Overhead Cost là gì? Trong kinh doanh, chi phí Overhead Cost hay còn gọi là chi phí chung là một trong những khoản phí gây tiêu hao nguồn lực nhất, khó kiểm soát nhất của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn non nớt trong việc quản trị tài chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp anh/chị giải đáp về chi phí này cũng như cách quản trị Overhead Cost nói chung và trong phạm vi kỳ thi PMP nói riêng.
Overhead Cost là gì?
Chi phí Overhead Cost là gì?
Overhead Cost là một thuật ngữ xuất phát từ kế toán, nhằm chỉ các khoản phí liên quan đến việc vận hành hàng ngày của doanh nghiệp (Ongoing Business), trong đó, khoản phí này không bao gồm chi phí nhân công (Direct Labour) và chi phí nguyên vật liệu (Direct Materials). Trong thực tế, chi phí này có thể cố định hoặc tùy biến tùy theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí này có thể là một khoản riêng hoặc của toàn doanh nghiệp và được xem như là một khoản chi phí bắt buộc, luôn tồn tại dù doanh nghiệp có dự án kinh doanh hay không.
Ngoài ra, Overhead Cost cũng có thể là một khoản thuộc chi phí gián tiếp (Indirect cost) bao gồm như thuế (tax), khoản phí ngoài lương cho nhân viên (fringe benefits),…
Trong phạm vi kỳ thi PMP, bạn sẽ gặp thuật ngữ này trong lĩnh vực kiến thức Project Cost Management, cụ thể nằm trong Cost Management Plan.
==
Giải pháp quản trị Overhead Cost?
Để quản trị Overhead Cost, doanh nghiệp có thể áp dụng hai giải pháp sau: Xây dựng hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting) hoặc xây dựng hệ thống ABC (Activity-Based Costing). Cụ thể:
Giải pháp quản trị Overhead Cost?
Xây dựng hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting)
Với việc xây dựng hệ thống dự báo ngân sách này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc theo dõi và tính toán thận trọng mọi chi phí và dự báo những khoản phát sinh hoặc những khoản chi phí biến động bất thường khi mang ra so sánh với ngân sách định kỳ hàng tháng.
Chẳng hạn: nhiều doanh nghiệp, họ sẽ theo dõi sự tăng trưởng của lợi nhuận gộp
(tổng doanh thu trừ đi chi phí trực tiếp) so với sự tăng trưởng của chi phí hoạt động theo thời gian. Nếu chi phí Overhead Cost này tăng lên quá nhiều so với lợi nhuận gộp thì lúc này doanh nghiệp cần phải can thiệp và điều chỉnh tài chính ngay.
Xây dựng hệ thống ABC (Activity-Based Costing)
Hệ thống ABC phù hợp với các doanh nghiệp lớn, dùng để theo dõi tốt nhất các khoản chi theo mỗi hoạt động của doanh nghiệp. Việc theo dõi và phân tích chi phí cho từng hoạt động riêng biệt sẽ giúp doanh nghiệp có thể tổng kết và đưa ra con số lãi – lỗ riêng một cách nhanh chóng. Qua đây, doanh nghiệp có thể dễ dàng biết được chi phí nào chưa được tối ưu. Tuy nhiên, hệ thống ABC này lại không dễ triển khai bởi có nhiều khoản chi phí phát sinh không thể định nghĩa và xác định cơ sở cho việc phân bổ từng loại chi phí.
Một số biện pháp phổ biến nhằm quản lý Overhead Cost
Doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp dưới đây để quản lý Overhead Cost sau:
– Tìm giải pháp thay thế: Để hạn chế việc tính toán nhầm lẫn, doanh nghiệp nên tối ưu hóa hoạt động các quy trình nghiệp vụ để đảm bảo các chốt kiểm soát được chặt chẽ và gia tăng hiệu quả kinh tế. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét cơ hội ứng dụng tự động hóa trong các quy trình nghiệp vụ của các bộ phận liên quan để giảm thiểu chi phí và sai sót.
– So sánh giá giữa các nhà cung cấp: Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nên tham khảo nhiều nhà cung cấp để có mức chi phí tối ưu nhất.
– Cắt giảm hoàn toàn một chi phí chung nào đó: Nếu không thể tối ưu được chi phí chìm Overhead Cost, doanh nghiệp nên tạm thời cắt giảm một khoản ngân sách nào đó cho đến khi tình hình tài chính được ổn định.
Dù cho doanh nghiệp của anh/chị có chọn giải pháp quản lý Overhead Cost nào thì trước hết cần phân tích mức độ ảnh hưởng của việc làm đó, có ảnh hưởng đến tài chính và phi tài chính của công ty hay không. Tiếp đến hãy xác định mức độ rủi ro khi triển khai, liệu nó có xứng đáng với khoản tiền tiết kiệm đó không. Hay phải kết hợp nhiều mô hình tài chính khác với nhau. Hãy ngồi lại, bàn bạc và cân nhắc để chọn được giải pháp tối ưu nhất.
==
Hiện tại, ATOHA đang có những khóa đào tạo doanh nghiệp và đào tạo cá nhân theo hình thức in-house, public và chương trình đào tạo luyện thi lấy chứng chỉ online.
Các khóa học nổi bật tại ATOHA có thể kể đến: khóa học quản lý dự án, quản lý rủi ro, quản lý tiến độ, quản lý chương trình, quản lý danh mục, quản lý dự án agile, Business Analysis, …
Anh/chị quan tâm đến khóa học nào, gọi ngay Hotline 0917.281.238 để đăng ký.
