Hình minh họa. Nguồn: economiahumana
Kiểm soát (Control)
Định nghĩa
Kiểm soát trong tiếng Anh là Control. Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.
Mục đích kiểm soát
– Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định
– Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu
– Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra
– Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức
– Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm
– Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biễu mẫu thích hợp
– Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị
Các nguyên tắc kiểm soát
Để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây:
– Kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.
Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốc khác kiểm soát công tác của tổ trưởng.
– Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.
Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.
– Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.
Những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu và tình trạng không đạt mục tiêu; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.
– Việc kiểm soát phải khách quan.
Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị sẽ cho kết quả không đúng và sai lệch.
– Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức.
Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có.
– Việc kiểm soát phải tiết kiệm.
Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
– Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động.
Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.
(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế tài chính)
