Quản lý thời gian là một kỹ năng mềm đặc biệt. Không có bất kỳ một mẹo nào có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn nếu như bạn không tự phát triển một vài kỹ năng quản lý thời gian cốt lõi cho mình.
Trong bài viết sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về những kỹ năng cần thiết để giúp cho bạn quản lý thời gian và ứng dụng vào công việc hiệu quả hơn.
Có bao giờ bạn tự hỏi: Tại sao các kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng đến vậy?
Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ không có khả năng tổ chức thời gian cho mình và điều đó gây ra hậu quả là bạn lãng phí thời gian một cách vô ích đồng thời không thể mang lại hiệu quả trong công việc.Ngay cả khi bạn tìm thấy một công cụ có thể giúp quản lý thời gian tốt hơn thì bạn cũng không có đủ kỹ năng để thực hiện điều đó.
Khả năng quản lý thời gian của bạn có thể đến từ đặc điểm tính cách và thông qua thời gian dài rèn luyện.
Đặc điểm tính cách (Personality traits) là một phần không thể thiếu trong con người bạn, được định hình bởi gen và kinh nghiệm sống của chính bạn. Chúng rất khó thay đổi; hầu như không thể nào thay đổi chỉ trong một thời gian ngắn hạn hoặc trung hạn. Mô hình rất phổ biến về đặc điểm tính cách là Đặc điểm tính cách của Big Five và Kiểm tra Tính cách HEXACO.
Trong đó mô hình kiểm tra tính cách HEXACO đo lường các đặc điểm tính cách sau:
- Trung thực-Khiêm tốn: Chân thành, Công bằng, Sợ hãi và tham lam, Khiêm tốn
- Tình cảm: Sợ hãi, Lo lắng, Phụ thuộc, Tình cảm
- Sự hướng ngoại: Sự tự tôn về xã hội, Sự táo bạo trong xã hội, Sự hòa đồng, Sự thân thiện
- Tính dễ chịu: Tha thứ, dịu dàng, linh hoạt, kiên nhẫn
- Lương tâm: Tổ chức, Siêng năng, Cầu toàn, Thận trọng
- Cởi mở để trải nghiệm: Đánh giá cao thẩm mỹ, Ham học hỏi, Sáng tạo, Độc đáo, Vị tha
Trong số đó có một số đặc điểm tính cách giúp quản lý thời gian tốt hơn. Ngoài ra, một số người còn sở hữu những nét tính cách có thể giúp họ tiếp thu các kỹ năng mới nhanh hơn nhiều so với người khác, bao gồm cả kỹ năng quản lý thời gian.
Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều kỹ thuật quản lý thời gian khác nhau phù hợp với nhiều tính cách. Do đó, để quản lý thời gian tốt hơn, đầu tiên bạn cần chính là hiểu được đặc điểm tính cách của mình.
Đừng cố gắng thay đổi những nét tính cách khó thay đổi. Để quản lý thời gian tốt, bạn nên tìm ra bộ kỹ thuật quản lý thời gian phù hợp với tính cách của mình và phát triển những kỹ năng đó để nâng cao lợi thế cho bản thân và loại bỏ những khuyết điểm.
Và đương nhiên việc học các kỹ năng sẽ dễ hơn nhiều so với việc thay đổi tính cách. Bạn có thể có được các kỹ năng mới thông qua kinh nghiệm sống hoặc đào tạo. Nói một cách đơn giản, nếu bạn làm một việc gì đó đủ lâu (ví dụ: sắp xếp thứ tự ưu tiên chính xác cho nhiệm vụ của bạn), thì sớm muộn gì bạn cũng trở nên giỏi việc đó.
Có ba loại kỹ năng chính mà bạn cần biết:
- Kỹ năng cứng và kỹ năng lao động, còn được gọi là kỹ năng kỹ thuật, là kỹ năng liên quan đến một nghề hoặc kỹ thuật cụ thể. Chúng thường ít khi liên quan đến tính cách của một người.
- Kỹ năng mềm, có liên quan mật thiết đến các đặc điểm tính cách, bao gồm kỹ năng con người, kỹ năng xã hội và kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng mềm rất quan trọng trong việc quản lý thời gian.
- Kỹ năng sống là khả năng đối phó với những thách thức trong cuộc sống. Trong số các kỹ năng sống, những kỹ năng đặc biệt quan trọng là: ra quyết định, giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo, tự nhận thức, đồng cảm, quyết đoán, bình tĩnh, kiên cường, đương đầu với căng thẳng và cảm xúc. Kỹ năng mềm là cũng là một loại kỹ năng sống.
Các kỹ năng đan xen chặt chẽ với kỹ thuật
Dù cho kỹ năng, kỹ xảo và đặc điểm tính cách là những bộ phận hoàn toàn khác nhau nhưng chúng vẫn đan xen chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau.
Ví dụ, nếu chúng ta coi bơi lội là một kỹ năng, thì bơi ếch chính là kỹ thuật bơi.
Một kỹ thuật thích hợp có thể giúp bạn đạt được một kỹ năng mới hoặc chỉ ra cách thực hành một kỹ năng nhất định theo cách tốt nhất có thể.
Tóm lại, đây là sự khác biệt giữa tất cả các định nghĩa được đề cập ở trên:
- Kỹ năng là khả năng để làm một cái gì đó (bơi lội).
- Kỹ thuật là một cách hiệu quả nhất để thực hành một kỹ năng nào đó (bơi ếch, bơi bướm, v.v.).
- Các kỹ thuật khác nhau thường có một bộ phương pháp và công cụ khác nhau giúp cho người học có được một kỹ năng mới, áp dụng nó vào thực tế dễ dàng hơn hoặc thực hiện nó tốt hơn (khi bơi: cách thực hiện động tác cánh tay, đá, thở, xoay người, sử dụng các dụng cụ bơi khác nhau, v.v. .).
- Đặc điểm tính cách là một phần không thể thiếu trong tính cách của một người, thường rất khó thay đổi.
Và nếu chúng ta áp dụng điều đó vào việc quản lý thời gian:
- Kỹ năng quản lý thời gian: thiết lập ranh giới, lập kế hoạch, ủy quyền, v.v.
- Kỹ thuật quản lý thời gian: hoàn thành công việc, hẹn giờ Pomodoro, ma trận Eisenhower, v.v.
- Công cụ quản lý thời gian: lịch, phần mềm ghi chú, theo dõi thời gian (ví dụ: My Hours)
- Những đặc điểm tính cách khuyến khích việc quản lý thời gian tốt hơn: mạnh dạn trong xã hội, linh hoạt, tổ chức, siêng năng và thận trọng
Các kỹ năng quản lý thời gian cốt lõi và cách phát triển chúng
Sau khi đã biết được sự khác biệt giữa các kỹ năng quản lý thời gian, kỹ thuật, công cụ và đặc điểm tính cách, tiếp theo chúng ta hãy cùng nhau phân tích các kỹ năng quản lý thời gian cốt lõi và cách đạt được chúng. Năm kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất là:
- Lập kế hoạch
- Ra quyết định và ưu tiên
- Thiết lập ranh giới và nói không
- Ủy quyền và thuê ngoài
- Xây dựng hệ thống và chăm chỉ tuân theo nó
1. Lập kế hoạch
Muốn quản lý thời gian tốt, đầu tiên bạn phải có kỹ năng lập kế hoạch. Đơn giản vì rất khó để có thể quản lý và giải quyết hết mọi việc xảy ra trong ngày hoặc tuần nếu như bạn không có một kế hoạch chi tiết và cụ thể về những gì mà bạn phải hoàn thành.
Phát triển kỹ năng lập kế hoạch chính bước đầu tiên để quản lý thời gian tốt hơn. Tất nhiên, trên thực tế, đôi khi mọi việc không diễn ra theo đúng hoàn toàn như trong kế hoạch, nhưng một kế hoạch chi tiết và rõ ràng sẽ là công cụ hiệu quả giúp bạn điều chỉnh và giữ cho mọi việc không đi chệch hướng.
Kỹ năng lập kế hoạch là một kỹ năng vô cùng quan trọng đối với việc quản lý thời gian. Chuẩn bị danh sách nhiệm vụ, xây dựng trình tự công việc, quản lý lịch, lập chương trình họp, thậm chí chuẩn bị kế hoạch dự án, tất cả đều liên quan đến kỹ năng lập kế hoạch.
Muốn có kỹ năng lập kế hoạch, bạn phải có khả năng hình dung những gì cần phải làm và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất. Sau đó, bạn phải thực hiện kế hoạch với sự tự giám sát của bản thân và đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch mà bạn đã tạo ra.
Làm thế nào để bạn có thể phát triển kỹ năng lập kế hoạch? Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng lập kế hoạch là sử dụng một công cụ lịch, chẳng hạn như lịch Google.
Rất đơn giản, bạn chỉ cần lên kế hoạch trước cho các công việc bạn cần hoàn thành trong tuần trực tiếp ngay trên lịch Google. Ví dụ như khi nào thức dậy. Nhiệm vụ nào cần bắt đầu đầu tiên trong một ngày. Khi nào thì tổ chức các cuộc họp. Thời gian nghỉ ngơi và giải trí của bạn sẽ bắt đầu vào lúc nào.
Và cứ như thế bạn viết mọi thứ trực tiếp vào lịch. Điều đó sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về cách bạn sẽ sử dụng thời gian trong tuần. Đây là cách lập kế hoạch đơn giản nhất mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện.
Khi bạn đã nắm vững lịch của mình, bạn có thể bắt đầu sử dụng các gói nâng cao hơn.
2. Ra quyết định và ưu tiên
Mục tiêu của một kế hoạch không chỉ là hình dung mọi thứ sẽ diễn ra như thế nào mà còn để giúp bạn có cơ sở để ra những quyết định quan trọng hoặc ưu tiên những sự vật, sự việc nào đó.
Tất cả chúng ta đều chỉ có 24 giờ một ngày. Tuy nhiên những gì bạn làm với trong khoảng thời gian đó là điều tạo nên sự khác biệt thực sự trong việc quản lý thời gian. Hay nói cách khác việc đưa ra những quyết định đúng đắn về thời gian sẽ tạo nên sự khác biệt.
Có nhiều quyết định cần được đưa ra mỗi ngày. Bạn sẽ ngủ bao lâu, bạn sẽ làm việc ở đâu, bạn sẽ bắt đầu công việc nào trước, bạn sẽ làm việc trong bao lâu, v.v.
Vì thế hầu hết mọi người đều rất ghét việc phải đưa ra quyết định, họ thường chỉ làm theo quán tính và để sếp, vợ / chồng và những người khác quyết định thay họ. Và hậu quả là họ sẽ quản lý thời gian của mình kém hơn so với những người tự đưa ra quyết định.
Nếu bạn muốn quản lý thời gian giỏi, bạn phải kiểm soát được thời gian của mình.
Bạn phải biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho mọi việc, bạn phải quyết định những nhiệm vụ nào cần giải quyết trước và những nhiệm vụ nào bạn sẽ từ chối (trong phạm vi có thể và đặt ở vị trí hiện tại của bạn).
Vậy câu hỏi đặt ra là làm thế nào để bạn có thể phát triển các kỹ năng ra quyết định và sắp xếp thứ tự ưu tiên? Rất đơn giản hãy sử dụng ma trận Eisenhower. Ma trận này đề xuất cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ theo một trong 4 hướng sau:
- Khẩn cấp + Quan trọng (Làm)
- Khẩn cấp + Không quan trọng (Ủy quyền)
- Không khẩn cấp + Quan trọng (Đặt nó vào lịch của bạn)
- Không quan trọng + Không khẩn cấp (Xóa)
Liệt kê tất cả các công việc bạn phải thực hiện trong một tuần và sắp xếp chúng vào một trong bốn góc phần tư của ma trận. Trong mọi góc phần tư, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự từ việc quan trọng nhất đến việc ít quan trọng. Hãy bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất. Đó là cách để bạn thực hành đưa ra các quyết định về thời gian của mình.
3. Đặt ranh giới và nói không
Nếu bạn muốn quản lý thời gian tốt, bạn phải coi thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất mà bạn sở hữu.
Điều đó có nghĩa là bạn phải đặt ra ranh giới rõ ràng cho những người muốn giao nhiệm vụ cho bạn hoặc để bạn tham gia vào các dự án và hoạt động không phải là nhiệm vụ của bạn. Nói không chính là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để giải quyết những vấn đề đó.
Bên cạnh việc học cách nói không với người khác, bạn cũng phải học cách thiết lập ranh giới cho chính mình. Nếu bạn không biết cách làm điều đó, bạn có thể sẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức cho những việc thực chất không thuộc về nhiệm vụ của bạn hoặc bạn sẽ phải làm nhiều việc cùng một lúc.
Hạn chế công việc đang thực hiện, tránh ôm đồm quá nhiều việc cũng như hạn chế số lượng dự án mà bạn tham gia đều là những mẹo quan trọng trong quản lý thời gian.
Làm thế nào để bạn có thể học cách nói không? Nếu bạn thiếu sự mạnh mẽ và quyết đoán, bạn có thể sẽ gặp khó khăn trong việc nói lời từ chối với mọi người.
Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng này đó là bắt đầu nói không trong những tình huống nhỏ không quan trọng, và sau đó từ từ mở rộng quy mô sang những việc lớn hơn.
Hãy nhớ rằng tập luyện giúp bạn hoàn hảo hơn còn thực hành giúp bạn thoát khỏi vùng an toàn của mình.
Mặt khác, bạn cũng có thể tự hỏi bản thân mình xem liệu bạn đang sợ điều gì khi từ chối người khác (thường là vì bạn nghĩ rằng mọi người sẽ có ý kiến xấu về bạn sau khi bạn từ chối họ hoặc có thể họ sẽ từ chối bạn vào lần tiếp theo khi bạn muốn nhờ họ giúp đỡ, v.v.) . Sau đó hãy khám phá xem liệu chúng có thực sự khả thi hay không.
Bạn cũng có thể thử sử dụng một số mẫu cho e-mail có nội dung từ chối hợp tác để thể hiện sự tôn trọng với đối phương hoặc bạn có thể chuẩn bị trước một vài lời từ chối và bào chữa cho việc nói không của mình.
Nhưng lời khuyên tốt nhất là hãy trung thực. Ví dụ như bạn có thể nói: tôi rất thích, nhưng tôi không có thời gian, vì vậy tôi sẽ bỏ qua cơ hội này. Cảm ơn bạn, tôi thực sự đánh giá cao về nó.
4. Uỷ quyền và thuê ngoài
Nói “không” là để bảo vệ thời gian của bạn. Giao nhiệm vụ là tận dụng thời gian của người khác. Học cách ủy quyền là bước cực kỳ quan trọng để trở thành bậc thầy về quản lý thời gian.
Lợi ích chính của việc ủy thác nhiệm vụ đó là bạn có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao nhất và nhận được những phần còn lại từ những người mà bạn đã ủy quyền. Đó là một loại chuyên môn hóa cao.
Bên cạnh đó việc ủy quyền còn giúp bạn thu hút thêm những chuyên gia giỏi ở một số lĩnh vực và họ có thể giúp bạn thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Mặc dù việc ủy quyền nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế thì không phải vậy. Đầu tiên, bạn phải tìm đúng người mà bạn có thể tin tưởng và ủy quyền cho họ. Sau đó, bạn phải xây dựng mối quan hệ với họ và truyền đạt đúng “yêu cầu công việc” và “tiêu chí hoàn thành” khi bạn ủy quyền.
Và đương nhiên trong lần đầu ủy quyền có thể bạn sẽ gặp một vài khó khăn nhưng điều đó cũng sẽ giúp bạn học được cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng.
Đặc biệt việc học cách ủy quyền hoặc thuê ngoài góp phần rất lớn vào kỹ năng lãnh đạo và sự phát triển cá nhân sau này của bạn.
Bạn có thể học ủy quyền bằng cách nào? Nếu bạn chưa bao giờ ở vị trí lãnh đạo hoặc chưa bao giờ thực sự giao việc cho một ai đó thì ngay bây giờ hãy chuẩn bị một danh sách tất cả các nhiệm vụ mà bạn có thể giao phó.
Những công việc này có thể là kinh doanh (quản lý, pháp lý, quản lý phương tiện truyền thông xã hội, v.v.) hoặc mang tính chất cá nhân (dọn dẹp, giặt giũ, mua hàng tạp hóa, v.v.).
Sau đó đánh giá mọi nhiệm vụ tùy theo mức độ dễ dàng hay khó khăn. Tuân theo các tiêu chí như: độ phức tạp của nhiệm vụ, người thực thi tiềm năng, giá cả, độ nhạy thời gian, v.v. Sau đó, hãy bắt đầu ủy quyền với nhiệm vụ dễ dàng nhất.
Tuy nhiên điểm đặc biệt nhất của ủy quyền là bạn phải tìm được người phù hợp với công việc mà bạn định giao cho họ. Đôi khi bạn sẽ phải đối mặt với các vấn đề liên quan đến hiệu suất, giao tiếp hoặc các mối quan hệ ngay từ đầu. Nhưng đó là cách duy nhất để thực sự học cách ủy quyền và tận dụng thời gian của người khác.
5. Xây dựng một hệ thống và chăm chỉ tuân theo nó
Sau khi đã học cách lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân quyền, v.v., thì bước tiếp theo bạn nên thiết lập một hệ thống quản lý thời gian chặt chẽ và hoàn chỉnh cho riêng mình. Có rất nhiều kỹ thuật quản lý thời gian có thể giúp bạn làm được điều đó.
Tuy nhiên chỉ có một số ít trong đó là thực sự hoàn chỉnh (ví dụ như GTD). Bên cạnh đó, mọi người thường xây dựng hệ thống quản lý thời gian dựa trên chính những kỹ thuật phù hợp với tính cách của họ. Hiện có hơn 50 kỹ thuật quản lý thời gian để bạn tha hồ lựa chọn.
Về vấn đề này, bạn thực sự cần hai kỹ năng. Đầu tiên là xây dựng một hệ thống cho chính bạn và không ngừng cải thiện nó .
Bên cạnh đó bạn cũng phải liên tục thử nghiệm các kỹ thuật khác nhau, khám phá những gì phù hợp với tính cách của bạn nhất, sau đó kết hợp các kỹ thuật đã chọn lại với nhau một cách phù hợp. Thông thường bạn sẽ phải mất vài tháng để có thể xây dựng nên một hệ thống hoàn chỉnh và đi vào hoạt động.
Kỹ năng thứ hai là siêng năng. Một trong những yêu cầu quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý thời gian chính là bạn phải thường xuyên sử dụng chúng.
Làm thế nào để bạn có thể xây dựng hệ thống quản lý thời gian và sử dụng nó một cách hiệu quả nhất?
Đầu tiên, hãy nghiên cứu tất cả các kỹ thuật quản lý thời gian mà bạn tìm thấy trên mạng. Chọn những cái bạn thấy thú vị nhất. Bắt đầu thử nghiệm từng cái một và dành cho bản thân vài tháng để chọn ra những kỹ thuật phù hợp với bạn nhất.
Bạn có thể thử kết hợp các kỹ thuật quản lý thời gian với các công cụ hỗ trợ kỹ thuật như lịch, ứng dụng ghi chú, quản lý thời gian hoặc các ứng dụng khác bao gồm lời nhắc, thông báo và danh sách kiểm tra.
Sử dụng các công cụ theo dõi thời gian là một phần quan trọng để thiết lập nên một hệ thống quản lý thời gian hoàn chỉnh.
Danh sách các kỹ năng quản lý thời gian
Có nhiều kỹ năng quản lý thời gian để bạn lựa chọn. MangoAds đã tổng hợp một danh sách hoàn chỉnh về các kỹ năng quản lý thời gian, vì vậy bạn có thể tự đánh giá xem mình cần phát triển những kỹ năng nào để trở nên thực sự giỏi trong việc quản lý thời gian.
Yêu cầu sự giúp đỡ – Đôi khi bạn gặp khó khăn, quá tải hoặc không có cách nào để thuê ngoài thì lúc này lựa chọn duy nhất của bạn đó là yêu cầu sự giúp đỡ. Một số người thường cho rằng việc yêu cầu được giúp đỡ là điều sỉ nhục và coi đó là dấu hiệu của việc không đủ tốt. Nhưng rõ ràng đó là một quan niệm sai lầm và việc yêu cầu sự giúp đỡ là không có gì sai. Trên thực tế, đó là dấu hiệu của sức mạnh thay vì là điểm yếu.
Tự động hóa nhiệm vụ – Hiện nay có rất nhiều công cụ có khả năng giúp bạn tự động hóa nhiệm vụ, đặc biệt là khi nói đến quản lý email và mạng xã hội. Khám phá các dịch vụ như IFTTT và Zapier để biết thêm thông tin về cách tự động hóa các tác vụ.
Làm việc theo nhóm – Làm việc nhóm sẽ giúp mang lại hiệu quả công việc cao hơn. Các loại nhiệm vụ, địa điểm họp, cuộc gọi điện thoại (bạn có thể sử dụng dịch vụ xử lý cuộc gọi) vv. Phân phối nhiệm vụ có thể là một cách cực kỳ hữu ích để tránh đa nhiệm và cải thiện năng suất của bạn.
Sự rõ ràng – Lẫn lộn hoặc lạc lối là kẻ thù lớn của sự tiến bộ và ảnh hưởng xấu đến khả năng quản lý thời gian của bạn. Nó cũng giống như việc bạn đang bị mắc kẹt và không thể tiến về phía trước. Hình thành quan điểm rõ ràng về những gì bạn muốn và cách bạn sẽ đạt được chính là hai yếu tố cốt lõi để quản lý tốt thời gian của bạn.
Hoàn thành – Nhiều người gặp khó khăn khi muốn hoàn thành một nhiệm vụ nào đó. Trong một vài trường hợp, có người đã hoàn thành nhiệm vụ đến 90% hoặc thậm chí hơn, nhưng sau đó họ lại bị tác động bởi một thứ gì đó khiến họ không thể vượt qua vạch đích. Và đó chính là điều mà bạn cần phải tránh.
Kỹ năng đối phó / Quản lý căng thẳng – Trong một môi trường phức tạp và căng thẳng, bạn cần phải luôn tập trung, nhạy bén và miễn nhiễm với nhiều tác nhân gây xao nhãng bên ngoài. Để làm được điều đó, bạn cần phải phát triển các kỹ năng đối phó thật tốt. Kỹ năng này bao gồm các khả năng vượt qua căng thẳng và đối phó với những đối tượng khách hàng khó khăn.
Tạo thói quen – Bộ não của chúng ta luôn dành sự yêu thích đặc biệt cho các thói quen và khuôn mẫu. Tin tốt là khi bạn đã quen với một thói quen nào đó, bạn hầu như không cần phải nỗ lực hay tốn bất kỳ công sức nào để tuân theo nó. Do đó, thói quen là một phần rất quan trọng trong việc quản lý thời gian. Hệ thống quản lý thời gian của bạn nên bao gồm một tập hợp các quy trình. Ví dụ, vào mỗi buổi sáng, bạn có thể viết ra ba nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Đó là một thói quen đơn giản có thể làm tăng năng suất của bạn một cách nhanh chóng. Bạn có thể sẽ phải mất từ 1 đến 2 tháng để làm quen với một thói quen mới.
Kỷ luật / Đánh bại sự trì hoãn – Kỷ luật có nghĩa là bạn buộc phải làm một điều gì đó cho dù bạn có muốn hay không. Kỷ luật là thứ cần phải có bắt đầu một nhiệm vụ và hoàn thành nó. Bên cạnh đó cũng chỉ có kỷ luật mới có thể đánh bại được sự trì hoãn và hoàn thành công việc.
Luôn linh hoạt – Trên thực tế, mọi thứ không bao giờ diễn ra theo đúng kế hoạch. Điều đó có nghĩa là bạn phải luôn linh hoạt, sẵn sàng giải quyết mọi tình huống có thể xảy ra. Như chúng ta đã biết, lập kế hoạch thực sự quan trọng, nhưng điều quan trọng hơn đó là bạn phải thật sự linh hoạt để có thể đạt được mục tiêu theo đúng như kế hoạch mà mình đã đề ra.
Tập trung / Tránh đa nhiệm – Đa nhiệm là kẻ thù lớn nhất của việc quản lý thời gian. Tất nhiên, có những lúc bạn phải thực hiện nhiều việc cùng một lúc, nhưng nhìn chung, kỹ năng quản lý thời gian tốt đòi hỏi bạn phải thật sự tập trung vào một việc và hoàn thành nó.
Thiết lập mục tiêu – Bạn càng biết rõ định hướng nơi bạn muốn đến, bạn càng có thể vạch ra những chiến lược và nhiệm vụ phù hợp để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Bên cạnh đó, bạn phải luôn thiết lập mục tiêu trong cả cuộc sống và hoạt động kinh doanh của mình. Nếu bạn không có mục tiêu rõ ràng trong cuộc sống của mình, bạn chắc chắn sẽ không thể quản lý thời gian của mình tốt.
Hòa vào dòng chảy – “Dòng chảy” là một trong những trạng thái mang lại năng suất cao nhất. Tất cả những gì bạn cần làm đó là quên đi mọi thứ, tạo ra sản phẩm và phân phối chúng. Nếu muốn hòa nhập vào “dòng chảy”, bạn phải làm việc tích cực và cố gắng tiếp thêm động lực cho bản thân.
Sắp xếp mọi thứ, bao gồm danh sách và ghi chú – Một trong những phần quan trọng nhất của quản lý thời gian đó là tổ chức bản thân và môi trường của bạn một cách hiệu quả. Điều đó có nghĩa là bạn nên chuẩn bị cho mình một bàn làm việc sạch sẽ, một hệ thống hồ sơ, ghi chú, lập và làm theo danh sách kiểm tra, v.v.
Giải quyết vấn đề – Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, công việc của mình, đôi lúc bạn sẽ gặp phải các vấn đề bất chợt nảy sinh. Lúc này điều bạn cần làm là tìm cách giải quyết chúng thay vì chỉ chăm chăm soi xét vào những vấn đề đó. Hãy nhớ rằng không bao giờ được lãng phí thời gian.
Đúng giờ – Làm sao bạn có thể quản lý thời gian tốt, nếu bạn luôn đến muộn. Đi muộn thường là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn không kiểm soát được thời gian của mình. Ví dụ, một bàn làm việc lộn xộn có thể là một điềm báo cho việc bạn không thể kiểm soát được thời gian của mình.
Nghỉ ngơi (thời gian phục hồi) – Bạn chỉ có thể làm việc hiệu quả nếu bạn có đủ thời gian để nghỉ ngơi. Điều đó bao gồm ngủ đủ giấc, nghỉ ngơi ít nhất một ngày trong tuần, thường xuyên đi du lịch và không gây áp lực cho bản thân với quá nhiều công việc. Nếu không, năng suất của bạn sẽ giảm mạnh. Tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc, vui chơi và nghỉ ngơi là một phần quan trọng của quản lý thời gian.
Thiết lập thời hạn / Tránh chủ nghĩa hoàn hảo – Nếu bạn không có thời hạn rõ ràng và thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ, bạn sẽ có thể vĩnh viễn không thể hoàn thành nó. Một trong những tiêu chí quan trọng của quản lý thời gian đó là không làm quá mọi thứ. Nếu bạn là người cầu toàn, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho những công việc này. Đặt ra thời hạn và giới hạn rõ ràng là giải pháp phù hợp thay vì tự hành hạ bản thân.
Kỹ năng quản lý thời gian là một phần không thể thiếu để giúp bạn thành công hơn trong công việc. Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể áp dụng chúng vào công việc để hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình. Còn kỹ năng quản lý thời gian nào mà MangoAds chưa kể trong đây không nhỉ? Hãy viết thư cho MangoAds và chúng tôi sẽ thêm nó vào danh sách.
