Hình minh họa
Kiểm soát đầu vào (Input Control) và kiểm soát đầu ra (Output control)
Định nghĩa
Kiểm soát đầu vào trong tiếng Anh là Input control. Kiểm soát đầu vào là việc kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mối quan hệ tối ưu giữa đầu vào và đầu ra.
Kiểm soát đầu ra trong tiếng Anh là Output control. Kiểm soát đầu ra là việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận trong doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra.
Đặc trưng
* Kiểm soát đầu vào
– Trong một số trường hợp, đầu vào và đầu ra có mối quan hệ nhân quả và trực tiếp.
Chẳng hạn như với bộ phận sản xuất thì nguyên vật liệu đầu vào là bộ phận hữu hình của thành phẩm, kiểm soát tập trung vào việc sản xuất có theo đúng thời gian cần thiết, với khối lượng mong muốn, theo đúng tiêu chuẩn chất lượg, đặc tính với đầu vào tối thiểu.
– Trong nhiều trường hợp đầu vào không liên quan trực tiếp đến đầu ra.
Ví dụ, chi phí quảng cáo là yếu tố đầu vào được kì vọng làm tăng doanh thu, nhưng doanh thu phụ thuộc nhiều nhân tố không chỉ quảng cáo, do đó mối quan hệ giữa chi phí quảng cáo tăng thêm và doanh thu tăng thêm khó xác định.
Do đó, trong trường hợp này thì quyết định của nhà quản trị về ảnh hưởng của chi phí quảng cáo đến doanh thu thường dựa trên phán đoán.
* Kiểm soát đầu ra
Để kiểm soát đầu ra hiệu quả thì các nhà quản trị cần phải kiểm soát mục tiêu của mọi bộ phận và cá nhân.
– Mục tiêu của mọi bộ phận:
Để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì từng bộ phận phải đạt được mục tiêu như nhà quản trị đã đề ra. Mỗi bộ phận sẽ có mục tiêu riêng như: chất lượng, sự cải tiến, đáp ứng nhu cầu của khách hàng…
– Mục tiêu cá nhân và chức năng:
Kiểm soát đầu ra ở cấp cá nhân và chức năng là bước tiếp nối của kiếm soát bộ phận.
Các nhà quản trị bộ phận sẽ đặt mục tiêu cho các nhà quản trị chức năng mà sẽ cho phép bộ phận đạt được mục tiêu của nó.
Như ở các bộ phận, mục tiêu chức năng được thiết lập để khuyến khích phát triển các năng lực mà mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Các mục tiêu như: Hiệu quả, chất lượng, cải tiến, đáp ứng nhu cầu của khách hàng dùng để đánh giá sự thực hiện của mỗi chức năng.
Ví dụ, trong chức năng bán hàng các mục tiêu liên quan đến hiệu quả (chi phí bán trên doanh số bán), chất lượng (hàng bị trả lại), đáp ứng khách hàng (thời gian cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng) có thể được thiết lập cho toàn chức năng.
Cuối cùng, các nhà quản trị chức năng thiết lập ra các mục tiêu mà các nhân viên cần đạt được để cho phép toàn chức năng đạt được mục tiêu của mình.
(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)
