Vì sao HOURENSOU lại quan trọng?
Loại trừ những trường hợp kinh doanh một mình thì hầu hết các doanh nghiệp khác đều sử dụng HOURENSOU.
Những doanh nghiệp áp dụng hình thức đội nhóm thì việc các thành viên hiểu nhau là rất quan trọng. Trong trường hợp vì các thành viên không hiểu nhau sẽ có thể xảy ra sự cố dẫn đến làm chậm tiến độ công việc.
Vậy thì, nếu bỏ qua HOURENSOU thì hậu quả sẽ như thế nào?
Teamwork là điều thường xuyên thực hiện trong công việc. Vì có nhiều người cùng tham gia thực hiện nhiệm vụ, dự án cùng một lúc, nên tiền đề để teamwork diễn ra suôn sẻ là mọi người thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Do đó, nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra khiến công việc không thể triển khai theo đúng kế hoạch thì việc đưa ra biện pháp giải quyết là điều bất khả nếu không thực hiện HOURENSOU.
Điểm cần lưu ý khi thực hiện HOURENSOU
Điều quan trọng khi HOURENSOU cho đối phương, đặc biệt là cấp trên, bạn hãy nhớ trình bày theo cách diễn dịch: nói kết luận trước rồi trình bày nội dung sự việc một cách ngắn gọn sau.
Nếu bạn HOURENSOU theo cách quy nạp – kể đầu đuôi sự việc rồi mới kết luận thì sẽ có nhiều thông tin dư thừa được đưa vào và khiến đối phương khó nắm bắt được ý chính của câu chuyện.
Do đó, hãy bắt đầu nói từ phần kết luận và tóm tắt những thông tin cần thiết, như thế thì bạn sẽ dễ dàng truyền đạt những điểm chính của sự việc cho đối phương hơn.
Mục đích của HOURENSOU
HOURENSOU đa phần sẽ bắt đầu từ giai đoạn cấp dưới nhận chỉ thị từ cấp trên.
Tuy nhiên, nếu bạn không hiểu mục đích của những chỉ thị đó, bạn sẽ không thể HOURENSOU đúng với yêu cầu mà đối phương (ở đây có thể là đồng nghiệp hoặc cấp dưới của bạn) cần.
Một ví dụ điển hình về tầm quan trọng của mục đích là câu chuyện về ba người thợ nề.
Ba người đàn ông đang xếp gạch tại một công trường xây dựng ở một thị trấn nọ. Một người đi ngang qua hỏi ba người đàn ông đó “Các anh đang làm gì vậy?”
Người thứ nhất trả lời “Tôi đang xếp gạch”, người thứ hai trả lời “Tôi làm việc để có thể nuôi sống cái miệng của mình”. Còn người thứ ba thì đáp với vẻ mặt hớn hở “Chúng tôi đang xây một ngôi thánh đường còn mãi cho hậu thế!”
Qua câu chuyện này, chúng ta có thể thấy ba người đàn ông hành động theo ba mục đích khác nhau. Người đầu tiên chỉ đơn thuần thực hiện mệnh lệnh và không làm thêm gì khác ngoài mệnh lệnh đó, người đàn ông thứ hai thì không hiểu mục đích của mệnh lệnh nên cũng không chịu suy nghĩ nên làm thế nào để đạt được kết quả tốt, do đó cũng không thể kỳ vọng gì nhiều ở người này. Trái lại, người đàn ông thứ ba hiểu được mệnh lệnh nên ông ấy tự điều chỉnh cách thức hành động để đạt được kết quả tốt.
Dù báo cáo là hình thức giao tiếp bắt buộc trong môi trường công sở, nhưng liên lạc và trao đổi lại là hình thức tự phát nên vẫn có những trường hợp không thành thạo hai kỹ năng này. Để đạt được hai kỹ năng này, bạn cần phải hiểu vì sao mình lại nhận được chỉ thị đó và mục đích của chỉ thị đó là gì, một khi đã nắm bắt được hai ý trên thì bạn sẽ hiểu được nghĩa vụ phải liên lạc và trao đổi khi cần thiết.
