Hình minh họa. Nguồn: Workzone
Phong cách lãnh đạo 3-Ds (The 3-Ds of Management Style)
Phong cách lãnh đạo 3-Ds trong tiếng Anh gọi là The 3-Ds of Management Style.
3D ở đây có nghĩa là ba phong cách theo tiếng Anh đều bắt đầu bằng chữ cái D: Directing (Trực tiếp), Discussing (Thảo Luận), Delegating (Ủy thác).
Như vậy phong cách lãnh đạo 3-Ds gồm có: phong cách lãnh đạo trực tiếp; phong cách lãnh đạo dựa trên nền tảng của sự trao đổi, thảo luận và phong cách lãnh đạo ủy thác.
Mỗi phong cách lãnh đạo trên đều có những điểm tích cực và hạn chế nhất định, song chúng khác nhau ở một số điểm cơ bản như: cách truyền đạt mệnh lệnh; cách thiết lập mục tiêu; ra quyết định; quá trình kiểm soát và sự ghi nhận kết quả.
Phong cách lãnh đạo trực tiếp
Những nhà quản lí theo phong cách này thường nói với nhân viên rằng họ phải làm gì, làm như thế nào và khi nào thì phải hoàn thành. Họ phân công vai trò và gắn trách nhiệm cho từng người, thiết lập các tiêu chuẩn và dự kiến kết quả mà họ mong muốn đạt được.
– Cách thức giao tiếp: Nhà quản lí nói, nhân viên lắng nghe và sau đó phát biểu ý kiến của mình. Thông thường, những nhà quản lí có phong cách này thường đưa ra các chỉ dẫn chi tiết, vì vậy, nhân viên biết chính xác họ phải làm gì. Cách giao tiếp của nhà quản lí là rõ ràng, ngắn gọn và xúc tích, những gì màu mè và kiểu cách không hợp với họ.
– Cách thức ra quyết định: Nhà quản lí thường quyết định phần lớn nếu không muốn nói là tất cả mọi việc từ lớn đến nhỏ. Khi nảy sinh vấn đề cần giải quyết, nhà lãnh đạo đánh giá các sự lựa chọn, ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhân viên những hành động họ cần phải thực hiện.
– Kiểm soát sự thực hiện và cung cấp thông tin: Những nhà quản lí thường thiết lập các khâu kiểm soát nhất định để điều khiển quá trình thực hiện công việc. Các nhà lãnh đạo này thường xuyên cung cấp thông tin dưới dạng các hướng dẫn cụ thể về cách làm thế nào để cải tiến công việc tốt hơn.
– Sự khen thưởng và ghi nhận kết quả: Điều gì khiến cho nhà lãnh đạo theo phong cách trực tiếp cảm thấy hạnh phúc? Đó là khi nhân viên dưới quyền làm đúng theo sự hướng dẫn của họ.
Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào. Khi đó, nhà quản lí là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đúng những gì được yêu cầu.
Phong cách quản lí này cũng thích hợp trong trường hợp các nhân viên còn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kĩ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhà quản lí theo phong cách này đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ.
Phong cách lãnh đạo dựa trên sự trao đổi, thảo luận
Những nhà quản lí sử dụng phong cách này thường tận dụng thời gian để thảo luận các vấn đề về kinh doanh. Nhà quản lí là người đảm bảo chắc chắn các ý kiến của mọi người đều được thảo luận cặn kẽ và biến thành một cuộc tranh luận thực sự. Họ đóng vai trò như là một nhân tố đảm bảo cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng và tất cả mọi nhân viên đều có cơ hội góp ý kiến.
– Cách thức giao tiếp: Giao tiếp hai chiều là qui tắc của các nhà lãnh đạo thuộc phong cách này. Nhà quản lí sẽ dành rất nhiều thời gian để đặt câu hỏi và lắng nghe. Họ cùng hội thoại với nhân viên và chia sẻ các ý kiến của mình. Đặt ra những câu hỏi đúng tập trung vào vấn đề thảo luận và vẽ ra ý tưởng của mọi nhân viên là cách thức giao tiếp phổ biến nhất của họ.
– Thiết lập mục tiêu: Sau khi thảo luận cặn kẽ, mục tiêu sẽ được thiết lập. Tận dụng sự thảo luận của nhiều người để kết nối những tài năng và kiến thức của từng nhân viên riêng lẻ để đạt được mục tiêu đề ra là phong cách của nhà quản lí này.
– Cách thức ra quyết định: Quyết định chỉ được đưa ra sau khi có sự cộng tác và phối hợp của nhân viên. Cả nhà quản lí và nhân viên đều đóng vai trò chủ động, tích cực trong việc xác định vấn đề, đánh giá sự lựa chọn và ra quyết định.
– Kiểm soát việc thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản lí và nhân viên cùng kiểm soát quá trình thực hiện và thảo luận xem cần phải tiến hành những hành động nào. Công việc sẽ đạt được kết quả tốt nhất khi cả hai bên cùng cởi mở và có những điều chỉnh khi thấy cần thiết.
– Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Các nhà quản lí ghi nhận những thành quả đóng góp của các nhân viên trong cuộc thảo luận, xây dựng ý tưởng cùng với người khác và gợi mở ra những ý tưởng mới.
Phong cách thảo luận thường có hiệu quả khi nhân viên là những người có chính kiến riêng và tự tin nói ra chính kiến của mình. Nhà quản lí sẽ xác định những gì cần phải làm và làm như thế nào để tăng sự ràng buộc của nhân viên với những gì sẽ xảy ra.
Phong cách lãnh đạo ủy thác, giao phó
Những nhà quản lí sử dụng phong cách này thường giải thích hoặc có những cam kết về các công việc cần được thực hiện và khi nào phải hoàn thành công việc đó. Còn cách thức làm việc thì toàn quyền do người nhân viên quyết định. Giao tiếp để xem xét lại những gì đã được thực hiện và cách ngăn ngừa những cản trở trong quá trình thực hiện.
– Thiết lập mục tiêu: Cũng giống như cách thức giao tiếp, mục tiêu có thể được nhà quản lí thiết lập ngay hoặc có thể đưa ra sau khi đã thảo luận với nhân viên. Thất bại trong sự giao phó, ủy thác công việc có thể do nhân viên không hiểu nhà quản lý mong gì ở mình hoặc không tự tin vào chính sự giao phó đó.
– Cách thức ra quyết định: Quyết định thực hiện nhiệm vụ được chuyển cho nhân viên. Người nhân viên có quyền cho lựa những phương cách thích hợp để đạt được kết quả mong đợi. Nhà quản lí phải tránh “tiếp tục duy trì sự giao phó” khi nhân viên không muốn tự ra quyết định mà tìm cách “trả lại” quyền ra quyết định cho nhà quản lí.
– Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản lí thuộc phong cách này thường quyết định cách thức kiểm soát công việc. Số lần kiểm soát phụ thuộc vào tính chất ưu tiên của nhiệm vụ và người thực hiện nó. Cung cấp thông tin phản hồi là trách nhiệm của nhân viên.
– Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Nhà quản lí thường khen thưởng và ghi nhận những ai chứng minh được khả năng làm việc một cách độc lập.
Phong cách lãnh đạo này rất thích hợp khi nhân viên là người hiểu biết, có kĩ năng và động lực để hoàn thành công việc. Bởi vì, những nhân viên có kinh nghiệm sẽ không cần một nhà quản lí nói rằng họ phải làm gì. Họ muốn tự do lựa chọn cách thức thực hiện công việc. Phong cách lãnh đạo này cũng tạo cho các nhà quản lí có nhiều thời gian để dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác như xây dựng các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lên kế hoạch.
Kết luận
Mỗi phong cách (chỉ đạo, thảo luận và ủy thác) là duy nhất về cách thức thực hiện các chức năng quản lí. Mặc dù là ba phong cách lãnh đạo khác nhau, song không nhất thiết một nhà quản lí chỉ áp dụng một loại phong cách lãnh đạo nhất định trong quá trình điều khiển và giám sát công việc. Nó chỉ mang một ý nghĩa tương đối và được xác định hoặc thay đổi tùy vào những hoàn cảnh cụ thể của từng nhà lãnh đạo.
(Theo Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế quốc dân)
