Kỹ năng quản lý thời gian
Nhận định sự khác biệt giữa “quan trọng” và “khẩn cấp”
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả đó là nhận định được sự khác biệt giữa “quan trọng” và “khẩn cấp”. Công việc quan trọng là những công việc nếu không thực hiện có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho bản thân hoặc người khác. Việc khẩn cấp là những việc cần thực hiện ngay lập tức, tuy nhiên, dù bạn có làm hay không chưa chắc đã ảnh hưởng đến bạn hoặc người khác.
Thiết lập mục tiêu
Kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất có lẽ là thiết lập mục tiêu. Bởi vì, mục tiêu là động lực giúp bạn cố gắng giải quyết cho xong công việc. Mục tiêu đặt ra phải đúng và có khả năng thúc đẩy nếu không sẽ khiến bạn nản chí và bỏ cuộc khi gặp khó khăn. Hậu quả là bạn không thể hoàn thành công việc và lãng phí thời gian đã sử dụng để theo đuổi mục tiêu.
SMART là một trong những phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả và phổ biến.
- S – Specific là mục tiêu rõ ràng, cụ thể, được xác định đúng đắn từ lúc đầu
- M – Measurable là mục tiêu đo lường được
- A – Attainable là mục tiêu có thể đạt được
- R- Relevant là các mục tiêu có liên quan và tác động trực tiếp đến cuộc sống, sự nghiệp của bạn
- T – Time-bound là việc chia nhỏ mục tiêu đồng thời giới hạn thời gian thực hiện
Lập kế hoạch
Sau khi xác định được mục tiêu, việc tiếp theo là lập kế hoạch. Kế hoạch được thiết lập phải đảm bảo đạt được mục tiêu nhanh chóng, hiệu quả, giảm thiểu tối đa sự căng thẳng và lãng phí thời gian.
Quản lý công việc
Cách quản lý thời gian hiệu quả bao gồm cả loại bỏ ý định làm việc đa nhiệm. Đa nhiệm chính là thực hiện nhiều việc trong cùng một lúc. Một số tác động tiêu cực khi bạn làm nhiều việc cùng lúc đó là mất thời gian cho việc chuyển đổi sự tập trung giữa các công việc, giảm năng suất, giảm IQ & EQ.
Hãy thực hiện từng nhiệm vụ đơn lẻ để đạt được hiệu quả như mong muốn. Loại bỏ sự phiền nhiễu, thiết lập thời hạn cho mỗi nhiệm vụ, áp dụng kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng Pomodoro,… là những gợi ý giúp bạn quản trị thời gian hiệu quả.
Quản lý căng thẳng
Trong cách quản trị thời gian hiệu quả, không thể không nhắc đến việc xử lý căng thẳng. Căng thẳng trong công việc sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất và chất lượng công việc. Chủ động xử lý căng thẳng giúp bạn không bị rơi vào tình trạng mất kiểm soát về thể chất lẫn tinh thần. Các vấn đề về thể chất có thể là bệnh huyết áp cao, tim mạch, dạ dày, đau đầu. Vấn đề tinh thần bao gồm trầm cảm, lo sợ, nghĩ đến cái chết,…
Đối phó với “kẻ cắp thời gian”
“Kẻ cắp thời gian” không xuất hiện trong phim hoạt hình hay viễn tưởng, nó hiện hữu ngay trong cuộc sống của con người và việc đối phó với nó lại chẳng hề đơn giản. Trong khi bạn đang nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đặt ra thì những yếu tố làm bạn sao lãng lại xuất hiện liên tục.
Những “kẻ cắp thời gian” này có thể là bất cứ thứ gì, chẳng hạn mạng xã hội, khách hàng đi qua hỏi chuyện, những cuộc điện thoại tán gẫu,… Vậy, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong trường hợp này là:
- Xác định chính xác “kẻ cắp thời gian” là ai, cái gì?
- Hãy thử tưởng tượng cuộc sống của bạn sẽ như thế nào nếu “kẻ cắp thời gian” bị loại bỏ?
- Lập kế hoạch đối phó với từng vấn đề
- Quyết tâm xử lý triệt để những “kẻ cắp thời gian” đó
Phương pháp quản lý thời gian
Quản lý thời gian theo phương pháp 4D
4D là tên viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:
- Do – hãy thực hiện ngay công việc quan trọng trước mặt
- Dump – loại bỏ những công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian
- Delegate – hãy giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn
- Defer – nếu không thể thực hiện công việc đó ngay, hãy ghi chép lại vào cuốn sổ tay và xác định thời gian sẽ làm việc đó
Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10
Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được áp dụng trong mọi lĩnh vực. Đây cũng là phương pháp quản lý thời gian khoa học và hiệu quả nhất. 40 – 30 – 20 – 10 giúp bạn có được một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.
Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được thực hiện như sau:
- Thời gian cho những công việc quan trọng nhất: 40%
- Thời gian cho những việc quan trọng thứ nhì: 30%
- Thời gian cho những việc quan trọng thứ ba: 20%
- Thời gian kết hợp mọi việc: 10%
Nhìn vào quy tắc này chúng ta sẽ nhận thấy rằng, bạn chỉ có một lựa chọn hợp lý duy nhất đó là tập trung vào 3 ưu tiên. Thực hiện lần lượt theo thứ tự ưu tiên từ thứ nhất đến thứ ba và chỉ dành một chút thời gian cho những công việc khác. Hãy thay đổi tư duy giải quyết công việc về mặt lý thuyết thành tư duy hoàn thành công việc trong thực tế bằng cách sắp xếp thời gian khoa học.
Quản lý thời gian theo phương pháp 80/20
Phương pháp 80/20 (Pareto) nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Chẳng hạn, 80% kết quả do 20% công nhân tạo ra; 80% doanh thu do 20% khách hàng đóng góp; 80% sự cố do 20% khiếm khuyết gây ra,…
Trong thực tế, con số 80 – 20 không phải là tuyệt đối. Tuy nhiên, điểm quan trọng mà phương pháp này muốn đề cập đến là sự phân phối không đồng đều những thứ trong cuộc sống. Nỗ lực giải quyết 20% công việc nhưng đem lại kết quả tốt thay vì tiêu tốn tài nguyên để giải quyết 80% công việc khác. Ứng dụng linh hoạt phương pháp 80/20 giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian.
