Tôi không thật sự say mê thực vật. Ý tôi là, tôi biết những gì tôi thích và tôi thật sự yêu thích việc vợ tôi có một vườn trái cây và rau xanh cũng như  những khóm hoa trong sân nhà chúng tôi, nhưng chỉ trong chừng mực nào đó. Tôi để phần còn lại cho cô ấy làm ( cô ấy khá am hiểu về thực vật, vậy nên vườn nhà tôi vẫn rất tốt).

Tuy nhiên, gần đây, chúng tôi xây một căn nhà mới và chúng tôi bắt đầu nhìn ngắm mảnh vườn xem nó trông ra sao. Vợ tôi đã liên hệ với một chuyên gia ở địa phương để nói về những điều cần làm sắp tới, những nơi tốt nhất để trồng lên loại cây nào đó – và đó chính là nơi mọi thứ trở nên kì quặc. Người phụ nữ mà vợ tôi đã liên lạc biết rất rõ chuyên môn của mình nhưng cô ấy lại khăng khăng rằng mọi người biết là cô ta am hiểu nhiều bao nhiêu. Cách mà cô ấy làm hiển nhiên là gọi tên mỗi loại cây bằng những cái tên khoa học của nó. Vợ tôi có lẽ biết giống cây mã đề, giống cây xoài nhưng cô ấy không biết giống cây Musa paradisiaca hay giống cây Mangifera indica và cô ấy cũng không cần phải biết.

Vậy bài luận này nói về những loài cây sao? Thật ra trong các dự án, chúng ta thường có xu hướng sử dụng những từ viết tắt. Hãy nghĩ lại những lần xây dựng kế hoạch dự án, chúng ta nói FS, FF và SS, Gantt, PERT, critical path, WBS,… Tôi có thể đọc hiểu một bài báo không có gì ngoài những biệt ngữ. Đối với những người không liên quan trực tiếp đến quản lý dự án, những từ này có thể xem như ngoại ngữ cũng giống như cái tên khoa học của những loài cây vậy. Chúng ta không cần dùng những biệt ngữ này để quản lý dự án của chúng ta một cách hiệu quả, nó chỉ là từ nói tắt để chúng ta giao tiếp với nhau theo những quy luật riêng của chúng ta (tại cùng một thời điểm, điều này sẽ xây dựng nên một hàng rào ngăn cách giữa những người quản lý dự án và những người khác)

Việc dùng từ viết tắt này không phải chỉ riêng đối với những người quản lý dự án mà mọi lĩnh vực khác đều có những từ viết gọn lại đặc thù riêng như vậy. Tài chính, công nghệ, kĩ thuật, quản lý chất lượng,… tất cả đều có những từ hoặc cụm từ mà có nghĩa trong nội bộ ngành đó và vô nghĩa với những người khác.

Đây là vấn đề của quản lý dự án. Dự án liên quan đến rất nhiều lĩnh vực kinh doanh, tập hợp lại làm việc cùng nhau vì một mục tiêu chung, nhưng nếu tất cả các lĩnh vực kinh doanh đều nói ngôn ngữ riêng của họ thì khả năng nhóm dự án làm việc hiệu quả sẽ bị tổn hại nghiêm trọng. Vì vậy, người quản lý dự án phải giống như một người phiên dịch, cắt nghĩa các thuật ngữ và đảm bảo mọi người đều hiểu các vấn đề được bàn luận.

Cách đơn giản là loại bỏ hoàn toàn các thuật ngữ chuyên ngành, và nó chỉ sử dụng trong một nội bộ nhóm làm việc cùng nhau. Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm có thể nói những thuật ngữ kĩ thuật với nhau như họ đã làm trước đó nhưng khi họ tương tác với một nhóm khác trong dự án, họ sẽ phải điều chỉnh theo ngôn ngữ thông thường để đảm bảo thông tin họ truyền tải là dễ hiểu đối với tất cả mọi người.

Nhiệm vụ dịch thuật

Trong dự án, có hai bản dịch ra ngôn ngữ bình thường để giao tiếp với các nhóm khác và mỗi bản có nhiệm vụ khác nhau:

• Bản dịch loại bỏ các thuật ngữ: Đây là nhu cầu hiển nhiên của bản dịch thuật – với nhiệm vụ là giao tiếp với những người hoàn toàn không liên quan đến lĩnh vực đó. Nói cách khác, nếu quản lý dự án yêu cầu những người khác trợ giúp để phát triển kế hoạch dự án thì quản lý dự án phải có trách nhiệm tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành như “lead”, “lag” và những từ tôi đã nói ở trên. Tương tự, nhóm kĩ thuật cũng cần phải tránh sử dụng những thuật ngữ kĩ thuật khi giao tiếp với những người bên mảng kinh doanh và chất lượng bản dịch phải được đo lường bằng mức độ thông hiểu của những người không phải là chuyên gia.
• Bản dịch với ý nghĩa cơ bản: Việc loại bỏ các thuật ngữ chỉ là phần đầu. Phần thứ hai này cũng quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Bởi vì sau khi loại bỏ thuật ngữ cũng không đồng nghĩa với việc tất cả các nhóm sẽ hiểu được vấn đề đang trao đổi – hay chính xác hơn là, ảnh hưởng của việc trao đổi này giữa các bộ phận của dự án. Bản dịch này thường do quản lý dự án thực hiện và tập trung vào việc hoàn thiện câu nói “Điều này có ý nghĩa với bạn bởi vì …”

Điều đầu tiên trong công việc này chính là nói đơn giản nhất, nhưng các thành viên trong nhóm cần được nhắc nhở thường xuyên việc tránh các thuật ngữ. Thông thường các nhóm sẽ cố gắng giúp mọi người trong nhóm hiểu được bất kỳ thuật ngữ nào mà họ không nhận ra, nhưng đó là cách tiếp cận sai lầm. Một vài người cứ nghĩ rằng họ biết các từ ngữ chuyên ngành đó, họ biết nghĩa của các từ viết tắt đó,… và họ không hỏi để xác nhận lại. Tuy nhiên, một vài giả định đó không đúng và điều này có thể dẫn đến những vấn đề thực sự. Việc tất cả các nhóm trong dự án nói rõ ra các biệt ngữ là cách tiếp cận tốt nhất để đảm bảo mọi việc được rõ ràng.

Điều thứ hai khó khăn hơn một chút. Bởi vì các bên liên quan và các thành viên trong nhóm giao tiếp với nhau mà không sử dụng thuật ngữ cũng không có nghĩa là tất cả các lĩnh vực của dự án đều rõ ràng được. Trở lại ví dụ ban đầu, nếu người chuyên gia làm vườn cảnh sử dụng những cái tên phổ thông thay vì những cái tên khoa học cho những giống cây thì nó sẽ dễ hiểu hơn – nhưng sẽ vẫn có những câu hỏi (như là tại sao là cây đó? Tại sao lại trồng ở đây?). Đây chính là điểm mà người quản lý dự án có thể tiến hành thực hiện hoặc phá vỡ dự án.

Người quản lý dự án phải có một bối cảnh hợp lý để giải thích với từng nhóm thuộc các lĩnh vực khác nhau – tức là người quản lý dự án phải giải thích tại sao điều này là quan trọng với từng người. Ví dụ, giả sử nhóm kỹ thuật giải thích về giới hạn hiệu suất thì hệ thống sẽ được xây dựng theo trạng thái của các thông số. Họ có thể tránh sử dụng các biệt ngữ nhưng sự giải thích của họ có thể không truyền tải được mức độ nghiêm trọng đến khách hàng. Người quản lý dự án cần có khả năng loại bỏ các yếu tố cốt lõi và nói lại theo ngôn ngữ mà khách hàng có thể hiểu: “Điều này là quan trọng với bạn vì khi chúng tôi thiết lập theo cách mà chúng tôi đã trình bày thì bạn chỉ có thể có được X người dùng trong cùng một thời điểm trước khi hệ thống xử lý chậm hơn”. Điều này có thể tốt hoặc không tốt nhưng người quản lý dự án cần cung cấp bản dịch thuật để khách hàng có thể đưa ra quyết định.

Kết luận

Là người quản lý dự án, đừng đánh giá quá thấp vai trò của dịch thuật. Nó có thể không phải là một trong những việc hàng đầu đáng chú ý nhưng không có nó thì sẽ không có một cuộc thảo luận rõ ràng – từ đó rủi ro của dự án cũng sẽ gia tăng đáng kể. Bạn có thể hoặc bạn nên làm việc với tất cả các bên liên quan để giữ cho dự án là “khu vực không có thuật ngữ chuyên ngành”. Bạn phải đảm bảo các nhóm hiểu được họ bị tác động như thế nào bởi các thành tố khác của dự án và bạn không nên tin rằng họ có thể tự phiên dịch để tự hiểu thông tin được (và dĩ nhiên, Google dịch sẽ không hỗ trợ các bài nói mang tính đặc thù khó hơn).  

Nguồn: https://www.projectmanagement.com/articles/487570/The-Project-Manager-as-Translator

Người dịch: Masterskills

Bài viết có liên quan:

1. 10 công cụ hữu ích PM cần biết

2. 9 cách để PM nổi bật trước đám đông

3. 6 cách PM quản lý tiến độ hiệu quả