1. Viết Báo Cáo.
Viết báo cáo là một kỹ năng cần thiết cho công việc. Bạn có thể sẽ được làm quen với viết báo cáo khi bạn đang học tại các trường đại học (báo cáo học tập) hoặc khi đi làm Sếp của bạn sẽ phải yêu cầu bạn viết báo cáo về một dự án, kế hoạch nào đó (báo cáo kinh doanh hoặc kỹ thuật)
Có rất nhiều lý do để bạn lập nên một bài báo cáo hoàn chỉnh: Để trình bày thông tin, trình bày một kế quả nghiên cứu hoặc để phân tích một vấn đề sau đó bạn có đề xuất những chiến lược cụ thể và được trình bày dưới dạng một bài báo cáo.
Một bài báo cáo có thể ngắn hoặc dài chính thức hoặc không chính thức. Tùy vào bạn đang trình bày báo cáo cho công việc, học tập mà lựa chọn câu từ, văn phong cho phù hợp với chuyên môn của họ. Các bài báo cáo phải rõ ràng và ngắn gọn với nhiều thông tin được trình bày một cách hợp lý và logic với nhau. Các phần có liên quan mật thiết với nhau, bố cục cho từng phần bạn cũng nên phân bổ hợp lý.
2. Mẹo Để Viết Một Bài Báo Cáo Hay.
2.1 Viết tóm tắt các nội dung báo cáo và có phần phụ lục ở cuối bài.
Bạn nên có một bảng Content đầu bài bao gồm: Các tiêu đề lớn, tiêu đề phụ, số trang của một bài báo cáo việc làm này sẽ giúp cho người đọc có thể nắm rõ bố cục bài báo cáo của bạn. Và bạn cũng dễ dàng kiểm soát các nội dung của bài báo cáo của mình. Phần cuối bài bạn nên có phần phụ lục các thông tin bổ sung thêm, các bảng tính,…
2.2 Tập trung vào mục tiêu.
Đảm bảo rằng bạn phải hiểu chính xác mục tiêu của bài báo cáo của mình. Bạn đang viết về vấn đề nào, viết về ai điều này giúp bạn quyết định những gì sẽ liên quan đến người đọc. Một tips nhỏ cho bạn là bạn có thể sử dụng mục tiêu làm tiêu đề của báo cáo hoặc đặt nó trong phần giới thiệu.
2.3 Lập kế hoạch trước khi bạn bắt đầu viết.
Bất kể bạn làm công việc nào cũng vậy việc lập một bảng kế hoạch cho từng việc bạn nên ưu tiên làm trước, việc nào làm sau. Thu thập tất cả các nghiên cứu của bạn và thông tin có liên quan đến vấn đề bạn đang nghiên cứu. Bạn có thể phỏng vấn mọi người, đọc hoặc tìm kiếm một số tài liệu cơ bản tại các phòng thí nghiệm để phục vụ cho bài báo cáo của mình.
Quyết định cấu trúc cho báo cáo của bạn. Bạn sắp xếp thông tin mình có thành các phần như thế nào? Làm thế nào bạn có thể chia các phần này thành các tiêu đề và tiêu đề phụ? Lập kế hoạch cho cấu trúc của bạn bằng cách viết tất cả các điểm của bạn ra một tờ giấy, sau đó nhóm những ý tưởng này thành các phần và tiêu đề. Hoặc bạn có thể sử dụng sơ đồ tư duy để phân các nhánh quan trọng trong một bài báo cáo của bạn. Làm điều này có thể giúp bạn biết thông tin có liên quan đến nhau và chúng có thể nhóm lại ở đâu.
2.4 Sử dụng bố cục rõ ràng.
Làm cho bài báo cáo của bạn sẽ trở nên dễ đọc và hấp dẫn hơn. Dưới đây, là một số cách giúp bạn thực hiện việc viết báo cáo. Sử dụng các tiêu đề và các tiêu đề phụ để chia nhỏ văn bản. Hãy nhớ đánh số những thứ này một cách nhất quán. Bạn có thể tham khảo những cách sau đây:
Mục 1
Tiểu mục 1 (a), 1 (b)
Tiểu mục 1 (a) (i), 1 (a) (ii); 1 (b) (i), 1 (b), (ii)
Hoặc:
Mục 1
Tiểu mục 1.1, 1.2
Tiểu mục 1.1.1, 1.1.2; 1.2.1, 1.2.2
Khi viết báo cáo bạn nên viết đoạn văn có cấu trúc tốt. Các đoạn văn không được dài quá năm câu. Ví dụ, câu đầu tiên của bạn là câu chủ đề – ý chính của đoạn văn. Câu thứ hai đến câu thứ tư mở rộng ý tưởng này, đưa ra thông tin hỗ trợ hoặc bổ sung, bình luận về những điểm đã nêu hoặc đề cập đến dữ liệu khác. Câu cuối cùng kết thúc các ý tưởng được trình bày hoặc dẫn đến đoạn văn sau.
2.5 Chỉnh sửa và đọc lại bài báo cáo.
- Thực hành kiểm tra lỗi ngữ pháp, dấu câu, lỗi chính tả của câu. Xem thử câu đã ngắn gọn và có dễ đọc hay không?
- Các phần nối tiếp nhau có logic, có liên quan với nhau hay không?
- Mỗi phần có hình ảnh bằng chứng hoặc dữ liệu bổ sung cho nhau chưa?
- Các kết luận và các đề xuất có thuyết phục với nhau hay không?
- Xem thử tất cả các nguồn tham khảo có chính xác với thông tin thực tế hay không?
- Và cuối cùng bạn hãy check lại bài báo cáo của bạn đã đúng với mục tiêu ban đầu bạn đặt ra hay chưa?
3. Ngôn Ngữ Được Sử Dụng Trong Các Bài Viết Báo Cáo.
3.1 Câu ngắn gọn và đơn giản.
Cố gắng viết rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể. Mỗi câu chỉ bao gồm một ý chính, với thông tin phụ trong các câu được viết sau câu chủ đề. Tránh viết những câu quá dài với nhiều mệnh đề phụ sẽ khiến người đọc khó theo dõi bạn và có thể hiểu sai ý kiến mà bạn đang trình bày. Viết những câu không dài hơn 15 – 20 từ.
3.2 Sử dụng những từ liên kết.
Để tránh cho câu lặp lại những từ đã xuất hiện trước đó bạn nên sử dụng những từ liên kết. Các từ và cụm từ như “Do đó”, “Tuy nhiên”, “Vì lý do này”, v.v. giúp người đọc theo dõi ý tưởng của bạn. Bài báo cáo sẽ mạch lạc và đủ ý hơn khi bạn sử dụng những từ liên kết này.
3.3 Không nên thuần hóa từ tiếng Anh.
Nếu bạn đang viết báo cáo kỹ thuật trình bày về một sản phẩm mới có những từ tiếng Anh tên riêng bạn không nên dịch nó ngược trở lại tiếng Việt mà hãy để đúng dạng tiếng Anh. Người đọc báo cáo của bạn sẽ đủ chuyên môn để đọc nội dung bài báo cáo mà bạn đang viết.
3.4 Tránh các hình thức xưng hô thụ động.
Báo cáo khoa học và kỹ thuật thường bao gồm các dạng bị động thay vì các đại từ chủ ngữ như “tôi” và “bạn”, nhưng đối với báo cáo kinh doanh, bạn có thể viết đơn giản và trực tiếp hơn. Để làm cho báo cáo kinh doanh của bạn nghe khách quan hơn, bạn có thể sử dụng “người thứ ba”
Để có một bài báo cáo tốt, cho dù bạn đang thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp nó là chìa khóa để hoàn thành tốt một câu chuyện của bạn. Hãy kiểm tra các thông tin bạn đưa vào bài báo cáo nếu có một dẫn chứng hay thông tin sai lệch chắc chắn mọi người sẽ hoài nghi năng lực và danh tiếng của bạn. Dưới đây, Newshop sẽ tổng hợp cho bạn những quy tắc cơ bản để phát triển kỹ năng báo cáo tốt.
4. Những Quy Tắc Để Phát Triễn Kỹ Năng Báo Cáo.
4.1 Chuẩn bị trước bài báo cáo.
Một bài báo cáo hoàn chỉnh nếu sẽ giúp bạn chứng minh năng lực của bản thân đối với mọi người. Trong công việc thì bạn sẽ nhận được nhiều ưu ái từ Sếp của bạn, trong học tập bạn sẽ được mọi người đánh giá bạn là người làm việc khá chuyên nghiệp và có kế hoạch. Vậy để có một bài báo cáo tốt điều đầu tiên bạn nên làm là chuẩn bị thật kỹ những thông tin trong bài báo cáo, các dẫn chứng minh họa hoặc bạn có thể list lên một danh sách các câu hỏi bạn đang phân vân và nhờ mọi người giải đáp hộ mình. Chuẩn bị thật tốt sẽ khiến bạn đi đúng hướng.
4.2 Chuẩn bị sẵn sàng nhưng không cứng nhắc.
Lấy một ví dụ dễ hiểu cho bạn hình dung hơn. Mặc dù bạn luôn muốn có một kế hoạch trong đầu trước khi thực hiện một cuộc phỏng vấn , nhưng đừng sẵn sàng để cuộc phỏng vấn diễn ra theo một hướng khác nếu đó là một cuộc phỏng vấn thú vị. Bạn không bao giờ muốn để người mà bạn đang phỏng vấn lan man về một điều gì đó vô nghĩa, nhưng nếu người phỏng vấn hỏi về đúng chuyên môn của bạn hãy tiếp tục phát huy nó. Nhận biết khi ai đó đang nói điều gì đó thú vị và phản ứng với điều đó. Khi bạn hoàn thành những điều thú vị sang một bên, bạn luôn có thể quay lại những câu hỏi bạn đã chuẩn bị trước.
4.3 Tự tin đừng sợ những khoảng lặng.
Khi bạn đang báo cáo chắc chắn có những điều bạn sẽ không trình bày rõ cho mọi người xung quanh hiểu hết nội dung. Lúc này bạn nên thật bình tĩnh, tránh để không khí buổi báo cáo trở nên căng thẳng tránh những khoảng lặng hãy bổ sung những thông tin dẫn chứng cho bài báo cáo của bạn.
4.4 Hỏi để làm rõ.
Chắc chắn rằng khi bạn làm một bài bao cáo sẽ có vài thông tin bạn sẽ không hiểu rõ. Điểm mấu chốt là công việc của một nhà báo là báo cáo những gì đang xảy ra. Nếu bạn không rõ điều gì đó mà ai đó nói với bạn, bạn sẽ không thể chuyển tải câu chuyện đến công chúng một cách hợp lý.
