể hiện trong bài viết. Tiêu chí này sẽ đi liền với việc viết báo cáo cho ai đọc, viết nhằm mục đích gì. Bởi vậy bạn cần định hướng trước để viết báo cáo sao cho đáp ứng được yêu cầu và tiêu chuẩn thường thấy mà lĩnh vực đó yêu cầu.
Nội dung bản báo cáo có giá trị rất quan trọng
Nếu bạn không xác định, quyết định được nội dung của bản báo cáo thì e rằng bạn không cần tạo lập một bản báo cáo bởi khi đó bạn sẽ chẳng biết phải viết gì, trình bày diễn đạt điều gì.
3.2. Xây dựng dàn ý chi tiết
Sau khi quyết định được nội dung bạn cần vạch ra dàn ý để có thể trình bày tốt hơn mà không thể bị quên ý, sót ý hay trong khi trình bày quá lan man, mông lung.
Việc viết ra dàn ý trước rất quan trọng bởi bạn sẽ dựa nhiều vào đó để có thể viết báo cáo tốt hơn, chuyên nghiệp hơn, hoàn chỉnh hơn. Hơn nữa bạn sẽ không tốn nhiều công sức và thời gian để suy nghĩ trong lúc viết báo cáo nữa.
3.3. Đánh giá kết quả
Đây là lúc bạn “xắn tay áo” vào viết báo cáo rồi đây! Ở giai đoạn này bạn nên trình bày chi tiết và đầy đủ những công việc bạn đã làm được và những công việc bạn chưa làm xong. Trong quá trình thực hiện bạn đã gặp phải những thuận lợi và trắc trở cần giúp đỡ như thế nào bạn cũng cần phải liệt kê ra.
Bạn cần đánh giá kết quả
Ở đây bạn cần báo cáo trung thực để cấp trên hoàn toàn nắm được tình hình thực trạng. Hơn nữa bạn không nên tỏ thái độ khoe khoang khoác lác hoặc cố tình che giấu công việc, cấp trên chắc chắn sẽ nhìn ra hết.
3.4. Đề xuất phương hướng
Có những công việc khi bạn triển khai bắt tay vào làm sẽ gặp những điều bạn muốn thay đổi hay đề ra giải pháp khắc phục khó khăn. Tất cả những điều đó bạn nên đề cập ngay trong bản báo cáo với cấp trên. Cấp trên sẽ có thể đánh giá rất cao sự chủ động và đóng góp của bạn đấy.
3.5. Sử dụng ngôn từ phù hợp với bản báo cáo
Trong khi viết báo cáo bạn nên tự ước tính sao cho ngôn ngữ sử dụng lịch sự, hài hòa, phù hợp khi “giao tiếp” bằng văn bản báo cáo. Điều đó thể hiện con người bạn, cũng thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của bạn nữa đó!
