Kick off theo từ điển tiếng Anh có nghĩa là khởi động hoặc phát động. Vậy khi được dùng trong môi trường kinh doanh nói chung và quản lý dự án PMP nói riêng, kick-off meeting là gì và sẽ được hiểu với nghĩa như nào?
Project Kick-off Meeting là gì? Những điều cần chú ý
Project Kick off meeting là gì?
Project Kick off meeting được hiểu là phần họp khởi động dự án. Trong phạm vi PMP, Project Kick-off meeting KHÔNG phải là cuộc họp trong lúc khởi tạo dự án (Initiating) mà Project Kick-off meeting thường liên quan đến việc kết thúc lập kế hoạch (end of planning) và bắt đầu thực hiện (executing). Đây là một phần quan trọng để doanh nghiệp có thể khái quát về dự án sắp triển khai, mục đích của nó là để truyền đạt các mục tiêu của dự án, đạt được cam kết của nhóm cho dự án và giải thích vai trò và trách nhiệm của mỗi bên liên quan. Việc họp khởi động có thể xảy ra tại các thời điểm khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của dự án:
- Đối với các dự án nhỏ, thường chỉ có một nhóm thực hiện việc lập kế hoạch và thực hiện. Trong trường hợp này, Project Kick-off meeting xảy ra ngay sau khi bắt đầu (initiating), trong Nhóm Quy trình lập kế hoạch (planning), bởi vì nhóm có liên quan đến việc lập kế hoạch.
- Đối với các dự án lớn, một nhóm quản lý dự án (project management team) thường thực hiện phần lớn việc lập kế hoạch; và phần còn lại của nhóm dự án sẽ được đưa vào/tuyển vào khi kế hoạch ban đầu hoàn thành, tại thời điểm khi bắt đầu phát triển/thực hiện. Trong trường hợp này, Project Kick-off meeting diễn ra với các quy trình trong Nhóm quy trình thực hiện (executing).
- Các dự án nhiều giai đoạn (Multiphase) thường sẽ bao gồm một cuộc họp khởi động vào đầu mỗi giai đoạn.
Mục đích của Project Kick-off meeting
Nhìn chung, trước khi quá trình Lập kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan) có thể được hoàn thành và việc thực hiện dự án có thể bắt đầu, một cuộc họp khởi động dự án (Project Kick-off meeting) nên được tổ chức. Đây là một cuộc họp của các bên liên quan quan trọng đến dự án (khách hàng, người bán, nhóm dự án, quản lý cấp cao, quản lý chức năng và nhà tài trợ). Mục đích của cuộc họp này là để thông báo bắt đầu triển khai dự án, để đảm bảo mọi người đều quen thuộc với các chi tiết của nó – bao gồm các mục tiêu của dự án và vai trò trách nhiệm của các bên liên quan – và đảm bảo sự cam kết cho dự án từ mọi người. Nói cách khác, cuộc họp được tổ chức để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang, hiểu giống nhau về mục tiêu của dự án. Ngoài việc giới thiệu những người liên quan đến dự án, cuộc họp có thể xem xét các mục như cột mốc dự án, rủi ro dự án, kế hoạch quản lý truyền thông và lịch họp.
Lợi ích của Project Kick off meeting
Lợi ích của Project Kick-off meeting bao gồm nhưng không giới hạn:
- Giúp cho tất cả các thành viên biết về nhau
- Giúp cho tất cả thành viên biết được mục tiêu của dự án
- Biết được vai trò trách nhiệm của các bên liên quan
- Có được sự đồng thuận và cam kết của các bên liên quan quan trọng để tăng khả năng thành công cho dự án
- Biết được quyền hạn của Giám đốc dự án (đối với một số bên liên quan còn chưa rõ) đồng thời thể hiện được năng lực lãnh đạo của Giám đốc dự án
- Giúp nhóm dự án và các bên liên quan hiểu biết về mục tiêu dự án và kế hoạch quản lý dự án bao gồm phạm vi, tiến độ/cột mốc tiến độ, ngân sách, giả định, ràng buộc, … Đối với dự án nhỏ thì sẽ giúp nhóm dự án biết được kế hoạch quản lý dự án ban đầu vì trong các dự án nhỏ thì Project Kick-off meeting xảy ra ngay sau khi bắt đầu (initiating), trong Nhóm Quy trình lập kế hoạch (planning). Đối với dự án lớn thì sẽ giúp nhóm dự án biết được kế hoạch quản lý dự án chi tiết vì phần lớn việc lập kế hoạch đã hoàn thành, và Project Kick-off meeting diễn ra với các quy trình trong Nhóm quy trình thực hiện (executing).
- Giúp Giám đốc dự án có được sự hỗ trợ của các bên liên quan quan trọng
- Là cơ hội để tất cả thành viên đặt câu hỏi và được làm rõ thông tin về dự án
- Giúp tất cả mọi người đều ở trên cùng một trang, hiểu giống nhau về dự án.
Trình tự các bước để có Project Kick-off meeting thành công
Bước 1: Chuẩn bị Kick off meeting
- Để buổi họp Project Kick off meeting thành công, cần chọn nội dung trọng tâm để mọi người cùng thảo luận trong buổi kick-off meeting. Nội dung này nên được gửi trước cho tất cả các bên tham dự trước khi tham dự cuộc họp này. Tùy vào đặc điểm và yêu cầu của từng doanh nghiệp và từng dự án mà có thể gửi trước 24 giờ, hoặc một vài ngày/tuần.
- Cần lập ra chương trình nghị sự (agenda) cho buổi Project Kick-off meeting, có thể bao gồm các nội dung:
- Giới thiệu về dự án và lý do dự án xuất hiện
- Mục tiêu dự án
- Phạm vi dự án
- Các mốc tiến độ
- Ngân sách dự án
- Chất lượng dự án
- Đội nhóm dự án và các bên liên quan
- Truyền thông dự án
- Rủi ro dự án
- Các giả định và ràng buộc
- Các thông tin khác liên quan đến dự án
- Câu hỏi và Trả lời
- Gửi trước nội dung này cho các bên tham dự buổi họp Project Kick-off meeting
Bước 2: Bắt đầu Project Kick-off meeting
- Project Kick-off meeting sẽ mở màn bằng các tiết mục như văn nghệ, trò chơi tập thể, tổ chức team building, hoặc các game nhỏ cho những người tham gia nhằm mục đích tạo sự thoải mái, sự sáng tạo, để buổi họp đạt được kết quả cao nhất.
- Đặt ground rules cho buổi họp để buổi họp đạt hiệu quả
- Giới thiệu lý do tổ chức cuộc họp, nội dung chương trình buổi họp (agenda) và những vấn đề cần trao đổi trong cuộc họp
Bước 3: Dẫn dắt Project Kick off meeting
- Là Project Manager, bạn cần dẫn dắt và điều hướng cuộc họp, trừ trường hợp có sếp của bạn hoặc nhà tài trợ muốn đảm nhận vai trò này.
- Bạn sẽ giới thiệu sơ lược về Project Charter với các thông tin như mục tiêu dự án, phạm vi cấp cao, các giả định và ràng buộc cấp cao, cột mốc tiến độ, ngân sách dự án, rủi ro cấp cao … và lý do dự án xuất hiện.
- Tuần tự trao đổi các vấn đề về Project Management Plan (Kế hoạch quản lý dự án) gồm mục tiêu và phạm vi dự án, các mốc tiến độ, ngân sách dự án, chất lượng dự án, đội nhóm dự án và các bên liên quan, truyền thông dự án, rủi ro dự án, các giả định và ràng buộc, các thông tin khác.
- Cần xác lập rõ mong đợi và mức độ hỗ trợ của các bên liên quan, nhất là các bên liên quan quan trọng. Ví dụ họ cần đạt được mục tiêu gì, cần thông tin nào trong dự án, cần báo cáo theo tần suất hàng tuần, 2 tuần hay hàng tháng…, và tìm cách gia tăng sự hỗ trợ của các bên liên quan quan trọng để có được sự đồng thuận và cam kết của các bên liên quan quan trọng nhằm tăng khả năng thành công cho dự án.
Bước 4: Kết thúc Project Kick off meeting
- Phần cuối của buổi họp sẽ có thể là phần Câu hỏi và Trả lời nhằm làm rõ mọi thông tin mà các bên liên quan thắc mắc.
- Chốt lại buổi họp bằng biên bản cuộc họp (MOM – Minutes of Meeting) với đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm ít nhất là kế hoạch hành động, người phụ trách, thời hạn chót (deadline) của từng kế hoạch hành động.
- Gửi biên bản cuộc họp cho tất cả các bên liên quan phù hợp.
Đôi lúc công cụ tương tác ảo (virtual tools) được sử dụng cho Project Kick-off meeting nếu các thành viên không thể sắp xếp tham gia tại cùng 1 địa điểm. Các công cụ có thể sử dụng bao gồm nhưng không giới hạn như video conference, webinar, Skype, … Tuy nhiên phương thức họp mặt trực tiếp vẫn mang lại hiệu quả cao nhất.
Trên đây chúng tôi đã cung cấp đến các anh/chị thông tin liên quan về Project Kick off meeting, hy vọng sẽ giúp ích được cho các anh/chị cũng như quý doanh nghiệp. Cá nhân hoặc doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm các vấn đề liên quan, vui lòng liên hệ với Viện quản lý dự án ATOHA qua Hotline 0707 666 866 để được tư vấn và hỗ trợ.
Viện quản lý dự án ATOHA – Chìa khóa quản lý dự án chuyên nghiệp.
WALKTHROUGH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ?
What is Project Management Plan? – Kế hoạch Quản lý dự án là gì?
