Scope baseline – Phạm vi cơ sở
Scope baseline (Phạm vi cơ sở) là phiên bản được phê duyệt của một tuyên bố phạm vi, cấu trúc phân chia công việc (WBS) và từ điển WBS liên quan của nó. Phạm vi cơ sở được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực thi thực tế trong lúc Kiểm soát và giám sát dự án. Phạm vi cơ sở chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức. Phạm vi cơ sở là một thành phần của kế hoạch quản lý dự án và bao gồm các thành phần:
- Project scope statement – Tuyên bố phạm vi dự án. Tuyên bố phạm vi dự án bao gồm mô tả phạm vi dự án, các giao phẩm chính, các giả định và các ràng buộc
- WBS. WBS là một phân rã phân cấp (hierarchical decomposition) của toàn bộ phạm vi công việc sẽ được nhóm dự án thực hiện để hoàn thành các mục tiêu của dự án và tạo ra các giao phẩm phẩm được yêu cầu. Mỗi cấp độ giảm dần của WBS đại diện cho một định nghĩa ngày càng chi tiết về công việc dự án.
- Work package – Gói công việc. Mức thấp nhất của WBS là gói công việc với một mã định danh duy nhất. Các mã định danh này cung cấp một cấu trúc để tổng hợp chi phí, tiến độ và thông tin nguồn lực và tạo thành một mã tài khoản (code of accounts). Mỗi gói công việc là một phần của tài khoản kiểm soát (control account). Tài khoản kiểm soát là điểm kiểm soát quản lý nơi mà phạm vi, ngân sách và tiến độ được tích hợp và so sánh với giá trị thu được (earned value) để đo lường hiệu suất. Một tài khoản kiểm soát có hai hoặc nhiều gói công việc, nhưng mỗi gói công việc được liên kết với duy nhất một tài khoản kiểm soát.
- Planning package – Gói kế hoạch. Một tài khoản kiểm soát có thể bao gồm một hoặc nhiều gói kế hoạch. Một gói kế hoạch là thành phần của cấu trúc phân chia công việc WBS nằm dưới tài khoản kiểm soát và trên gói công việc, và có nội dung công việc đã biết nhưng không có hoạt động tiến độ chi tiết.
- WBS dictionary – Từ điển WBS. Từ điển WBS là một tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về giao phẩm, hoạt động và thông tin tiến độ về từng thành phần trong WBS. Từ điển WBS là một tài liệu hỗ trợ WBS. Hầu hết các thông tin có trong từ điển WBS được tạo bởi các quy trình khác và được thêm vào tài liệu này ở giai đoạn sau. Thông tin trong từ điển WBS có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: Mã định danh tài khoản, Mô tả công việc, Giả định và ràng buộc, Tổ chức có trách nhiệm, Cột mốc tiến độ, Hoạt động liên kết, Nguồn lực cần có, Những ước tính về chi phí, Yêu cầu chất lượng, Tiêu chí chấp nhận, Tài liệu tham khảo kỹ thuật, Thông tin thỏa thuận.
Schedule baseline – Tiến độ cơ sở
Schedule baseline (Tiến độ cơ sở) là phiên bản được phê duyệt của mô hình tiến độ (schedule model) mà được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực thi thực tế trong lúc Kiểm soát và giám sát dự án. Tiến độ cơ sở chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức. Tiến độ cơ sở được chấp nhận và phê duyệt bởi các bên liên quan thích hợp sẽ có ngày bắt đầu cơ sở và ngày kết thúc cơ sở. Trong quá trình theo dõi và kiểm soát, ngày cơ sở được phê duyệt sẽ được so sánh với ngày bắt đầu và ngày kết thúc thực tế để xác định xem có xảy ra chênh lệch hay không. Tiến độ cơ sở là một thành phần của kế hoạch quản lý dự án.
Cost baseline – Chi phí cơ sở
Cost baseline (Chi phí cơ sở) là phiên bản được phê duyệt của ngân sách dự án theo từng giai đoạn và được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả kết quả thực thi thực tế trong lúc Kiểm soát và giám sát dự án. Chi phí cơ sở không bao gồm bất kỳ dự phòng quản lý (management reserve) nào, và chi phí cơ sở chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức. Chi phí cơ sở được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế. Chi phí cơ sở được phát triển dưới dạng tổng của ngân sách được phê duyệt cho các hoạt động khác nhau.
Hình 7-8 minh họa các thành phần khác nhau của ngân sách dự án và đường cơ sở chi phí. Ước tính chi phí cho các hoạt động (Activity Cost Estimates) khác nhau của dự án, cùng với bất kỳ khoản dự phòng rủi ro (Contingency Reserve) nào cho các hoạt động này, được tổng hợp vào chi phí gói công việc (Work Package Cost Estimates) liên quan của chúng. Các ước tính chi phí gói công việc cùng với bất kỳ dự phòng rủi ro cho các gói công việc được tổng hợp vào các tài khoản kiểm soát (Control Account). Tổng các tài khoản kiểm soát tạo nên đường cơ sở chi phí (Cost Baseline). Do các ước tính chi phí tạo nên đường cơ sở chi phí được liên kết trực tiếp với các hoạt động, điều này cho phép một khung nhìn theo thời gian của chi phí cơ sở, và thường được hiển thị dưới dạng đường cong chữ S (S-curve). Đối với các dự án sử dụng Quản lý giá trị thu được EVM (Earned Value Management), đường cơ sở chi phí được gọi là đường cơ sở đo lường hiệu suất (performance measurement baseline).
Dự phòng quản lý (Management Reserve) được thêm vào đường cơ sở chi phí để tạo ra ngân sách dự án (project budget).
Lưu ý:
- Dự phòng quản lý (Management Reserve) không thuộc quyền kiểm soát của các giám đốc dự án, và dự phòng quản lý dành để đối phó cho các “unknown-unknown”.
- Dự phòng rủi ro (Contingency Reserve) dành để đối với với các rủi ro đã xác định được, nghĩa là các “known-unknown”.
Performance measurement baseline – Cơ sở đo lường hiệu suất
Performance measurement baseline (Cơ sở đo lường hiệu suất) là một kế hoạch phạm vi-tiến độ-chi phí tích hợp cho công việc dự án để từ đó việc thực thi dự án sẽ có thể đo lường và quản lý hiệu suất. Đây chính là kết hợp của Phạm vi cơ sở, Tiến độ cơ sở, và Chi phí cơ sở.
Nguồn: PMBOK Guide – 6th Edition
What is Project Management Plan? – Kế hoạch Quản lý dự án là gì?
Detailed process for making change – Quy trình chi tiết 7 bước để thực hiện thay đổi trong bài thi PMP
