Hình minh họa. Nguồn: patriotsoftware.com
Bút toán điều chỉnh (Adjusting entries)
Bút toán điều chỉnh trong tiếng Anh là Adjusting entries.
Bút toán điều chỉnh là việc điều chỉnh các khoản chi đã trả trước, các khoản thu đã nhận trước cần phân bổ dần vào chi phí, doanh thu của nhiều kì và các khoản chi phí phải trảm các khoản phải thu cần tính vào chi phí, doanh thu trong kì.
Phân loại
Có 2 loại bút toán điều chỉnh cơ bản:
Phân bổ chi phí và doanh thu liên quan đến nhiều kì (Deferrals)
– Chi phí phát sinh đã thực chi trong một kì và phải phân bổ cho nhiều kì sau đó: Chi phí trả trước (tiền thuê nhà trả trước, tiền bảo hiểm trả trước, công cụ dụng cụ…), khấu hao tài sản cố định
Doanh thu phân bổ nhiều kì: Nhận trước tiền cho thuê tài sản, nhận trước khoản lãi khi cho vay vốn hoặc mua các công cụ nợ…
Chi phí và doanh thu đã phát sinh nhưng chưa ghi nhận (Accruals)
Chi phí phải tính trước: Việc chi tiền chưa diễn ra hoặc chưa nhận được hóa đơn của nhà cung cấp nhưng kế toán phải ghi nhận là chi phí tính theo tính hợp lí của nó (tính trước tiền lãi phải trả, tính trước tiền lương…)
Doanh thu phải tính trước: Cuối kì kế toán việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ chưa kết thức, kế toán phải ước tính phần công việc đã thực hiện để tính vào doanh thu cho dù việc thu tiền hay lập hóa đơn chưa xảy ra.
Sửa chữa các sai sót
Những lỗi sai sót trong quá trình ghi chép nghiệp vụ phải được tìm kiếm và sửa chữ.
Việc sửa sai phải được ghi chép, diễn giải đầy đủ để sau này có thể giải đáp những thắc mắc về những bút toán đó.
Một vài lỗi nhỏ có thể sửa chữa trực tiếp bằng cách gạch bỏ chữ hoặc số ghi sai và ghi chữa hoặc số đúng bên cạnh.
Nếu lỗi sai liên quan đến nhiều tài khoản và đã được chuyển đổi thì phải được sửa chữa bằng những bút toán sửa sai (Correcting entries). Đôi khi những bút toán này giống bút toán điều chỉnh nhưng về bản chất thì khác nhau và cần được phân biệt rõ ràng.
Ví dụ
Ngày 20/02/, công ty A mua nguyên vật liệu trị giá 20.000.000 đồng bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 153: 20.000.000
Có TK 111: 20.000.000
(Diễn giải: Ghi chép việc mua nguyên vật liệu)
Ngày 23/02/, kế toán phát hiện lỗi sai và đã chuyển sổ, bút toán sửa sai như sau:
Nợ TK 152: 20.000.000
Có TK 153: 20.000.000
(Diễn giải: Sửa bút toán sai ngày 20/02/, mua nguyên vật liệu nhưng ghi nợ công cụ, dụng cụ)
(Nguồn tham khảo: Kế toán Mỹ – Đối chiếu kế toán Việt Nam, TS. Phan Đức Dũng)
