Các loại hình đàm phán trong kinh doanh
Đàm phán trong kinh doanh được chia thành nhiều loại, ứng với từng loại thì tính chất của các cuộc đàm phán cũng khác nhau. Hiểu rõ tính chất giúp những nhà đàm phán có sự chuẩn bị cẩn thận và định hướng được trước chiến lược khi bước vào bàn thương thảo.
Xét theo số lượng vấn đề thương lượng, đàm phán sẽ gồm:
- Đàm phán phân phối: tính chất của cuộc đàm phán này là tập trung vào 1 vấn đề duy nhất, đó là giá. Khi này, nhà phân phối sẽ mặc cả giá sản phẩm/dịch vụ hoặc mức chiết khấu từ nhà sản xuất, nhà phân phối trước khác để có được giá vốn thấp nhất có thể.
- Đàm phán tích hợp: Đàm phán tích hợp thường bị nhầm lẫn với đàm phán phân phối. Tuy nhiên, bên cạnh giá, đàm phán tích hợp sẽ thương lượng nhiều điều khoản thỏa thuận hơn, hạng mục công việc, nhân sự tham gia dự án, những yêu cầu về đặc tính/ sản phẩm… Các bên cùng nhau thống nhất xem ở mặt này bên nào có thể nhượng bộ 1 phần lợi ích để đổi lấy lợi ích ở điều kiện khác để cân bằng lợi ích cho nhau.
Xét theo số lượng đối tượng tham gia, sẽ có 2 loại hình đàm phán chính:
- Đàm phán nhóm: Đàm phán nhóm là khi các bên tham gia có ít nhất 1 bên phải nhiều hơn người trở lên. Ví dụ như đại diện doanh nghiệp X có 1 người và đại diện doanh nghiệp Z có 2 người tham gia thì được xem là đàm phán nhóm. Những cuộc đàm phán này để các thành viên bổ trợ cho nhau, mỗi người nắm 1 chuyên môn cùng hỗ trợ cho nhau để đạt được mục tiêu đàm phán chung.
- Đàm phán đa phương: Bao trùm cả đàm phán nhóm, đàm phán đa phương mở ra cục diện lớn hơn với ít nhất 3 bên, cho dù ở tư cách cá nhân hoặc là thành viên của 1 bên tham gia. Tức là đại diện doanh nghiệp X có 1 người, đại diện doanh nghiệp Y có 1 người và đại diện doanh nghiệp Z có 2 người tham gia thì được xem là đàm phán đa phương.
Đàm phán đa phương thành công là khi các bên tìm được sự cân bằng lợi ích giữa tất cả các bên. Mặc dù sẽ có được góc nhìn đa chiều, lập luận theo các quan điểm khác nhau để phân tích vấn đề sâu hơn, loại bỏ những phát sinh khác khi hợp tác nhưng đàm phán đa phương cũng khó đi đến thống nhất. Vì bên nào cũng đều mong lợi ích thuộc về mình nhiều nhất dẫn đến tình trạng chia bè phái dẫn gây mất công bằng trong thương lượng.
Để đối phương không những đồng thuận, thậm chí nhượng bộ các lợi ích thì việc hiểu được bản chất của từng loại chỉ mới là khởi động. Người đàm phán muốn dẫn dắt đối phương đến sự đồng thuận này cần nắm rõ những nguyên tắc để ứng biến, lên chiến lược cho từng loại đàm phán khác nhau.
6 phương pháp phát triển và hoàn thiện kỹ năng đàm phán thương lượng trong kinh doanh
1. Xác định mục tiêu và và lập kế hoạch “tác chiến”
Các nhà đàm phán muốn có được cơ hội thắng thế thì trước khi ngồi vào bàn đàm phán phải trả lời được các câu hỏi sau:
- Mục tiêu doanh nghiệp cần đạt là gì?
- Vai trò của doanh nghiệp trong cuộc đàm phán là gì? Ở “kèo trên” và đang cân nhắc giữa nhiều bên để hợp tác hay là những doanh nghiệp đang tìm kiếm nhà phân phối sản phẩm của mình?
Làm rõ vai trò và nắm được tinh thần đàm phán là cách để (các) thành viên tham gia cư xử và phối hợp nhịp nhàng hơn trong khi thỏa thuận.
- Mức lợi ích tối thiểu doanh nghiệp có thể chấp nhận để hợp tác? Cột mốc này giúp các nhà đàm phán từ chối những đề xuất từ đối tác, tránh chấp nhận thỏa thuận nhưng cuối cùng không mang đến lợi ích cho doanh nghiệp.
- Điểm mạnh, điểm yếu của đối phương là gì? Việc nghiên cứu thông tin đối thủ trước sẽ giúp nhà đàm phán nên chọn điểm nào để thương thuyết như tránh nhượng bộ khi chạm đúng ưu điểm của đối phương mà nên chọn những khuyết điểm để gia tăng lợi ích về phía mình hơn.
Từ việc hiểu rõ vai trò, lợi ích các bên đem lên bàn so sánh, điểm mạnh/ yếu của đối thủ chính là cơ sở để nhà đàm phán đạt được mục tiêu đề ra.
2. Làm rõ mục tiêu cần đạt được sau cuộc đàm phán ngay từ đầu
Điều quan trọng nhất để phát triển kỹ năng đàm phán thương lượng hiệu quả trong kinh doanh đó là xác định được mục tiêu và biên độ đánh đổi. Bước vào cuộc đàm phán với mục tiêu không rõ ràng không khác gì ra trận mới mài đao.
Hãy thẳng thắn trao đổi về mục tiêu đầu ra để các bên không bị lạc lối trong quá trình thương lượng khi đang ngồi cùng bàn với ‘cáo’. Việc làm rõ mục tiêu ngay từ đầu cũng khiến cho đối tác thấy sự chuyên nghiệp, biết rõ mình muốn gì từ các nhà đàm phán. Sau đó chậm rãi ‘rò sóng’ về điểm cân bằng lợi ích giữa 2 bên trong quá trình thương thảo.
3. Tận dụng EQ để tăng khả năng thuyết phục
Kiên nhẫn, tập trung lắng nghe, thể hiện 1 vài biểu cảm đồng tình để tạo cảm tình nhằm thuyết phục đối tác dễ dàng hơn. Sự thiện chí chính là tiền đề để “vuốt” cảm xúc và dẫn dắt đối phương đồng ý với những đề xuất về lợi ích đã được đặt ra ban đầu.
Suy cho cùng lý trí con người luôn bị ảnh hưởng dựa trên cảm xúc. Việc vào trận với một tâm thế bình thản hơn sẽ giúp cuộc chiến cân não trở nên bớt căng thẳng cho cả đôi bên. Trong thương lượng, không có thắng, không có thua, không có kẻ thù, vì đã ngồi vào bàn đàm phán trên thương trường, tất có lý do để đôi bên ‘cần nhau’.
4. Tư duy win-win, đôi bên cùng có lợi
Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp là chuyện tất nhiên nhưng cũng nên đặt mình vào vị trí của đối phương xem lợi ích giữa 2 bên có cân bằng và phù hợp hay chưa. Nhà đàm phán cứ nhất nhất giành mọi quyền lợi về phía mình, cho dù là ở “kèo trên” thì cũng sẽ dễ đánh mất nhiều cơ hội tác tiềm năng, thậm chí cơ hội này còn rơi vào tay đối thủ.
5. Cấu trúc các lập luận
Trình bày các ý có mở, thân và kết; theo lớp lang cụ thể để đối phương nắm thông tin dễ dàng hơn. Sau khi đã lắng nghe đủ, nhà đàm phán cần tổ hợp và sắp xếp lại các đề xuất, lập luận cho những đề xuất này sao cho dễ hiểu, có sự cân bằng lợi ích đôi bên để tăng tính thuyết phục hơn. Lúc này, các cảm xúc đồng cảm cần nhường chỗ cho sự quyết tâm, mạch lạc để thống nhất vấn đề nhanh chóng.
Ngoài ra một lưu ý trong quá trình thương lượng đó là đừng để đôi phương kéo mình vào trận địa của họ. Một người có kỹ năng đàm phán thương lượng trong kinh doanh tốt phải biết kéo đối phương vào mạch tư duy của mình. Trong trận kéo co này, ai kéo đối thủ ‘rời khỏi địa bàn của họ’, người đó nắm được thế chủ động hơn bất chấp vị thế công ty ‘kèo trên hay kèo dưới’.
Điều này cũng như cuộc chiến giữa sư tử và cá sấu – sinh vật mạnh nhất trên bờ và dưới nước. Ai kéo được đối phương ‘lên bờ’ hoặc ‘xuống nước’, người đó khai thác được tối đa ưu thế của mình!
6. Tránh những thiên kiến về văn hóa hay chính trị trong quá trình đàm phán
Sự khác biệt về văn hóa, chính trị là điểm đen trong đàm phán kinh doanh. Nếu chưa hiểu rõ quan điểm của họ thì tránh tuyệt đối đề cập đến các vấn đề này, nó không giúp tạo ra sự đồng cảm mà còn ẩn chứa những rủi ro bất đồng quan điểm và ảnh hưởng đến quá trình đàm phán.
Kỹ năng đàm phán thương lượng hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, còn mới thì thành thạo đàm phán khiến cho doanh nghiệp không còn trầy trật tìm kiếm đối tác, hay bỏ lỡ những cơ hội hợp tác. Tuy nhiên kỹ năng đàm phán vẫn là “kỹ năng” mà kỹ năng thì có thể luyện tập được miễn là đúng phương pháp và cải thiện liên tục.
Đứng trước sự cạnh tranh khốc liệt hiện nay, trọng trách thương lượng đè nặng trên vai các nhà quản lý. Khi mà họ không những phải điều hành nội bộ, thấu hiểu thị hiếu tiêu dùng mà còn phải có được khả năng thương lượng điêu luyện với đối tác và các bên liên quan. Để kỹ năng đàm phán xây dựng được xây dựng đúng phương pháp và nâng cao kiến thức quản trị khác bạn có thể tham khảo khóa học Thạc sĩ quản trị kinh doanh chuyên nghiệp tại SOM-AIT.
Trường đào tạo quản lý SOM-AIT thuộc top 20 trường đào tạo quản lý tốt nhất trong khu vực với hơn 4,100 cựu học viên tại Việt Nam đã và đang giữ các vị trí quan trọng tại các cơ quan Nhà Nước, tổ chức phi chính phủ, các tập toàn lớn trên thế giới…
