EN |
VN
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian có thể xem là một tổ hợp các kỹ năng năng quan trọng, giúp bạn quản lý và sử dụng tốt quỹ thời gian của mình mỗi ngày.
Một số kỹ năng quản lý thời gian bao gồm:
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng lập mục tiêu
- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng kiểm soát áp lực, căng thẳng
Không chỉ có khả năng chủ động kiểm soát cuộc sống cá nhân, người biết quản lý thời gian luôn rất được lòng nhà tuyển dụng.
Vì ngoài khả năng quản lý thời gian, ở họ cũng đã hội tụ đủ các kỹ năng liên quan khác trong việc tổ chức và hoàn thành công việc để trở thành một nhân viên tiềm năng. Họ được kỳ vọng sẽ đảm bảo năng suất làm việc tốt và mang lại giá trị tích cực mà công ty đang hướng đến.
Tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc
Tăng năng suất làm việc
Một trong những lợi thế lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian là cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian chúng ta sử dụng.
Từ đó, bạn có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, dẫn đến hiệu quả tốt hơn trong công việc.
Nhanh chóng đạt được mục tiêu
Ưu điểm lớn của kỹ năng quản lý thời gian chính là cho phép bạn đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình – thậm chí bằng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Điều này cũng giúp bạn đưa ra các quyết định hiệu quả hơn, có khả năng phân biệt và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong quá trình làm việc của mình.
Dễ dàng quản lý công việc đội nhóm
Công việc sẽ càng phức tạp và khó kiểm soát hơn khi bạn tham gia thêm vào các công việc nhóm, hoặc trực tiếp quản lý một đội ngũ nào đó.
Kỹ năng quản lý thời gian lúc này sẽ phát huy hết tiềm lực, giúp bạn dàn xếp ổn thỏa mọi lịch trình ngày. Bạn sẽ nhận được rất nhiều tín nhiệm từ đồng đội, cũng như giúp đội nhóm của bạn nhanh chóng hoàn thành mục tiêu.
Giảm stress
Đã bao giờ bạn phải vừa ăn vừa di chuyển trên đường, bận rộn đến mức “đầu tắt mặt tối”, không có thời gian cho những sở thích cá nhân, thời gian dành cho gia đình hay chưa?
Quanh cuồng giữa guồng công việc cũng đần khiến cuộc sống của bạn trở nên căng thẳng và áp lực. Và nguyên nhân của sự tái diễn liên tục này chính là do bạn đã thiếu đi kỹ năng quản lý thời gian.
Khi bạn biết sắp xếp quỹ thời gian của mình, cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, cơn “stress” cũng vì thế cũng sẽ dịu đi.
Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thêm cơ hội mới trong cuộc sống
Không biết sử dụng thời gian hợp lý sẽ phá hủy năng suất của bạn. Điều này sẽ khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội công việc.
Vì vậy, hãy học cách rèn kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ biết cách tận dụng nhiều cơ hội tốt và dễ dàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp.
12 Cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian đơn giản mà hiệu quả
1. Lên danh sách những việc cần làm – Điều tiên quyết của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Đã bao giờ bạn đi mua sắm nhưng sau đó bị cám dỗ và rước về nhà cả đống đồ chẳng liên quan? Việc lập danh sách, dù là danh sách thực phẩm cần mua hay danh sách những việc cần làm, sẽ giúp bạn tập hợp những thứ ưu tiên vào cùng một nơi.
Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay và hoàn thành từng việc một. Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện thói quen và phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.
Danh sách giúp bạn xác định đường đi, đích đến cũng như chiếc định vị GPS. Bạn có thể viết ra sổ, giấy note hay sử dụng các ứng dụng trong điện thoại, miễn là luôn mang theo bên mình để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Chưa hết đâu, còn gì tuyệt vời và tự hào hơn cảm giác lần lượt gạch đi những công việc đã hoàn thành, đúng không?
2. Tập trung vào những việc thật sự quan trọng
Sau khi đã có trong tay danh sách những việc cần làm, kỹ năng tiếp theo không kém phần quan trọng chính là sắp xếp thứ tự ưu tiên của chúng để quản lý thời gian.
Hãy cân nhắc về tính cấp bách, mức độ khó khăn cũng như giá trị mà công việc mang lại. Dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ làm việc khác.
Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Instagram hay đi uống bia với đồng nghiệp. Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng quên ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.
3. Xây dựng lối sống tối giản
Thú thật đi, có bao giờ bạn muốn bắt tay vào làm việc nhưng lại chẳng tìm thấy tài liệu mình cần? Bạn mất cả giờ đồng hồ lục tung căn phòng và khi tìm được thì nguồn cảm hứng làm việc cũng biến mất?
Hãy dọn dẹp phòng ốc gọn gàng, vứt bỏ đi tất cả tài liệu, giấy tờ không quan trọng, sắp xếp các file dữ liệu trong máy tính một cách logic. Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian chỉ để nghĩ ngày mai sẽ mặc gì, bạn có thể thử tìm mua những trang phục cơ bản dễ phối.
Việc đơn giản hóa cuộc sống không chỉ giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc tối ưu mà còn tiết kiệm thời gian và tập trung hơn cho những điều quan trọng khác.
4. Tận dụng thời gian trống
Mỗi giây trôi qua đều có thể được tận dụng để làm một điều gì đó có ích. Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy những “lỗ hổng” trong lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như thời gian trong nhà tắm, thời gian trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn.
Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi thẫn thờ ngắm đường phố thì bạn có thể nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về lĩnh vực chuyên môn. Cuộc họp kết thúc sớm hơn dự định 15 phút ư? Hãy tận dụng nó để kiểm tra email, xem lại to-do-list của mình để theo dõi tiến trình công việc. Thậm chí, thời gian chờ đối tác ở chỗ hẹn cũng đủ để bạn gọi vài cú điện thoại cho khách hàng của mình đấy.
5. Không trì hoãn
Bạn có biết rằng, người thành công có 7 ngày một tuần, còn người lười biếng chỉ có 7 ngày mai? Vì vậy, đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi sắp deadline mới mở laptop lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới cau có ngồi vào bàn làm việc.
Hãy trở nên thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc ngày giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp lo sợ thôi.
Chậm mà chắc vẫn hơn, làm mỗi ngày một chút nhưng chất lượng hơn là đến phút 90 mới cuống cả lên và làm qua loa cho có.
Và đương nhiên, sau khi hoàn thành xong công việc, bạn lại sẽ có thêm động lực để tiếp tục lên kế hoạch, mục tiêu mới và tự biết cách sắp xếp để đạt được nó. Kỹ năng quản lý thời gian cũng vì thế mà được bạn mài dũa qua từng ngày.
6. Hiểu rõ bản thân để thiết lập quỹ thời gian phù hợp
Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng, có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, có người lại tập trung tốt hơn vào buổi chiều. Khác với khung giờ gò bó nơi công sở, một trong những điểm cộng của làm việc từ xa là bạn hoàn toàn có thể chọn thời điểm làm việc hiệu quả nhất cho mình.
Bạn có thể thức dậy lúc 8 giờ sáng, nấu bữa sáng, đến phòng tập gym rồi mới bắt tay vào công việc. Điều quan trọng là hiểu rõ bản thân.
Khi đã xác định được “khung giờ vàng”, hãy đưa những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy, dùng kỹ năng quản lý, tổ chức của bản thân để sắp xếp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.
7. Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp
Đã bao giờ bạn lục tung cả căn phòng để tìm kiếm một bộ hồ sơ, hay mất cả tiếng vì không nhớ file hợp đồng của khách hàng nằm ở đâu trong máy tính? Rõ ràng, việc giữ cho mọi thứ đâu vào đấy sẽ giúp bạn đỡ căng thẳng hơn và tiết kiệm cả khối thời gian đấy.
Tổ chức mọi thứ theo quy củ gọn gàng cũng là một phần quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian.
Hãy dọn dẹp máy tính của mình, phân loại các danh mục, bản sao liên quan với nhau vào cùng một file. Đừng quên xóa những thứ không cần thiết. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy ngay khi cần bất cứ tài liệu gì.
8. Lên kế hoạch dài hạn
Thú thật đi, có phải bạn đã từng nghĩ rằng, làm việc từ xa tức là thích thì làm, không thích thì tha hồ xả hơi bất cứ khi nào mình muốn? Cũng đúng đó, bạn có thể làm thế. Nhưng mà, cách làm việc theo cảm hứng này sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian vì không việc nào được làm tới nơi tới chốn cả.
Việc lên kế hoạch khi nào làm việc, khi nào nghỉ ngơi là vô cùng cần thiết cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn.
Hãy bắt đầu buổi sáng bằng cách lướt qua danh sách các nhiệm vụ trong ngày, sau đó thì tập trung hoàn thành chúng theo những mốc thời gian đã định sẵn. Những bản kế hoạch theo tuần, theo tháng sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc và không bỏ lỡ deadline nào.
9. Loại bỏ yếu tố gây mất tập trung
Đúng là làm việc tại nhà sẽ thoải mái hơn, nhưng nó cũng là một cái bẫy khiến chúng ta xao lãng, mất tập trung. Không ai có thể thể tính toán dữ liệu, soạn thảo văn bản nếu cứ dán mắt vào màn hình tivi mỗi 5 phút được. Và sẽ thật bất tiện nếu chuông thông báo tin nhắn facebook cứ inh ỏi cả ngày.
Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên tìm cho mình một không gian làm việc yên tĩnh, tắt hết thông báo mạng xã hội cũng như để điện thoại ra xa. Hãy thẳng tay loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung và chú tâm hoàn toàn vào công việc.
10. Học cách nói “không”
Bạn biết đấy, thời gian là vàng. Nhưng bạn không có nhiều thời gian và không phải tất cả công việc đều có thể tạo ra “vàng” được.
Hãy nhớ là, ôm đồm quá nhiều công việc cùng một lúc chỉ khiến bạn kiệt sức và lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng mà thôi.
Bạn có thể quyền từ chối những cuộc hẹn tán dóc vô nghĩa, cũng không nên nhận lời giúp đỡ ai đó khi công việc của mình còn chưa xong. Kiến thức, kỹ năng và nhất là thời gian của bạn nên được quản lý và sử dụng vào những công việc mang lại giá trị.
11. Học cách quản lý thời gian mỗi ngày
Đã là kỹ năng thì căn bản thì việc bạn có thể quản lý thời gian mỗi ngày chắc chắn là sẽ học được.
Hãy bắt đầu bằng những mẹo nhỏ, cách khóa học quản lý thời gian miễn phí. Sau khi áp dụng bạn sẽ thấy mình phù hợp/ không phù hợp với phương pháp nào.
Thử và sai, từ đó rút kinh nghiệm để áp dụng sau này là cách bền vững nhất khi học kỹ năng mới.
12. Đọc sách về phương pháp quản lý thời gian
Nếu bạn vẫn loay hoay chưa biết làm thế nào để quản lý hiệu quả, bạn cũng có thể học hỏi từ những chuyên gia để xây dựng một góc nhìn tổng quát cho bản thân – trước khi bắt đầu “thực hành”.
Một số cuốn sách được đánh giá cao về hướng dẫn phát triển kỹ năng quản lý thời gian bạn có thể tìm đọc:
- Tuần làm việc 4 giờ (The 4-Hour Workweek – Tim Ferriss): Cho bạn thấy kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn chỉ làm việc 4h mỗi tuần mà vẫn đảm bảo cuộc sống thành công.
- Hoàn thành mọi việc không hề khó (Getting Things Done – David Allen): Nếu bạn hay bị căng thẳng và không thể hoàn thành mọi việc thì đây là cuốn sách cho bạn
- Tư duy tối ưu (First Things First – Stephen Covey): Tổng quan về cách xác định điều quan trọng và lên kế hoạch thực hiện.
- Priorities: Mastering Time Management – James C. Petty: Hướng dẫn về cách đặt thứ tự ưu tiên và dành thời gian cho việc quan trọng.
- Vị giám đốc một phút (The One Minute Manager – Ken Blanchard and Spencer Johnson): Quản trị thời gian cho các cấp bậc quản lý.
Một số phương pháp Khoa học giúp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một khung quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên bằng cách phân loại nhiệm vụ công việc theo 2 tính chất: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Theo đó:
- Nhiệm vụ quan trọng: Đóng góp vào sứ mệnh, mục tiêu và giá trị lâu dài của cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Chúng có thể không tạo ra kết quả tức thì, nhưng bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, bạn cảm thấy bình tĩnh, logic và dễ tiếp thu những ý tưởng mới do có tư duy nhạy bén.
- Nhiệm vụ khẩn cấp: Khá nhạy cảm về thời gian, đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và thường liên quan đến công việc tập thể, các cá nhân khác thay vì chỉ dành cho bản thân mình. Bạn cảm thấy bắt buộc phải giải quyết chúng.
Dựa vào định nghĩa trên, ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn chia các đầu công việc của mình thành 4 loại:
- Khẩn cấp và quan trọng (cần phải làm ngay lập tức).
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (lên kế hoạch để thực hiện sau).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên ủy thác, bàn giao cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Bằng cách áp dụng phân loại như trên vào kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn có thể tập trung tăng năng suất và hiệu quả công việc, cũng như loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng, gây lãng phí thời gian.
Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20)
Nguyên tắc này được phát triển bởi nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto dành cho mục đích quản trị năng suất.
Nguyên tắc Pareto được áp dụng dựa trên giả thuyết như sau: cứ khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân nào đó gây ra.
Vậy nên, điều chính ta cần làm là học cách áp dụng kỹ năng quản lý thời gian và sau đó tập trung vào 20% cố gắng để mang lại 80% kết quả công việc.
Hiểu nôm na rằng, bạn sẽ phải chọn lọc được 2 công việc quan trọng nhất, với sức ảnh hưởng lớn hơn 8 mục còn lại – thay vì trì hoãn nó và chỉ chăm chăm làm các công việc không hiệu quả một cách lãng phí thời gian.
Bạn có thể sử dụng công thức sau để xác định thứ tự ưu tiên công việc: chia tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu quả đạt được.
Phương pháp 4D: Do – Delete – Delegate – Defer
Tương tự như Ma trận 4D Eisenhower của kỹ năng quản lý thời gian, phương pháp 4D – đôi khi được gọi là 4 điểm D của năng suất – là một chiến lược đơn giản và phổ biến giúp bạn xác định được tầm quan trọng của công việc cần bỏ thời gian ra để hoàn thành.
Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng về những gì cần hành động ngay (Do – Làm), hoặc ủy quyền cho người khác (Delegate – Uỷ thác).
Đối với những việc kém quan trọng hơn, bạn có thể lựa chọn trì hoãn nó (Defer – Trì hoãn) và thậm chí có thể loại bỏ nếu cảm thấy không cần thiết (Delete – Xóa bỏ) để tiết kiệm quỹ thời gian của mình.
Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory)
Thuyết “Hũ dưa muối” là một giải pháp quản lý thời gian đơn giản và thực sự hữu ích. Về cơ bản, thuyết này dựa trên ý tưởng ví thời thời gian giống như hũ dưa muối và có thời hạn.
Lý thuyết này giúp bạn xác định điều quan trọng và không quan trọng trong danh sách công việc của mình – theo một cách diễn đạt trực quan.
Chiếc hũ đại diện cho một ngày của bạn. Kèm theo đó là những thứ hạt cát, viên sỏi, hòn đá và nước được để lấp đầy hũ dưa. Bạn sẽ bỏ vào hũ của mình theo thứ tự sau để học cách thiết lập ưu tiên và lên kế hoạch cho quỹ thời gian một ngày của mình:
- Hòn đá: Công việc quan trọng nhất trong ngày (cần phải làm đầu tiên).
- Viên sỏi: Công việc quan trọng kế tiếp (bao gồm việc có thể giao cho người khác).
- Hạt cát: Những công việc nhỏ, linh tinh.
- Nước: Thời gian cho đời sống riêng tư – gia đình và bạn bè.
Sau khi phân loại được công việc, bạn hãy lên thời gian biểu và tổ chức chúng một cách phù hợp với nhu cầu, mục tiêu của bản thân. Đây cũng chính là chìa khóa quan trọng để bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian đấy.
